Assistant.e administratif.ve (40%) — EPFL

Vollständige Beschreibung

Mission

Ziel des Centre Propédeutique (CePro) ist es, die Organisation und Durchführung der wichtigsten Kurse im ersten Jahr zu erleichtern. Die Ziele der CePro umfassen die Koordination und das Management von Lehrassistenten, die Teilnahme am Unterricht, die Koordination der technischen und logistischen Organisation von Prüfungen, die gemeinsame Nutzung bestehender Lehrressourcen und die Entwicklung neuer Ressourcen. Die CePro sucht einen administrativen Assistenten.ve, um ihr Team auf der Ebene der Organisation von Prüfungen zu stärken.

Hauptaufgaben und Zuständigkeiten

• Verwaltung der Überprüfungen

In Zusammenarbeit mit dem CePro IT-Team und unter der Verantwortung der Teamleiter sorgt die Person für die administrative und operative Nachverfolgung des Prozesses der Organisation der Prüfungen durch:

• Überwachung des Prozesses der Einschreibung in Prüfungen, einschließlich der Kommunikation mit Lehrern, des Sendens von Erinnerungen und der Überprüfung von Registrierungen innerhalb der Fristen.
• Koordinierung der Verwaltung der gedruckten Prüfungen, einschließlich der Organisation des Lagerraums für Reprographie, Archivierung, Nachverfolgung der Kartons, Übermittlung der erforderlichen Informationen und Kontrolle der Einträge und Dokumente.
• Dokumentation von Überprüfungsverfahren und Tools in Zusammenarbeit mit dem Entwicklungsteam, einschließlich API-Dokumentation.
• Aktualisieren von Kursen in ANS Students, basierend auf Studentenlisten übermittelt und nach festgelegten Verfahren.
• Sicherstellt die Verarbeitung und Nachverfolgung von Untersuchungsscans in Übereinstimmung mit den aktuellen Verfahren.
• Koordinierung des Prozesses der Druckprüfungen über CREP, insbesondere durch Überprüfung der übermittelten Dokumente, Gewährleistung der Einhaltung der Fristen und Gewährleistung der Koordination mit Reprography, Lehrern / Assistenten und dem CePro IT-Team.
• Vorbereitung von Raumplänen für regelmäßige und aufgeschobene Untersuchungen basierend auf den bereitgestellten Informationen und Einschränkungen.
• Organisation administrativer und logistischer Aspekte der aufgeschobenen Überprüfungen, einschließlich der Vorbereitung von Dokumenten und der Überwachung ihres Drucks.
• Administrative und technische Unterstützung für Benutzer und Anwendungsmanagement

In einem von der CePro definierten Prozess ist die Person

• Bietet administrative und technische Unterstützung auf der ersten Ebene für aktuelle Anfragen, auch per Telefon und E-Mail.
• Identifizieren, verarbeiten und verfolgen Sie Anfragen innerhalb ihres Umfangs bis zur Auflösung oder Übertragung an die entsprechende Support-Ebene.
• Trägt zur Pflege und Aktualisierung der Website bei und stellt die Überwachung und Aktualisierung der Inhalte nach Bedarf sicher

Profil

• Mündliche und schriftliche Kenntnisse in Englisch und Französisch
• Zugang mit Computer- und Office-Tools
• Fähigkeit zur Interaktion in einem multikulturellen Umfeld
• Dynamik und Proaktivität, großes Verantwortungsbewusstsein, exzellentes Organisationswissen und Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten

Wir bieten

• Ein dynamisches und multikulturelles Arbeitsumfeld in einer international renommierten multidisziplinären Institution
• Attraktive Arbeitsbedingungen
• Weiterbildungsmöglichkeiten

Information

Startdatum: so bald wie möglich

Belegung: 40,00

Art des Vertrags: Zentralverwahrer

Dauer: 1 Jahr

Bezug: 2487