Executive Assistant — Vontobel

Description complète

Appréciez-vous l'idée de jouer un rôle central dans le succès d'une fonction clé d'une maison d'investissement mondiale? Dans ce rôle, nous sommes à la recherche d'un adjoint exécutif organisé et fiable qui appuiera les investissements de Head et sera directement exposé aux situations d'affaires internationales et à un large éventail de contreparties. Veuillez noter que ce rôle est de 100 % en raison de la charge de travail requise. Quel serait votre rôle ?

• Gérer de manière indépendante et professionnelle le secrétariat de Head Investments et le soutenir dans ses activités quotidiennes en pensant de manière indépendante et avec prévoyance.
• Gérer l'ordre du jour exigeant avec vue d'ensemble et soin, en prenant des procès-verbaux lors de réunions mais aussi en planifiant et en coordonnant des réunions internes et externes, des mairies, des ateliers hors site et d'autres événements spéciaux et en assurant un suivi structuré et opportun.
• Soutenir certaines tâches de gestion d'entreprise au-delà du rôle classique d'adjoint à la direction (p. ex. création de documents de gestion stratégique et de présentations, regroupement des données financières de divers intervenants, etc.)
• Gérer d'autres tâches administratives générales (vérifier et répartir les factures, accepter les dépenses) de manière efficace et critique et planifier et coordonner les voyages d'affaires, y compris la réservation d'hôtels, de vols, de restaurants et de réunions.
• Gérer la correspondance interne et externe en allemand et en anglais sur un haut niveau professionnel.
• Agir en tant que point de contact de confiance pour les parties prenantes internes et externes, en assurant toujours la représentation professionnelle de Head Investments. Qu'est-ce qu'on cherche ?
• Expérience similaire, de préférence au sein d'une entreprise internationale du secteur financier (Asset Management, Investment Banking, Private Banking, Insurance).
• Minimum de 3 ans d'expérience comme assistant exécutif
• Excellentes compétences organisationnelles et hiérarchisées avec la capacité de gérer un programme exigeant
• Un haut niveau de discrétion, de fiabilité et un état d'esprit orienté vers le service
• Aptitude à soutenir les tâches de gestion d'entreprise
• Formation commerciale ou similaire, idéalement complétée par une formation continue en tant qu'assistant exécutif et/ou assistant; un baccalauréat est un plus.
• Excellentes compétences MS Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) et la familiarité avec les outils de communication modernes.
• Excellentes compétences écrites et parlées en allemand et en anglais et la capacité de communiquer avec les parties prenantes à tous les niveaux d'ancienneté sont un must.
• Expérience de travail dans un environnement rapide. Qu'est-ce qu'on offre ?
• Haut de Zurich avec des espaces de collaboration (y compris des terrasses sur le toit) et déjeuner gratuit.
• Équipe amicale et diversifiée dans un espace ouvert.
• Toutes les dernières technologies pour vous aider à exceller et à progresser.
• Environnement agile dans notre façon de penser, notre façon de travailler et notre confiance les uns pour les autres.
• Hiérarchie plate avec collaboration à tous les niveaux.
• Sensation de campus et esprit de collaboration. Nous cherchons des gens talentueux, pas seulement un CV qui coche toutes les boîtes. Même si vous n'avez pas absolument tout ce que nous avons demandé, si ce rôle vous semble bon, nous vous encourageons à postuler. Pourquoi Vontobel ? Chez Vontobel, vous construisez de meilleurs avenirs pour nos clients et notre société, ainsi que pour vous-même. En tant qu'entreprise familiale et cotée en bourse avec plus de 2 000 professionnels basés sur 28 sites à l'échelle mondiale et ayant son siège à Zurich, nous sommes engagés dans la pensée et la durabilité à long terme. Notre équipe diversifiée valorise des perspectives uniques, et nous embauchons des individus déterminés à livrer dans un monde dynamique et changeant. Même si vous ne répondez pas à tous les critères, nous vous encourageons à postuler si vous êtes enthousiaste au sujet du rôle. Tu veux être Vontobel ? Merci d'avoir postulé à Vontobel. Nous examinerons attentivement votre demande et vous répondrons en temps opportun. À Vontobel, nous sommes un lieu de travail à égalité des chances. Nous nous engageons à l'égalité des chances en matière d'emploi, sans distinction de race, de couleur, d'ascendance, de religion, de sexe, d'origine nationale, d'orientation sexuelle, d'âge, de citoyenneté,