Executive Assistant (80%, 7-month fixed-term assignment) — Molecular Partners

Vollständige Beschreibung

Allgemeine Informationen Referenz 2026-180 Informationen zur Molecular Partners AG Gegründet 2004 von einer Gruppe von Doktoranden als Spin-off der Universität Zürich, ist die Molecular Partners AG ein florierendes und stetig wachsendes klinisches Biotech-Unternehmen mit Sitz in Zürich-Schlieren (Schweiz) mit 180 hochqualifizierten Mitarbeitern. Um die moderne Medizin voranzubringen und das Management schwerer Krankheiten deutlich zu verbessern, haben wir eine leistungsstarke neue Klasse von potenten, spezifischen und vielseitigen Kleinproteintherapien entwickelt und erfolgreich etabliert, die DARPin-Therapeutika. Die kontinuierliche Weiterentwicklung eines breiten Portfolios an therapeutischen Produktkandidaten in der Onkologie, Radioligandentherapie und Augenheilkunde auf Basis der firmeneigenen DARPin-Plattform ermöglichte eine erfolgreiche Notierung des Unternehmens an der SIX Swiss Exchange und Nasdaq (Ticker: MOLN). Neben unserer eigenen Pipeline von Medikamentenkandidaten sind wir Kooperationen mit führenden internationalen Pharmaunternehmen eingegangen, darunter AbbVie, Amgen, Oranomed und Novartis. Unser hoch engagiertes, multidisziplinäres Team setzt sich dafür ein, Patienten neuartige, lebensverändernde Behandlungen anzubieten, indem es unsere innovative Technologieplattform nutzt. Wir suchen leidenschaftliche, kreative und dynamische Menschen, die sich unserer Mission anschließen, die therapeutische Landschaft zu verändern. Positionsbeschreibung Positionstitel Executive Assistant (80%, 7-monatige befristete Zuweisung) Stellenbeschreibung Wir suchen einen erfahrenen und hoch organisierten Executive Assistant, der unser Führungsteam bei einer 7-monatigen befristeten Aufgabe ab November 2026 unterstützt. In dieser Rolle agieren Sie als vertrauenswürdiger Partner und gewährleisten die effiziente Koordination von Führungsprioritäten, Meetings, Kommunikation und administrativen Aktivitäten. Sie arbeiten eng mit leitenden Stakeholdern in der gesamten Organisation zusammen, unterstützen die Vorbereitung und Durchführung von Meetings des Führungsteams und unterstützen den reibungslosen Ablauf wichtiger Geschäftsaktivitäten. Der erfolgreiche Kandidat kombiniert außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten, fundiertes Urteilsvermögen, Diskretion und einen proaktiven Ansatz. Sie gedeihen in einem dynamischen Umfeld, genießen die Koordination mehrerer Prioritäten und sind stolz darauf, Führungskräften und Teams die Möglichkeit zu geben, ihre besten Leistungen zu erbringen. Wichtige Aufgaben Executive Support & Koordination

• Verwalten Sie komplexe Kalender, Planung und Reisevorbereitungen für Mitglieder des Führungsteams.
• Vorstandssitzungen koordinieren, Führung Teammeetings, Off-Sites und andere wichtige Ereignisse.
• Bereiten Sie Tagesordnungen, Präsentationen, Berichte, Besprechungsmaterialien und Folgedokumentation vor. Koordinieren Sie die Sammlung, Vorbereitung und Einreichung von Inhalten für Vorstands- und Führungsteamsitzungen.
• Unterstützen Sie die Kommunikation und Korrespondenz von Führungskräften nach Bedarf. Umgang mit vertraulichen Informationen mit hoher Diskretion und Professionalität. Business Support & Administration
• Koordination von Aktivitäten und Folgemaßnahmen in allen Teams, um die Durchführung wichtiger Geschäftsinitiativen zu unterstützen.
• Erleichterung der effektiven Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Interessengruppen.
• Verfolgen Sie Abteilungsbudgets und Prozessanbieterrechnungen.
• Pflegen und organisieren Sie Dokumentationen, Aufzeichnungen und freigegebene Informationsspeicher.
• Unterstützung von Onboarding-Aktivitäten, Verteilerlistenverwaltung und anderen administrativen Prozessen.
• Arbeiten Sie eng mit dem Executive Assistant-Team zusammen und bieten Sie Unterstützung während der Hauptverkehrszeiten und der Urlaubsberichterstattung.
• Unterstützung von Dokumentenvorbereitung, Berichterstattung und Treffen von Folgeaktivitäten. Anforderungen Für diese Position suchen wir eine hochmotivierte und erfahrene Einzelperson, die mitbringt:
• kaufmännische Ausbildung, Diplom in Executive Administration, Business Administration oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Umfangreiche Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und Führungsteams in einem komplexen, schnelllebigen Umfeld.
• Bewährte Erfahrung in der Verwaltung von hochkomplexen Kalendern, internationalen Reisevereinbarungen, Führungstreffen und konkurrierenden Prioritäten für mehrere hochrangige Stakeholder.
• Min. 3 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungsteams und der Koordination von Meetings, Off-Sites und Kommunikation auf Führungsebene
• Nachgewiesene Fähigkeit, unabhängig zu handeln, ein gesundes Urteilsvermögen auszuüben und proaktiv die Bedürfnisse hochrangiger Führungskräfte zu antizipieren.
• Außergewöhnliche Organisations-, Planungs- und Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu verwalten.
• Starke Fähigkeiten im Stakeholder-Management und die Fähigkeit, vertrauenswürdige Beziehungen auf allen Ebenen des Unternehmens aufzubauen.
• Hohe Professionalität, Diskretion und Vertraulichkeit beim Umgang mit sensiblen Informationen.
• Fähigkeit, Mehrdeutigkeiten zu navigieren, sich an wechselnde Prioritäten anzupassen und unter Druck ein hohes Maß an Genauigkeit aufrechtzuerhalten.
• Hervorragende zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten mit der Fähigkeit, effektiv über Funktionen und Teams hinweg zu arbeiten.
• Starke Problemlösungsfähigkeiten und eine proaktive, serviceorientierte Denkweise.
• Hervorragende schriftliche und verbale Kommunikationsfähigkeiten in Englisch. Unser Angebot Diese Positionsübersicht soll nicht allumfassend sein. Ein Mitarbeiter kann andere damit verbundene Aufgaben erfüllen, die ausgehandelt wurden, um die laufenden Bedürfnisse der Organisation zu erfüllen. Partnerschaft und Zusammenarbeit stehen im Mittelpunkt unseres Unternehmens, unserer Forschungsaktivitäten und unserer Produktkandidaten. Molecular Partners bietet ein internationales Arbeitsumfeld und die Möglichkeit, mit herausragenden Persönlichkeiten aus zahlreichen Disziplinen zusammenzuarbeiten, die zu unseren gemeinsamen Zielen wissenschaftlicher Exzellenz, respektvoller Teamarbeit und persönlicher Ambitionen beitragen. Wir fördern echte Innovation und kreatives Denken, um unsere therapeutischen Produktkandidaten voranzubringen und uns weiterhin von dem Unterschied inspirieren zu lassen, den wir für unsere Patienten bewirken können. Bei Molecular Partners entdecken Sie einen herausfordernden Job, inspirierende Kollegen und einen wahren Zweck. Wenn Sie sich für eine Arbeit bei Molecular Partners interessieren, freuen wir uns auf Ihre Mitarbeit! Bitte senden Sie Ihren detaillierten Lebenslauf über

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