Administrative Legal Assistant - Part Time 50% (6 months) — VF International (The North Face, Timberland)

Description complète

VF Corporation cherche un Junior Paralegal exceptionnel Temps partiel 50% (6 mois) pour rejoindre notre équipe juridique basée à Stabio, en Suisse.

Parlons du rôle!

Le Junior Parajuric fournit un soutien opérationnel à l'équipe juridique de l'EMEA, permettant aux avocats de se concentrer sur des travaux juridiques de grande valeur.Le rôle est le principal propriétaire des flux de travail d'exécution des contrats – gérant un volume élevé d'environ 70 à 90 contrats par semaine de bout en bout via Docusign – et est responsable de l'administration budgétaire, y compris tous les bons de commande émis sur la Coupa pour l'engagement externe du cabinet d'avocats.

Le rôle de l'équipe consiste également à maintenir l'infrastructure de gestion des documents, à soutenir la recherche juridique et les activités de gestion des entités et à jouer le rôle d'interface clé entre le service juridique et les partenaires commerciaux internes de la région de l'EMEA.

Comment vous ferez la différence

Responsabilités principales

Gestion de l'exécution des contrats

• Posséder le flux de travail de bout en bout sur l'exécution des contrats via Docusign, traiter environ 70 à 90 contrats par semaine avec précision et dans les délais convenus.

• Préparer les contrats pour la signature électronique : revoir la logique de routage, attribuer l'ordre de signature, fixer les dates d'expiration et déclencher les cycles d'exécution.

• Surveiller le statut de signature, poursuivre les signataires en suspens, résoudre les problèmes d'acheminement et augmenter les obstacles à l'avocat responsable en temps opportun.

• Archiver les accords entièrement exécutés dans le système de gestion de documents désigné (secrétariat SharePoint / contrat), en assurant la cohérence des conventions de nommage et de l'étiquetage des métadonnées.

• Coordonner les processus de signature par évier humide et non en2007 / légalisation des documents lorsque l'exécution électronique n'est pas acceptée.

• Soutenir l'amélioration continue du flux de travail docusign, y compris la création de modèles et la documentation des processus.

Budget juridique et gestion des commandes

• Servir de principal utilisateur de la Coupa du département juridique pour tout engagement externe du cabinet d'avocats : lever les bons de commande, gérer les modifications des PO et suivre les dépenses par rapport aux budgets approuvés.

• Assurer la liaison avec les cabinets financiers et les cabinets d'avocats externes afin de garantir la soumission, le codage et l'approbation des factures en temps opportun et avec exactitude, conformément à la politique de l'entreprise.

• Tenir un suivi des dépenses pour les frais juridiques externes; présenter des rapports sur l'état d'avancement du budget ordinaire au Conseiller juridique et aux propriétaires du budget concernés.

• Coordonner l'inscription de nouveaux cabinets d'avocats externes dans les systèmes de passation de marchés (création de fournisseurs, formulaires de fournisseurs, accords sur la protection des données, selon les besoins).

• Appuyer le cycle annuel de planification du budget juridique en regroupant les données historiques sur les dépenses et en préparant des modèles budgétaires.

Exigences en matière de connaissances et de compétences

• Baccalauréat, diplôme.

• Expérience professionnelle en tant qu'assistant ou autre rôle.

• Une expérience pratique avec Docusign (ou une plateforme eSignature équivalente) est requise; une expérience avec une Coupa ou un autre système P2P / approvisionnement est hautement souhaitable.

• Bien organisé, avec de solides compétences en gestion du temps et la capacité d'agir sans orientation étroite.

• Excellente capacité de communication verbale et écrite, en anglais et en italien.

• Discrétion et confidentialité.

A propos de VF

VF est une entreprise mondiale de vêtements reliant les gens aux modes de vie qu'ils chérissent à travers notre famille de marques emblématiques. Au cœur de notre voyage réside notre but: Nous power mouvements de modes de vie durables et actifs pour l'amélioration des gens et de notre planète. C'est notre but. C'est la raison pour laquelle nous venons travailler tous les jours. Notre but nous unit et nous conduit à poursuivre nos objectifs, ensemble. C'est notre vocation.

Quoi, y a-t-il dedans pour toi

Nous, nous sommes dans l'entreprise de libérer le potentiel humain, animés par les idées, l'énergie et l'engagement de notre peuple. C'est pourquoi nous offrons des avantages globaux qui encouragent le bien-être mental, physique et financier pour tous les associés VF.

• Une culture de rétroaction qui nous guide dans nos activités

• Un environnement international inclusif où les gens de divers horizons, styles de vie et nationalités aiment travailler ensemble

• Faites partie d'une marque de mode de vie emblématique dans une organisation multi-marques, multi-pays

• Salle de gym sur place offrant des initiatives de santé et de bien-être

• Une carte de réduction de 50% sur toutes les marques VF

• Zones de disjonction offrant des boissons chaudes gratuites

Libre d'être, d'inclusion et de diversité

En tant qu'entreprise axée sur la performance, nous nous efforçons de favoriser une culture d'appartenance basée sur le respect, la connexion, l'ouverture et l'authenticité. Nous nous engageons à construire et maintenir un milieu de travail qui célèbre la diversité de nos associés, leur permettant de se faire au travail chaque jour.

Si vous aimez ce que vous avez lu et voulez rejoindre notre équipe, alors nous aimerions avoir de vos nouvelles!

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Questions sur cette offre