Administrative Koordination Facility Management (f/h/d) — Galenica AG (Galenica)

Vollständige Beschreibung

Arbeitsort: Galenica AG, Untermattweg 8, 3001 Bern

Du hältst die Fäden zusammen, wenn unsere Apotheken technische Unterstützung benötigen. Als zentrale Drehscheibe koordinierst du interne Fachpersonen und externe Dienstleister, verfolgst Anfragen zuverlässig und sorgst für reibungslose administrative Abläufe. Dabei arbeitest du in einem dynamischen, zweisprachigen Umfeld zwischen Bern und Ecublens in einem Hybriden Arbeitsmodell.

Das kannst du bewirken

• Du bearbeitest technische Anfragen aus unseren Apotheken und stellst deren zuverlässige Nachverfolgung bis zum erfolgreichen Abschluss sicher.
• Du planst und koordinierst die Einsätze unserer Mitarbeitenden im technischen Facility Management und sorgst für einen effizienten Ressourceneinsatz.
• Du koordinierst externe Dienstleister und begleitest die termin- und bedarfsgerechte Umsetzung von Aufträgen.
• Du holst Offerten ein, bereitest Investitionsanträge vor und prüfst Rechnungen im Rahmen der administrativen Abwicklung.
• Du verwaltest Wartungsverträge und koordinierst gemeinsam mit externen Partnern die Reinigung sowie die Entsorgung unserer Apotheken.
• Du pflegst die Dokumentation technischer Anlagen und sorgst dafür, dass relevante Übersichten und Unterlagen jederzeit aktuell verfügbar sind.

Das bringst du mit

• Du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung als Pharma-Assistentin / Pharma-Assistent oder Kauffrau / Kaufmann.
• Du kommunizierst stilsicher in Deutsch (C1/C2) und verfügst über gute Französischkenntnisse in Wort und Schrift (B2/C1).
• Du arbeitest routiniert mit Word, Excel und Outlook und bewegst dich sicher in administrativen Prozessen.
• Du organisierst mehrere Aufgaben gleichzeitig, setzt Prioritäten und behältst auch in hektischen Situationen den Überblick.
• Du kommunizierst serviceorientiert und arbeitest gerne mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen zusammen.
• Du übernimmst Verantwortung, arbeitest selbstständig und zeichnest dich durch eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise aus.

Das bieten wir dir

• 5 Wochen Ferien, mit der Möglichkeit bis zu 10 Ferientage zusätzlich zu kaufen oder unbezahlten Urlaub zu nehmen
• Pensionskasse mit vorteilhafter Prämienaufteilung - ca. 2/3 werden von uns übernommen
• Diverse Rabatte in unseren Apotheken und bei weiteren Top-Marken
• Kompetenzen erweitern durch geförderte und unterstützte Aus- und Weiterbildungen sowie interne Entwicklungsmöglichkeiten
• Familienfreundlich mit 16 Wochen Mutterschaftsurlaub (100% des Lohns) und 20 Tagen Vaterschaftsurlaub (100% des Lohns), sowie Beteiligung an Kinderfonds
• Namensaktien zu Vorzugspreisen - sich nicht nur beruflich für Galenica engagieren, sondern auch investieren
• Mobiles und flexibles Arbeiten in Absprache mit dem Team

Benefits können je nach Bereich / Stelle leicht abweichen

Über uns

Das stärkste Netzwerk im Schweizer Gesundheitsmarkt. Das Galenica Netzwerk ist die marktprägende Gesundheitsdienstleisterin unseres Landes. Das Galenica Netzwerk bietet eine reiche Vielfalt an zukunftsorientierten Berufen, die etwas gemeinsam haben: Mitarbeitende, die sich mit viel Engagement für die Gesundheit und das Wohlbefinden der Menschen in der Schweiz einsetzen. Wir betreiben das schweizweit grösste Apothekennetz und führen bekannte Eigenmarken sowie exklusive Marken und Produkte von Geschäftspartnern. Weiter sind wir die führende Grossistin im Schweizer Gesundheitsmarkt und bieten Lieferanten Qualitätslogistik mit den dazugehörigen Dienstleistungen an. Der Hauptsitz befindet sich in Bern, wo alle Fäden zusammenlaufen. Hier werden wertvolle Services für die das gesamte Netzwerk erbracht, u.a. von HR, IT, Marketing, Kommunikation oder Finanzen.

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