Assistant de direction H/F, 90 à 100%, CDI - Direction générale — Hospice général

Vollständige Beschreibung

Deine Mission Innerhalb der Generaldirektion leisten Sie dem stellvertretenden Generaldirektor und dem Generalsekretär hochrangige Unterstützung. Sie erleichtern ihr tägliches Leben, den Informationsfluss und die Überwachung von Dateien innerhalb ihrer Grenzen. Sie tragen zum reibungslosen Funktionieren des Verwaltungsrats (CA) und des Prüfungsausschusses bei, unterstützen den Vorsitzenden des Verwaltungsrats und gewährleisten die administrative Unterstützung des Internen Auditdienstes unter Wahrung seiner Unabhängigkeit. Sie organisieren auch Seminare und institutionelle Sitzungen. Proaktiv und zuverlässig, Sie antizipieren Bedürfnisse, befolgen Fristen und warnen, wenn die Situation es erfordert. Ihre Hauptaktivitäten

• Stellt dem stellvertretenden Generaldirektor und dem Generalsekretär Sekretariat zur Verfügung: Kalender, Korrespondenz, Post, Rechnungen, Gebührenbelege und laufende administrative Folgemaßnahmen;
• Organisation von Sitzungen des Verwaltungsrats und des Prüfungsausschusses: Vorbereitung der Akten, Koordinierung der Teilnehmer, Protokolle, Unterschriften, Dokumentation, Weiterverfolgung von Entscheidungen und Fristen;
• Er leistet administrative Unterstützung für den Vorsitzenden des Verwaltungsrats, Koordinierung mit den Direktoren und administrative Unterstützung für den Internen Auditdienst; trägt gegebenenfalls zu den Governance-Dateien bei (z. B. Ausschüsse, Befugnisse und Befugnisse, Überprüfungsgremium);
• Organisation von Exekutivsitzungen, Seminaren der Generaldirektion und anderen institutionellen Veranstaltungen
• Vorbereitung von Materialien und Gewährleistung der Verfügbarkeit und Archivierung von Unterlagen;
• Gewährleistung der administrativen Verbindung mit der Vormundschaftsabteilung und mit anderen Regierungsabteilungen und -diensten für Fälle im Rahmen der Post;
• Erwarten Sie Bedürfnisse, identifizieren Sie Aufmerksamkeitspunkte, führen Sie nützliche Neustarts durch und alarmieren oder fordern Sie die Validierung an, wenn die Situation es erfordert.

Dein Profil

• Laufzeit ergänzt durch kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung - Management Assistant Training, ein Vermögenswert;
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einem Managementsekretariat, idealerweise mit einer Exposition gegenüber Governance-Gremien, Ausschüssen oder institutionellen Veranstaltungen;
• Gutes Verständnis oder starkes Interesse am Funktionieren der kantonalen öffentlichen Verwaltung und ihrer Institutionen;
• Sehr gute Schreibleichtigkeit und Fähigkeit, schnell klare, präzise und angemessene Schriften für die Gesprächspartner zu erstellen;
• Hervorragende Beherrschung von Computer- und Kollaborationstools, einschließlich Microsoft 365, und einfaches Informations- und Dokumentationsmanagement;
• Sinn, Diskretion und Einsicht bei der Verarbeitung vertraulicher Informationen;
• Hohe Fähigkeit zur Antizipation und Priorisierung, Gespür für Initiative, Zuverlässigkeit bei der Überwachung und Fähigkeit, Probleme, die über die administrative Aufgabe hinausgehen, schnell zu verstehen.

Wir bieten Ihnen

• Eine offene und respektvolle Unternehmenskultur;
• Kontinuierliche Kompetenzentwicklung durch attraktive Ausbildungspolitik;
• Möglichkeiten für die berufliche Entwicklung und interne Mobilität;
• Eine Work-Life-Balance - Privatsphäre;
• Viele kulturelle und sportliche Aktivitäten leben zusammen in der Institution.

Aktivitätsrate: 90-100% Art des Vertrags: CDI Funktionsklasse: 15 Amtsantritt: So bald wie möglich Antragsfrist: 09.10.2026 Unser Rekrutierungsprozess Sie erfolgt in mehreren Phasen, abhängig von der Art der Position, wobei jeder Schritt von Folgendem abhängt: Bewerbungsanalyse, Telefoninterview, Rekrutierungsinterviews mit der Hierarchie und den Humanressourcen und gegebenenfalls Stellentests und / oder Standardbewertung für Führungspositionen und spezifische Positionen. Sie interessieren sich für diesen Job? Die Rekrutierungsabteilung des Allgemeinen Krankenhauses freut sich über Ihre vollständige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, höchstes Ausbildungsniveau, Arbeitszertifikate). Aus Gründen der Optimierung der Nachbereitung von Bewerbungen laden wir Sie ein, sich nur online über unseren Karrierebereich LinkedIN oder JobUp als Antwort auf ein konkretes Stellenangebot zu bewerben. Papier- und E-Mail-Anwendungen werden nicht berücksichtigt.