CRES Administrator — Swiss Re

Vollständige Beschreibung

Sind Sie jemand, der es schafft, die Dinge reibungslos zu gestalten, der es liebt, im Herzen eines vielbeschäftigten Teams zu stehen und stolz darauf ist, außergewöhnlichen Service zu bieten? Wenn Sie hoch organisiert, proaktiv sind und Spaß an einer Vielzahl von Aufgaben haben - von der Finanzverwaltung bis zur Koordination von Einrichtungen -, könnte dies der perfekte nächste Schritt in Ihrer Karriere sein.

Über die Rolle Wir suchen einen talentierten CRES-Administrator, der Teil des Swiss Re Corporate Real Estate & Services Teams in London wird. In dieser Rolle sind Sie ein wichtiger Teil davon, dass unser Arbeitsplatz nahtlos funktioniert - und unterstützen alles von Finanzierungsprozessen und Facility Management bis hin zu Kommunikation und Projektkoordination. Sie sind eine zentrale Anlaufstelle für Kollegen, Lieferanten und Vor-Ort-Services, und Ihre Vollzeitpräsenz in unserem Londoner Büro ist für diese Rolle unerlässlich. Ihre Fähigkeit, effektiv zu koordinieren, Probleme proaktiv zu lösen und einen konstant hohen Servicestandard zu liefern, wird die tägliche Erfahrung aller im Gebäude wirklich verändern. Wichtigste Zuständigkeiten Finanzierungsunterstützung

• Erhöhen und verwalten Sie Bestellungen korrekt und zeitnah, um die Einhaltung der internen Kontrollen, Finanzverfahren und vertraglichen Anforderungen zu gewährleisten
• Rechnungen über MySpend/Coupa verarbeiten, organisierte Finanzdokumentation und Audit-Trails im Einklang mit den Richtlinien von Swiss Re pflegen
• Überwachen Sie offene Bestellungen und Rechnungen und verfolgen Sie proaktiv Anfragende, Genehmiger und Lieferanten, um Verzögerungen zu minimieren und eine rechtzeitige Zahlung zu gewährleisten
• Zusammenarbeit mit Finanzen, Beschaffung, Lieferanten und internen Stakeholdern, um effiziente Einkaufsprozesse zu unterstützen und Probleme mit der Finanzverwaltung zu lösen

Verwaltungsunterstützung

• Verwalten Sie Snow-Tickets in Zusammenarbeit mit Facility Management Support Officers (FMSOs)
• Pflegen Sie Arbeitsplatzdaten in IWMS/Planon, um Genauigkeit und aktuelle Aufzeichnungen zu gewährleisten
• Koordination von Gesundheits- und Sicherheitsaufgaben, einschließlich Display Screen Equipment (DSE)-Bewertungen, Erste-Hilfe- und Feuerwehrschulungen
• Unterstützung der Einhaltung von Rechtsvorschriften, Themen des internen Umweltmanagements (IEM) und ISO-Zertifizierungen (z. B. ISO14001, ISO50001)
• Tragen Sie aktiv zu Teambesprechungen bei, indem Sie Updates vorbereiten, genaue Notizen machen, vereinbarte Aktionen aufzeichnen und Folgeelemente zeitnah verteilen

Kommunikationsunterstützung

• Erstellen und Verteilen von Service Communication Messages (SCOM) über ContactOne
• Koordinieren Sie die Posterverteilung und unterstützen Sie die ereignisbezogene Kommunikation
• Pflegen und aktualisieren Sie die CRES-Informationen auf ContactOne und dem Enterprise-Portal

Projektunterstützung

• Unterstützung von CRES-Projekten, einschließlich Anbietermanagement, Koordination von Besuchen vor Ort, Besprechungsprotokollen und laufenden Toolverbesserungen (z. B. Buchung von Besprechungsräumen und Tools zur Besucherregistrierung)
• Pflegen Sie organisierte Projektaufzeichnungen von Diskussionen, Entscheidungen und Folgemaßnahmen, um eine effektive Umsetzung und Sichtbarkeit des Teams zu unterstützen

Beziehungsmanagement

• Handeln Sie als wichtiger Ansprechpartner für Anbieter und Anbieter von mehreren Standorten, darunter Fruitful Office, Lyreco und St. John Ambulance
• Nehmen Sie an Lieferanten-, Untermieter- und internen Teamsitzungen teil, tragen Sie konstruktiv dazu bei, erfassen Sie wichtige Diskussionspunkte und stellen Sie sicher, dass vereinbarte Maßnahmen eingehalten werden
• Zusammenarbeit mit Kollegen, Lieferanten und Stakeholdern, um eine konsistente, professionelle und serviceorientierte Arbeitsplatzerfahrung zu bieten

Über das Team Das CRES-Team (Corporate Real Estate & Services) von UK & Ireland ist für die Bereitstellung und Aufrechterhaltung eines qualitativ hochwertigen, sicheren und effizienten Arbeitsumfelds an den Standorten von Swiss Re in Großbritannien und Irland verantwortlich. Das Team verwaltet ein breites Portfolio von Dienstleistungen - von Anlagenbetrieb und Lieferantenbeziehungen bis hin zu Arbeitsplatzprojekten und Compliance - mit dem Schwerpunkt, jeden Tag ein hervorragendes Erlebnis für Kollegen zu schaffen. Als kooperatives und unterstützendes Team sind wir stolz auf unsere Liebe zum Detail, unser Engagement für exzellente Dienstleistungen und unsere Fähigkeit, gemeinsam Herausforderungen zu lösen und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben.

