Administrative Assistant (SY-AR-2026-167-LD) — CERN

Vollständige Beschreibung

Einleitung Als Verwaltungsassistent in der Abteilung Beschleunigersysteme (SY) unterstützen Sie die effektive Planung und Verwaltung einer der größten technischen Abteilungen des CERN. In enger Zusammenarbeit mit dem Abteilungsplanungsbeauftragten, dem Verwaltungsbeamten und den Kollegen des CERN koordinieren Sie wichtige Verwaltungs- und Ressourcenmanagementaktivitäten. Funktionen

• Koordinieren Sie die administrativen Aktivitäten der Abteilungen, um eine effiziente Servicebereitstellung und die Einhaltung der Regeln und Verfahren des CERN sicherzustellen.
• Unterstützung der Personalplanung und -verwaltung über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg, einschließlich Verträge, Ankunft, Abreise, Reise und damit verbundene Prozesse.
• Pflegen Sie genaue Planungs-, Personal- und Budgetinformationen, um ein effektives Ressourcenmanagement und eine fundierte Entscheidungsfindung zu unterstützen.
• Erstellen Sie Berichte, Analysen und Managementinformationen, um die Qualität und Integrität der Verwaltungsdaten zu gewährleisten.
• Verwalten Sie die Dokumentations- und Informationssysteme der Abteilung und pflegen Sie genaue Aufzeichnungen und Planungswerkzeuge.
• Proaktive, vertrauliche administrative Unterstützung für Manager und Kollegen und Aufbau effektiver Beziehungen im gesamten CERN.
• Tragen Sie zur kontinuierlichen Verbesserung der Verwaltungsprozesse bei und unterstützen Sie die Servicekontinuität im gesamten Verwaltungsteam.

Höheres Verwaltungsdiplom oder gleichwertige einschlägige Erfahrung auf dem Gebiet der Verwaltung oder einem verwandten Gebiet.

Erfahrung

• Nachgewiesene Erfahrung in der administrativen Arbeit in einem Team, vorzugsweise in einem internationalen Umfeld.
• Erfahrung in der Unterstützung von Planungs-, Budgetierungs- oder Ressourcenmanagementaktivitäten.

Technische Kompetenzen

• Personal- und Materialplanung.
• Kenntnis der Verwaltungsvorschriften und -verfahren.
• Verwendung von Office-Softwarepaketen, einschließlich Advanced Excel.
• Sekretariatsarbeit.

Verhaltenskompetenzen

• Nachweis der Rechenschaftspflicht: gewissenhaft und zuverlässig arbeiten
• Versprechen halten.
• Flexibilität demonstrieren: schnelle und einfallsreiche Anpassung an sich verändernde Prioritäten und Anforderungen.
• Arbeiten in Teams: Aufbau und Pflege konstruktiver und effektiver Arbeitsbeziehungen.
• Selbstmanagement: gut autonom arbeiten
• Aktivitäten und Aufgaben übernehmen, ohne zu veranlassen.
• Effektiv kommunizieren: Andere rechtzeitig informieren.

Sprachkenntnisse

Gesprochen und geschrieben Englisch oder Französisch, mit der Verpflichtung, die andere Sprache zu lernen.

Förderfähigkeit und Stichtag

Vielfalt ist seit ihrer Gründung ein integraler Bestandteil der Mission des CERN und ist ein fester Wert der Organisation. Die Beschäftigung einer vielfältigen Belegschaft ist zentral für unseren Erfolg. Wir begrüßen Bewerbungen aus allen Mitgliedstaaten und assoziierten Mitgliedstaaten. Diese freie Stelle wird so schnell wie möglich besetzt, und Anträge sollten uns normalerweise spätestens am 31.08.2026 um 23:59 Uhr erreichen. Beschäftigungsbedingungen Vertragsart: Befristeter Vertrag (5 Jahre). Unter bestimmten Bedingungen können Inhaber von befristeten Verträgen eine unbefristete Position beantragen. Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche Arbeitsplatzflexibilität: Hybrid Job Grade: 3-4 Berufsbezeichnung: SY-AR-2026-167-LD Arbeitsbereich: Support Services (Finanzen, HR, Recht, Beschaffung) Benchmark Job Title: Prozess-/Dienstleister

Globale Vorteile

• Ein wettbewerbsfähiges Gehalt (steuerfrei), das im Einklang mit Ihrer jahrelangen relevanten Erfahrung steigt.
• 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr plus 2 Wochen jährliche Schließung.
• Deckung durch die umfassende Krankenversicherung des CERN (für Sie, Ihren Ehepartner und Ihre Kinder) und die Mitgliedschaft in der CERN-Pensionskasse.
• Familien-, Kinder- und Säuglingszulagen, abhängig von Ihren individuellen Umständen.
• Ein Umzugspaket (Installationszuschuss, Umzug, Reisekosten) abhängig von Ihren individuellen Umständen.
• Möglichkeit, Ihren Vertrag bis zu 8 Jahre + Anspruch auf unbefristete Vertragsdauer zu verlängern.

Überblick über CERN - Entdecken Sie eine Welt, in der das Unmögliche möglich gemacht wird! Bei CERN, der Europäischen Organisation für Kernforschung, erweitern wir die Grenzen von Wissenschaft und Technologie. Unsere bahnbrechende Arbeit bringt nicht nur Physiker zusammen, sondern auch eine Vielzahl von Fachleuten aus den Bereichen Ingenieurwesen, Technik, Wissenschaft und Verwaltung. Gemeinsam fördern wir ein Umfeld, in dem Innovation und Zusammenarbeit gedeihen. Jeden Tag stehen wir vor spannenden neuen Herausforderungen und Möglichkeiten, einen Beitrag zur Spitzenforschung zu leisten, die unser Verständnis des Universums prägt. Wir begegnen diesen Herausforderungen durch die vielfältigen Perspektiven in unseren Teams, stellen sicher, dass jeder Beitrag wertgeschätzt wird und fördern unser gemeinsames Gefühl von Inklusion und Zweck. Vielfalt ist seit ihrer Gründung ein zentraler Wert des CERN und bleibt für unsere Mission und unseren anhaltenden Erfolg von zentraler Bedeutung. Wenn Sie bereit sind, Teil einer dynamischen, integrativen Gemeinschaft zu sein, die die Grenzen des Wissens überschreitet, ist CERN der Ort, an dem Ihre Neugier und Ihre Fähigkeiten gedeihen können. Seien Sie Teil unserer Mission, das aufzudecken, was im Herzen des Universums liegt! TEIL! Mehr Informationen über uns, hier: careers.cern