Office Manager at the Chair of Global Security — ETH Zürich

Description complète

Directeur de bureau à la présidence de la sécurité mondiale

80%-100%, Zurich, durée déterminée

Le nouveau président de la Sécurité mondiale, tenu par le Prof. Annette Idler fait partie du Département des Sciences humaines, sociales et politiques (D-GESS) de l'ETH Zurich. Le Président examine la sécurité mondiale, en particulier en ce qui concerne les conflits armés, l'économie mondiale illicite, les transitions de la guerre à la paix et les liens entre la dynamique des conflits locaux et les changements mondiaux d'ordre et de pouvoir. Son programme de recherche sur les méthodes mixtes intègre la théorie des macro-niveaux à un travail de terrain détaillé et contextualisé dans toutes les régions du monde, combine des approches qualitatives, quantitatives et computationnelles et relie les sciences sociales à des sciences complexes et à d'autres disciplines. Le groupe de recherche international de la chaire collabore étroitement avec les organisations internationales, les gouvernements et la société civile. A partir de 2029, Prof. Idler prendra également la direction du Centre d'études de sécurité (CSS) à l'ETH Zurich.

Pour mettre en place et exécuter les opérations de la Chaire durant cette phase de constitution, nous cherchons un gestionnaire de bureau (agent administratif) de 80 à 100 %. Le poste est initialement de durée déterminée pour deux ans, conformément au projet de développement de la chaire vers 2029 : une fois que le CSS relève également du Prof. Idler's leadership, il ya la perspective de l'extension et du rôle se développant en une position permanente.

Les demandes sont examinées sur une base continue; la présélection des demandes commencera le 12 octobre 2026 et le poste restera ouvert jusqu'à ce qu'il soit pourvu.

Date de début : 1er novembre 2026 ou dès que possible après.

Description du poste

• Finances, approvisionnement et gestion des subventions (ETHIS/SAP) : Contrôle budgétaire indépendant, prévisions financières, clôtures de fin d'exercice et transactions quotidiennes (dépenses, factures, achats), ainsi que préparation de demandes de subvention de tiers (par exemple, SNSF, UE), et établissement et suivi de contrats et d'accords avec des collaborateurs internationaux et des organisations partenaires (en coordination avec les bureaux ETH concernés)
• Projet, logistique et opérations sur le terrain: suivi opérationnel des résultats de la recherche, soutien logistique pour le travail sur le terrain (y compris les situations fragiles) et coordination des voyages, réunions et événements hybrides
• Stratégie, leadership et gouvernance : conseiller la chaire sur les questions opérationnelles et organisationnelles, élaborer des structures d'équipe et des flux de travail vers la transition du leadership CSS en 2029, et superviser administrativement les assistants de recherche (p. ex., feuilles de temps)
• Opérations et gestion des données des RH : Soutenir les processus de recrutement et d'embarquement du groupe, en coordination avec D-GESS HR, et organiser le stockage et la gestion des données conformément aux lignes directrices de l'ETH
• Communications, Web et médias sociaux : développement et maintien de la présence du président sur le Web (ETH CMS) et des canaux de médias sociaux, traitement des demandes de renseignements des médias et des journalistes en coordination avec les communications D-GESS/ETH, et soutien des communications externes du président
• Soutien exécutif et relations avec les parties prenantes: principal point de contact pour les parties prenantes mondiales, gestion complexe du calendrier inter-zones, compilation des ordres du jour, rédaction des procès-verbaux et suivi, et préparation des rapports en allemand et en anglais, et traitement des informations sensibles et liées à la sécurité avec discrétion