Über dich Sie sind ein zuverlässiger, menschenorientierter Fachmann, der Energie und Struktur in alles bringt, was Sie tun. Sie können gerne mehrere Prioritäten jonglieren, mit einer Vielzahl von Interessengruppen kommunizieren und sicherstellen, dass nichts durch die Risse fällt. Sie übernehmen die Verantwortung für Ihre Arbeit, befolgen Verpflichtungen und tragen positiv zu den Teams und Umgebungen bei, zu denen Sie gehören.

Wir suchen Kandidaten, die diese Anforderungen erfüllen

• Bewährte Erfahrung in Einrichtungen, Büroverwaltung oder Unternehmensdienstleistungen mit einem soliden Verständnis der täglichen operativen Unterstützung
• Starke Fähigkeiten in der Finanzverwaltung, einschließlich Erfahrung mit der Beschaffung von Bestellungen, der Bearbeitung von Rechnungen und der Arbeit mit Beschaffungs- oder Finanzsystemen (z. B. Coupa / MySpend oder ähnliches)
• Kenntnisse in MS Office Suite und Arbeitsplatz-/Helpdesk-Managementsystemen mit der Fähigkeit, genaue Daten und Aufzeichnungen zu verwalten
• Demonstrierte Fähigkeit, Meetings zu koordinieren und zu unterstützen, einschließlich Notizen, Maßnahmenverfolgung und rechtzeitige Nachverfolgung mit den Teilnehmern
• Erfahrung in der Unterstützung von Compliance und Health & Safety Administration, einschließlich der Vertrautheit mit ISO-Normen oder Umweltmanagementprozessen

Dies sind zusätzliche nett zu haben

• Erfahrung mit IWMS-Plattformen wie Planon
• Vertrautheit mit Snow Ticketing-Systemen oder ähnlichen Helpdesk-Tools
• Erfahrung in der Verwaltung von Lieferanten- oder Lieferantenbeziehungen in einer Unternehmensumgebung
• Exposition gegenüber internen Kommunikationstools und Unternehmensportalen
• Ein Hintergrund zur Unterstützung von Arbeitsplatzprojekten oder Veränderungsinitiativen
• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten mit der Fähigkeit, vertrauenswürdige Beziehungen auf allen Ebenen einer Organisation aufzubauen
• Eine proaktive, lösungsorientierte Denkweise mit einer echten Leidenschaft für exzellenten Service

Für das Vereinigte Königreich liegt die Grundgehaltsspanne für diese Position zwischen 28.000 GBP und 42.000 GBP für eine Vollzeitstelle.

Das angebotene spezifische Gehalt berücksichtigt

• Anforderungen, Umfang, Komplexität und Verantwortlichkeiten der Rolle
• Eigenes Profil des Antragstellers, einschließlich Ausbildung/Qualifikationen, Fachwissen, Spezialisierung, Fähigkeiten und Erfahrung

Dies ist eine vollständige Rolle vor Ort. Die Erwartung ist, dass Sie fünf Tage pro Woche im Londoner Büro anwesend sein werden. Über Swiss Re Schweizer Re ist einer der weltweit führenden Anbieter von Rückversicherungen, Versicherungen und anderen Formen des versicherungsbasierten Risikotransfers und arbeitet daran, die Welt widerstandsfähiger zu machen. Wir antizipieren und managen eine Vielzahl von Risiken, von Naturkatastrophen und Klimawandel bis hin zu Cyberkriminalität. Durch die Kombination von Erfahrung mit kreativem Denken und modernster Expertise schaffen wir neue Möglichkeiten und Lösungen für unsere Kunden. Dies ist dank der Zusammenarbeit von mehr als 15.000 Mitarbeitern auf der ganzen Welt möglich.

Unser Erfolg hängt von unserer Fähigkeit ab, eine integrative Kultur aufzubauen, die neue Perspektiven und innovatives Denken fördert. Wir begrüßen einen Arbeitsplatz, an dem jeder die gleichen Chancen hat, beruflich zu gedeihen und sich zu entwickeln, unabhängig von Alter, Geschlecht, Rasse, ethnischer Zugehörigkeit, Geschlechtsidentität und / oder Ausdruck, sexueller Orientierung, körperlicher oder geistiger Fähigkeit, Fähigkeiten, Gedanken oder anderen Eigenschaften. In unserem integrativen und flexiblen Umfeld kann jeder sein authentisches Selbst und seine Leidenschaft für Nachhaltigkeit mitbringen.

Wenn Sie ein erfahrener Profi sind, der nach einer Berufspause in die Belegschaft zurückkehrt, empfehlen wir Ihnen, sich für offene Stellen zu bewerben, die Ihren Fähigkeiten und Ihrer Erfahrung entsprechen. Wir können KI-basierte Tools verwenden, um die Überprüfung und Bewertung von Anwendungen für diese Position zu unterstützen. Diese Tools bieten unseren Rekrutierungsteams zusätzliche Einblicke, aber alle Einstellungsentscheidungen werden sorgfältig überprüft und von Menschen getroffen. Um mehr darüber zu erfahren, wie wir KI bei der Rekrutierung einsetzen und wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen, lesen Sie bitte unsere Datenschutzerklärung, bevor Sie sich bewerben.

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