Administrative Legal Assistant - Part Time 50% (6 months) — VF International (The North Face, Timberland)

Vollständige Beschreibung

VF Corporation sucht eine außergewöhnliche Junior Paralegal Part Time 50% (6 Monate) für unser Legal Team mit Sitz in Stabio, Schweiz.

Lass uns über die Rolle reden!

Das Team von Junior Paralegal unterstützt das EMEA Legal und ermöglicht es Rechtsanwälten, sich auf hochwertige juristische Arbeiten zu konzentrieren.Die Rolle ist der Haupteigentümer von Arbeitsabläufen zur Auftragsausführung – mit einem hohen Volumen von rund 70–90 Verträgen pro Woche Ende-zu-Ende über Docusign – und ist für die Budgetverwaltung, einschließlich aller auf Coupa erhobenen Bestellungen für externe Anwaltskanzleien, verantwortlich.

Die Rolle des Teams unterhält außerdem die Dokumentenmanagement-Infrastruktur, unterstützt die Rechtsforschung und das Unternehmensmanagement und fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen der Rechtsabteilung und internen Geschäftspartnern in der EMEA-Region.

Wie du einen Unterschied machen wirst

Primäre Aufgaben

Auftragsausführung

• Den Ende-zu-Ende-Vertragsabwicklungs-Workflow über Docusign besitzen, rund 70–90 Verträge pro Woche mit Genauigkeit und innerhalb vereinbarter Turnaround-Zeiten bearbeiten.

• Bereiten Sie Verträge für elektronische Signatur: Überprüfung Routing Logik, zuweisen Signierungsauftrag, festgelegt Ablaufdaten und Trigger-Ausführungszyklen.

• Überwachung des Signaturstatus, Verfolgung von ausstehenden Unterzeichnern, Lösung von Routing-Problemen und eskalieren Blocker zu dem zuständigen Anwalt in einer zeitnahen Weise.

• Archivieren Sie vollumfänglich ausgeführte Vereinbarungen im bezeichneten Dokumentenverwaltungssystem (SharePoint / Contract Repository), die eine konsistente Benennung von Konventionen und Metadaten-Tagging gewährleisten.

• Koordinierung der Wet-ink-Signaturprozesse und Beurkundeung/Legalisierung von Dokumenten, bei denen die elektronische Ausführung nicht akzeptiert wird.

• Unterstützung der kontinuierlichen Verbesserung des Docusign-Workflows, einschließlich Erstellung von Vorlagen und Prozessdokumentation.

Rechtliches Budget & Bestellverwaltung

• Als primärer Coupa-Benutzer der Rechtsabteilung für alle externen Kanzleiengagements dienen: Kaufaufträge erhöhen, PO-Änderungen verwalten und Ausgaben gegen genehmigte Budgets verfolgen.

• Liaise mit Finanzen und externen Kanzleien, um eine rechtzeitige und genaue Vorlage, Kodierung und Genehmigung der Rechnungen gemäß der Unternehmenspolitik zu gewährleisten.

• Pflege eines Ausgabentrackers für externe Rechtsgebühren; regelmäßige Berichte über den Haushaltsstatus an den General Counsel und die entsprechenden Haushaltseigentümer.

• Koordinierung der Onboarding neuer externer Kanzleien in Beschaffungssystemen (Aufstellung dervendor, Lieferantenformulare, Datenschutzvereinbarungen, falls erforderlich).

• Unterstützung des jährlichen Planungszyklus der gesetzlichen Haushalte durch die Konsolidierung historischer Ausgabendaten und die Erstellung von Haushaltsvorlagen.

Anforderungen an Wissen und Fähigkeiten

• Bachelor, Abschluss.

• Berufserfahrung als Assistent oder ähnliche Rolle.

• Hands-on Erfahrung mit Docusign (oder gleichwertige eSignature Plattform) ist erforderlich
• Erfahrung mit Coupa oder einem anderen P2P / Beschaffungssystem ist sehr wünschenswert.

• Gut organisiert, mit starken Zeitmanagement-Fähigkeiten und die Fähigkeit, ohne enge Beratung zu handeln.

• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikation, sowohl in Englisch als auch Italienisch.

• Diskretion und Vertraulichkeit.

Über VF

VF ist ein globales Bekleidungsunternehmen, das Menschen mit dem Lebensstil verbindet, den sie durch unsere Familie von ikonischen Marken schätzen. Im Mittelpunkt unserer Reise steht unser Ziel: Wir machen Bewegungen nachhaltiger und aktiver Lebensstile zur Verbesserung von Menschen und unserem Planeten. Dies ist unser Ziel. Es ist der Grund, warum wir jeden Tag zur Arbeit kommen. Unser Ziel vereint uns und führt uns dazu, unsere Ziele gemeinsam zu verfolgen. Dies ist unsere Berufung. Erfahren Sie mehr bei vfc.com

Was, ist es für dich drin

Wir sind im Geschäft der Entfesselung des menschlichen Potenzials, angetrieben von den Ideen, Energie und Engagement unserer Leute. Deshalb bieten wir umfassende Vorteile, die geistiges, körperliches und finanzielles Wohlbefinden für alle VF-Mitarbeiter fördern. Wenn es um Vorteile geht, sind wir das Gesamtpaket.

• Eine unterstützende Feedback-basierte Kultur, in der uns Respekt und Integrität in dem, was wir tun, leiten

• Ein inklusives internationales Umfeld, in dem Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen, Lebensstilen und Nationalitäten gerne zusammenarbeiten

• Werden Sie Teil einer ikonischen Lifestyle-Marke in einer Multi-Marke, Multi-Länder-Organisation

• Vor Ort Fitness-Studio bietet Gesundheit und Wohlbefinden Initiativen

• Eine Rabattkarte mit 50% auf alle VF Marken

• Break-Out-Bereiche mit kostenlosen heißen Getränken

Frei sein, Inklusion & Vielfalt

Als zweckgebundenes, leistungsorientiertes Unternehmen streben wir die Förderung einer Kultur der Zugehörigkeit an, die auf Respekt, Verbindung, Offenheit und Authentizität basiert. Wir sind bestrebt, einen Arbeitsplatz zu bauen und zu erhalten, der die Vielfalt unserer Mitarbeiter feiert und es ihnen ermöglicht, sich jeden Tag authentisch zur Arbeit zu bringen.

Wenn Sie möchten, was Sie gelesen haben und möchten, dass unser Team dann möchten wir von Ihnen hören!

L 209 vom 30.9.2012, S. 1).

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