Executive Assistant (Office of the President) — Franklin University Switzerland

Description complète

Assistant exécutif, Cabinet du Président Franklin Suisse · Cabinet du Président · Lugano, Suisse Type de poste : à temps partiel (50%-70%; 20-28 heures par semaine), sur le campus À propos de Franklin Suisse Franklin Suisse, fondé en 1969, est l'une des premières institutions à apporter l'enseignement des arts libéraux en Europe et à être reconnu par les agences d'accréditation américaines et suisses. Leader de l'éducation internationale, Franklin offre un environnement d'apprentissage expérientiel et multinational grâce à de petites classes, de solides relations entre étudiants et professeurs, un campus résidentiel et des expériences pratiques de voyage académique. Avec environ 300 étudiants de plus de 60 pays, implantés dans le paysage sûr et saisissant de Lugano, Franklin se distingue : une communauté résidentielle intime, une accréditation américaine-suisse unique en son genre et un programme de voyage académique qui transforme le monde en classe. Franklin favorise la curiosité intellectuelle et la pensée critique, s'efforce d'atteindre l'excellence universitaire et favorise les possibilités interdisciplinaires pour ses étudiants, ses professeurs et son personnel. Franklin reconnaît les réalisations et l'impact mondial de notre communauté grâce à une culture de confiance qui respecte la diversité, l'équité, l'inclusion et l'amélioration continue. L'Opportunity Franklin Suisse cherche un assistant exécutif organisé, proactif et très discret pour fournir un appui administratif, opérationnel et organisationnel au Bureau du Président. En tant que centre administratif pour les opérations de la direction, le poste aide à coordonner les communications, l'horaire, les voyages, les réunions, l'administration du Conseil et les processus institutionnels afin que les priorités de la direction puissent progresser efficacement et de façon fiable. En étroite collaboration avec le Président, le Conseil d'administration et ses collègues de l'ensemble de l'institution, l'adjoint exécutif appuiera également certaines initiatives à l'échelle de l'institution, notamment l'avancement, l'efficacité institutionnelle, l'accréditation et des projets spéciaux.