Profil

• Formation professionnelle commerciale ou administrative terminée (p. ex. KV) avec plus de qualifications en administration ou en finance, ou un baccalauréat ou une expérience équivalente
• Plusieurs années d'expérience professionnelle dans l'administration de projets, de bureaux ou de finances, idéalement dans un environnement universitaire ou de recherche
• Confiance dans le traitement de diverses tâches administratives et financières, budgets et données financières
• Expérience dans l'organisation de voyages, d'événements et de réunions, y compris au niveau international
• Expérience des systèmes ERP/finance (par exemple SAP) et préparation à l'apprentissage des systèmes ETH (ETHIS)
• L'expérience du traitement des informations confidentielles est un avantage
• Conformément aux compétences sociales et de leadership de l'ETH Zurich: agir de manière responsable (fiabilité, discrétion dans la gestion d'informations sensibles et liées à la sécurité), construire des ponts (collaboration axée sur les services avec les chercheurs, les services D-GESS et les partenaires internationaux), vivre avec inclusivité et favoriser le bien-être dans une équipe internationale, permettre aux gens et conduire l'innovation (améliorer les processus de manière proactive)
• Une attitude flexible, candide et de résilience. Compétences méthodologiques: excellente organisation, planification et gestion du temps; haute précision et attention aux détails; forte numération; communication efficace, tact; résolution de problèmes; initiative avec jugement
• Des compétences exceptionnelles en communication écrite et verbale en anglais sont essentielles, et une bonne maîtrise de l'allemand est un avantage

Nous offrons

• Votre carrière avec impact: Devenez membre de l'ETH Zurich, qui non seulement soutient votre développement professionnel, mais contribue également activement au changement positif dans la société
• Cette position offre un mélange passionnant de tâches administratives et organisationnelles dans un environnement dynamique, avec la rare occasion de construire une nouvelle opération de la chaire dès le départ et de grandir avec eux vers la CSS
• Vous interagissez avec un ensemble lumineux de jeunes esprits provenant d'un large éventail de cultures et d'horizons et serez en mesure d'aider leur croissance
• Cours d'introduction interne pour les fonctions d'assistant administratif et l'occasion de travailler en réseau avec un large éventail de collègues et d'intervenants et une grande variété de possibilités de formation
• Nous sommes activement engagés dans une université durable et neutre en matière de climat
• Vous pouvez vous attendre à de nombreux avantages , tels que les billets de saison de transport en commun et le partage de voiture , un large éventail de sports proposés par l'ASVZ , garde d'enfants et prestations de retraite attrayantes

Nous apprécions la diversité et la durabilité

Conformément à nos valeurs , ETH Zurich encourage une culture inclusive. Nous favorisons l'égalité des chances, valorisons la diversité et favorisons un environnement de travail et d'apprentissage dans lequel les droits et la dignité de tous nos employés et étudiants sont respectés. Visitez notre site Web sur l'égalité des chances et la diversité pour découvrir comment nous garantissons un environnement équitable et ouvert qui permet à chacun de grandir et de prospérer. La durabilité est une valeur fondamentale pour nous – nous travaillons constamment vers un avenir neutre sur le plan climatique.

Curieux ? Nous aussi.

Nous sommes impatients de recevoir votre demande en ligne avec les documents suivants :

• Lettre de motivation
• CV
• Diplômes
• Coordonnées de deux arbitres

De plus amples informations sur ETH Zürich et le Département des sciences humaines, sociales et politiques (D-GESS) sont disponibles sur notre site web. Les questions concernant le poste doivent être adressées à [email protected] (aucune demande).

Veuillez noter que nous acceptons exclusivement les demandes soumises par notre portail en ligne. Les demandes par courriel ou par la poste ne seront pas prises en considération.

Nous tenons à souligner que la présélection est effectuée par les recruteurs responsables et non par l'intelligence artificielle.

Pour les services de recrutement, le GTC de l'ETH Zurich s'applique.

A propos de l'ETH Zürich

ETH Zurich est l'une des plus grandes universités du monde spécialisées dans la science et la technologie. Nous sommes réputés pour notre excellente éducation, recherche fondamentale de pointe et transfert direct de nouvelles connaissances dans la société. Plus de 30 000 personnes de plus de 120 pays trouvent notre l'université d'être un lieu qui favorise la pensée indépendante et un environnement qui inspire l'excellence. Situé au cœur de l'Europe, mais forgeant des liens partout dans le monde, nous travaillons ensemble pour développer des solutions aux défis mondiaux d'aujourd'hui et de demain.