Events Coordinator (Temporary 6 months) — Union Bancaire Privée

Description complète

Mission Nous sommes à la recherche d'un coordonnateur des événements motivé et axé sur les détails pour rejoindre notre équipe de communication de groupe sur un contrat temporaire de six mois. Ce rôle appuiera la planification, la coordination et l'organisation d'événements d'envergure. Le candidat idéal a de 1 à 5 ans d'expérience, est hautement organisé, proactif et désireux de développer son expertise dans les événements d'entreprise.

Principales responsabilités

• Appuyer la planification, la conception et l'exécution d'événements internes tels que la mairie, les activités de team-building, les célébrations saisonnières, les réunions d'affaires mondiales
• Aider à organiser des événements axés sur la clientèle et l'expertise.
• Coordonner la logistique des événements, y compris le suivi du budget. Invitations et communications, coordination plus poussée. aménagement du lieu, restauration, gestion des invités, soutien sur place
• S'associer à l'équipe de production pour préparer des documents liés à l'événement, notamment des présentations, des ordres du jour, des programmes d'événement, des affiches, des invitations, des communications de suivi et appuyer la préparation de contenus post-événement, tels que des photos, des vidéos et des résumés d'événement.
• Travailler en étroite collaboration avec les intervenants internes, les fournisseurs externes et les partenaires de l'événement afin de faciliter la prestation des événements.

Votre profil

• 1 à 5 ans d'expérience professionnelle dans la coordination des événements, les communications, le marketing ou un domaine connexe.
• L'expérience antérieure à l'appui des événements ministériels ou internes est privilégiée.
• L'expérience du secteur financier est un avantage, mais elle n'est pas nécessaire.
• Diplôme ou formation en communications, événements, marketing, communication d'affaires, ou une discipline connexe est un plus.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais.
• Fortes compétences organisationnelles et attention aux détails.
• Capacité de gérer simultanément plusieurs tâches, parties prenantes et délais.
• Confortable en utilisant des outils de communication et de coordination, comme Outlook; des plateformes de gestion d'événements, comme Evenito ou Evenium; des outils de sondage, comme SurveyMonkey; des outils de gestion de projet, comme lundi.com
• Compétences analytiques de base, avec la capacité de recueillir et d'interpréter les commentaires des événements et les données sur la participation.
• Approche proactive, collaborative et axée sur la solution.
• Des compétences interpersonnelles solides et la capacité d'interagir professionnellement avec les employés, les fournisseurs et les intervenants à différents niveaux.
• Intérêt à en apprendre davantage sur le secteur financier et les communications d'entreprise.

Compétences de base : Adhérence aux valeurs de l'entreprise : Dédicace, Conviction, Agilité et Responsabilité - Respect des règlements et des directives internes