• Les responsabilités varieront tout au long de l'année universitaire en fonction du calendrier institutionnel et des priorités opérationnelles. Ce rôle est bien adapté à un professionnel orienté vers le service qui aime travailler à travers plusieurs fonctions, exerce un bon jugement et la discrétion, communique avec confiance en anglais et en italien, et prospère dans un environnement universitaire international collaboratif. Clé
• Responsabilités Coordination exécutive et administration du bureau ▪ Gérer le calendrier, les nominations et les priorités du président. ▪ Coordonner les réunions avec les intervenants internes et externes, préparer les ordres du jour, les documents de réunion et les communications de suivi en anglais et en italien. ▪ Ébauche, édition, présentation et distribution de la correspondance, des rapports, des présentations et d'autres documents exécutifs en anglais et en italien. ▪ Gérer les demandes de renseignements reçues auprès du Bureau du président, en faisant preuve de discernement dans l'établissement des priorités des questions qui exigent l'attention du président. ▪ Coordonner les voyages nationaux et internationaux, y compris les itinéraires, les logements, les visas au besoin et les documents connexes. ▪ Préparer les frais de voyage et les remboursements. ▪ Suivre les projets, les demandes, les délais et les mesures à prendre au nom du Bureau du Président, en veillant à ce que le suivi soit effectué en temps voulu dans tous les bureaux institutionnels. ▪ Tenir des dossiers confidentiels et servir de contact administratif principal pour le Bureau du Président. Conseil d'administration ▪ Servir de principal appui administratif au Conseil d'administration et à ses comités. ▪ Coordonner le calendrier annuel des réunions du conseil et du comité en collaboration avec le président, le secrétaire du conseil, le président du conseil et les présidents du comité. ▪ Planifier les réunions et gérer la logistique des réunions, les invitations, la participation et le matériel. ▪ Préparer, distribuer et archiver les ordres du jour, les procès-verbaux, la documentation à l'appui et les documents officiels. ▪ Tenir à jour les dépôts de documents de la Commission et veiller à ce que les syndics aient accès en temps opportun aux documents de réunion. ▪ Coordonner les déplacements des syndics, l'hébergement, les remboursements et la logistique connexe. ▪ Servir de liaison administrative principale pour les fiduciaires concernant les horaires de réunion, les voyages, le matériel de la Commission et d'autres questions administratives. ▪ Appuyer le Secrétaire du Conseil en gérant les aspects administratifs et logistiques des opérations du Conseil, lui permettant de se concentrer sur la gouvernance, les politiques, l'élaboration du Conseil et les questions stratégiques. Advancement & Institutional Events ▪ Soutenir les manifestations présidentielles et Advancement en coordonnant les invitations, les inscriptions, les lieux, la restauration, les arrangements de voyage, les exigences audiovisuelles et le matériel d'événement. ▪ Préparer les communications et la correspondance des participants en anglais et en italien. ▪ Aider les donateurs, les diplômés, les administrateurs et les institutions parrainés par le Bureau du Président ou le Bureau de la promotion. ▪ Aider à la planification et à la réalisation de la cérémonie annuelle de lancement et des événements environnants. Efficacité institutionnelle et soutien à l'accréditation ▪ Fournir un soutien administratif pour les activités d'efficacité institutionnelle, de planification et d'accréditation par la gestion des documents, la coordination des données, la gestion des données, l'administration des enquêtes et les processus administratifs connexes. ▪ Aider à la collecte et à l'organisation des données institutionnelles auprès des unités académiques et administratives. ▪ Tenir des archives des rapports institutionnels, des documents à l'appui et des documents historiques. ▪ Aider à préparer des rapports institutionnels récurrents et à répondre aux demandes de données institutionnelles. ▪ Coordonner les enquêtes institutionnelles et les processus administratifs connexes. ▪ Appuyer l'accréditation et l'assurance de la qualité par la gestion des preuves, l'organisation des documents et le suivi. ▪ Tenir à jour le dépôt d'auto-études MSCHE et coordonner les demandes de preuves dans les bureaux de Franklin. ▪ Aider à élaborer des processus administratifs efficaces qui appuient les activités de rapport, d'évaluation et d'accréditation institutionnelles. Opérations du Bureau ▪ Accueillez les visiteurs au Bureau du Président et répondez aux demandes en anglais et en italien. ▪ Répondre aux appels téléphoniques directs pour le bureau du président et assurer une couverture simultanée de réception selon les besoins opérationnels. ▪ Tenir des dossiers, des systèmes de classement et des procédures administratives. ▪ Appuyer des projets spéciaux et accomplir d'autres tâches conformément aux responsabilités du Bureau du Président et de la mission de l'institution. Expérience et
• Compétences Le candidat retenu combinera de solides compétences administratives avec un jugement judicieux, une discrétion et une approche axée sur le service. Les qualifications suivantes sont attendues: ▪ Éducation et préparation professionnelle — Un apprentissage commercial (EFZ), une qualification professionnelle supérieure, un baccalauréat ou une préparation professionnelle équivalente. ▪ Expérience pertinente — Au moins trois années d'expérience en matière de soutien administratif ou de soutien à la haute direction, qui sont progressivement responsables, de préférence en appui aux cadres supérieurs. ▪ Organisation et coordination — Excellentes compétences en matière d'organisation, de planification et de coordination des projets et des processus, avec une capacité démontrée de gérer de multiples projets, échéances et parties prenantes dans un environnement rapide. ▪ Communication — Compétences exceptionnelles en communication écrite et verbale en anglais et en italien. ▪ Jugement et confidentialité — Capacité d'exercer un bon jugement, de maintenir une stricte confidentialité et de traiter les informations sensibles avec discrétion. ▪ Gestion des relations — Fortes aptitudes interpersonnelles et une approche professionnelle axée sur le service à l'égard des collègues, des fiduciaires, des visiteurs et des intervenants externes. ▪ Technologie — Compétence avec Microsoft 365 et technologies de bureau standard. ▪ Initiative et adaptabilité — Capacité de travailler de façon indépendante, de prendre des initiatives, de résoudre les problèmes et de s'adapter à l'évolution des priorités. Expérience privilégiée ▪ Expérience dans l'enseignement supérieur, à but non lucratif ou dans des organisations internationales. ▪ Expérience à l'appui du leadership exécutif et/ou des conseils d'administration. ▪ Faites l'expérience de la coordination des événements institutionnels ou donateurs. ▪ Connaissance des systèmes de CRM, d'enquête ou d'information institutionnelle (p. ex., Slate, Qualtrics ou plateformes semblables), ainsi que des compétences en Excel et d'autres outils de rapport. ▪ Expérience appuyant des initiatives d'accréditation, d'évaluation ou d'efficacité institutionnelle. Compétences et qualités personnelles ▪ Organisation et planification ▪ Jugement professionnel et discrétion ▪ Communication claire et efficace ▪ Gestion des relations ▪ Coordination des projets et des processus ▪ Orientation du service ▪ Adaptabilité et flexibilité ▪ Attention aux détails ▪ Résoudre les problèmes ▪ Littératie numérique Comment faire une demande Pour examen par le comité de recherche, les candidats sont priés de soumettre les documents suivants en format PDF à [email protected] : ▪ Un CV actuel détaillant l'expérience pertinente ; ▪ Une lettre d'intérêt qui traite des principaux domaines de cette description de travail ; ▪ Coordonnées pour trois références, dont deux doivent être d'anciens superviseurs directs
• Veuillez noter qu'en raison de la réglementation suisse en matière de visas et de permis de travail, les demandes émanant de ressortissants suisses ou de l'UE recevront la priorité dans le processus d'évaluation.

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