Administrative Assistant (HR-SA-2026-197-LD) — CERN

Vollständige Beschreibung

Einleitung

Die CERN Staff Association (SA) engagiert sich für die Förderung des Wohlergehens des CERN-Personals durch eine breite Palette von Dienstleistungen und Initiativen. Dazu gehört der Jardin des Particules (JDP), eine frühkindliche Bildungs- und Kinderbetreuungseinrichtung am CERN, die Kinder von 4 Monaten bis 10 Jahren willkommen heißt. Wir suchen einen erfahrenen Verwaltungsassistenten, der eine zentrale Rolle in der täglichen Verwaltung und Verwaltung des Jardin des Particules spielt. Dabei handelt es sich um eine abwechslungsreiche Position, die Personalverwaltung, Finanzmanagement und operative Koordination innerhalb eines Schweizer Beschäftigungsrahmens verbindet. Wenn Sie gerne verschiedene Verwaltungsaufgaben übernehmen, über fundierte Kenntnisse der Schweizer Arbeitsverwaltung verfügen und in einem internationalen Umfeld gedeihen, dann treten Sie dem CERN-Personalverband bei und tragen Sie zu einem wesentlichen Dienst für die CERN-Gemeinschaft bei.

Funktionen

Als Verwaltungsassistent im Personalverband CERN berichten Sie direkt an die Präsidenten des Personalverbandes und arbeiten eng mit dem Vorstand des Jardin des Particules, externen Dienstleistern und dem Sekretariat des Personalverbandes zusammen. Ihre Hauptverantwortung wird es sein, die effiziente Verwaltung, Personal- und Finanzverwaltung des Jardin des Particules zu gewährleisten.

Ihre Hauptaufgaben umfassen

• Verwaltung des gesamten administrativen Lebenszyklus von JDP-Mitarbeitern, einschließlich Rekrutierungsverwaltung, Arbeitsverträge, Änderungen, Onboarding und Abgänge.
• Koordinierung der Gehaltsabrechnungsverwaltung mit dem externen Treuhänder und Gewährleistung der Richtigkeit der gehaltsbezogenen Informationen.
• Leitung der Personalverwaltung nach schweizerischem Arbeitsrecht, einschließlich Sozialversicherung, Pensionskassen (LPP), Arbeitsverträge, Urlaubsleitung und sonstige gesetzliche Pflichten.
• Tätigkeit als Hauptverwaltungskontakt für JDP-Mitarbeiter in beschäftigungsbezogenen Angelegenheiten.
• Überwachung des JDP-Haushalts, Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungen, Führung von Buchhaltungsunterlagen und Unterstützung der Finanzberichterstattung.
• Durchführung von Finanzüberwachung und -analyse zur Unterstützung einer soliden Haushaltsführung.
• Kontaktaufnahme mit externen Partnern, einschließlich Treuhänder, Versicherungsanbietern und Behörden, wenn erforderlich.
• Vorbereitung von Kommunikations- und Werbematerial für den Jardin des Particules und Unterstützung seiner Sichtbarkeit innerhalb der CERN-Gemeinschaft.
• Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung der administrativen und finanziellen Prozesse.
• Darüber hinaus unterstützen Sie gelegentlich das Sekretariat der Personalvereinigung, indem Sie Besucher willkommen heißen und allgemeine Anfragen beantworten.
• Technisches Zertifikat oder allgemeine Sekundarstufe oder gleichwertige einschlägige Erfahrung im Bereich der Verwaltung, Personalwesen, Rechnungswesen, Finanzen oder einem verwandten Bereich.

Erfahrung

• Nachgewiesene Erfahrung im Management der Arbeitsverwaltung nach schweizerischem Arbeitsrecht, einschließlich Arbeitsverträge, Lohnabrechnungsverwaltung, Sozialversicherung, betriebliche Altersversorgung (LPP) und andere gesetzliche Arbeitspflichten.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Verwaltungs-, Personal- und Finanzverwaltung in einem kleinen oder mittleren Unternehmen (KMU) in der Schweiz.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Treuhändern oder Gehaltsabrechnungsanbietern wäre ein Gewinn.
• Erfahrung in einem internationalen oder multikulturellen Umfeld wäre von Vorteil.

Technische Kompetenzen

• Sekretariatsarbeit.
• Verwendung von Office-Softwarepaketen.
• Kenntnisse über Buchhaltungssoftware wie Crésus wären ein Vorteil.
• Buchhaltung, Haushaltsüberwachung und Finanzkontrolle.
• Verwaltung von Arbeitsverträgen und Personalakten nach schweizerischem Arbeitsrecht.

Verhaltenskompetenzen

• Arbeiten in Teams: Vertrauen und Zusammenarbeit von anderen gewinnen.
• Effektiv kommunizieren: Sicherstellen, dass Informationen, Verfahren und Entscheidungen angemessen dokumentiert werden.
• Nachweis der Rechenschaftspflicht: gewissenhaft und zuverlässig arbeiten
• Versprechen einhalten.
• Aufbau von Beziehungen: in Bezug auf alle Menschen unabhängig von Kategorie / Ebene innerhalb der Organisation.
• Flexibilität demonstrieren: schnelle und einfallsreiche Anpassung an sich verändernde Prioritäten und Anforderungen.

Sprachkenntnisse

• Gesprochen und geschrieben sowohl Englisch als auch Französisch.

Förderfähigkeit und Stichtag

Vielfalt ist seit ihrer Gründung ein integraler Bestandteil der Mission des CERN und ist ein fester Wert der Organisation. Die Beschäftigung einer vielfältigen Belegschaft ist zentral für unseren Erfolg. Wir begrüßen Bewerbungen aus allen Mitgliedstaaten und assoziierten Mitgliedstaaten. Diese freie Stelle wird so schnell wie möglich besetzt, und Anträge sollten uns normalerweise spätestens am 21.10.2026 um 23:59 Uhr MESZ erreichen.

Beschäftigungsbedingungen

Vertragsart: Befristeter Vertrag (5 Jahre). Unter bestimmten Bedingungen können Inhaber von befristeten Verträgen eine unbefristete Position beantragen. Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche Arbeitsplatzflexibilität: Vollständig vor Ort Job Grade: 3-4 Berufsbezeichnung: HR-SA-2026-197-LD Arbeitsbereich: Verwaltung Benchmark Job Title: Prozess-/Dienstleister

Globale Vorteile

• Ein wettbewerbsfähiges Gehalt (steuerfrei), das im Einklang mit Ihrer jahrelangen relevanten Erfahrung steigt.
• 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr plus 2 Wochen jährliche Schließung.
• Deckung durch die umfassende Krankenversicherung des CERN (für Sie, Ihren Ehepartner und Ihre Kinder) und die Mitgliedschaft in der CERN-Pensionskasse.
• Familien-, Kinder- und Säuglingszulagen, abhängig von Ihren individuellen Umständen.
• Ein Umzugspaket (Installationszuschuss, Umzug, Reisekosten) abhängig von Ihren individuellen Umständen.
• Möglichkeit, Ihren Vertrag bis zu 8 Jahre zu verlängern + Anspruch auf unbefristete Vertragsdauer.

Überblick über CERN - Entdecken Sie eine Welt, in der das Unmögliche möglich gemacht wird! Bei CERN, der Europäischen Organisation für Kernforschung, erweitern wir die Grenzen von Wissenschaft und Technologie. Unsere bahnbrechende Arbeit bringt nicht nur Physiker zusammen, sondern auch eine Vielzahl von Fachleuten aus den Bereichen Ingenieurwesen, Technik, Wissenschaft und Verwaltung. Gemeinsam fördern wir ein Umfeld, in dem Innovation und Zusammenarbeit gedeihen. Jeden Tag stehen wir vor spannenden neuen Herausforderungen und Möglichkeiten, einen Beitrag zur Spitzenforschung zu leisten, die unser Verständnis des Universums prägt. Wir begegnen diesen Herausforderungen durch die vielfältigen Perspektiven in unseren Teams, stellen sicher, dass jeder Beitrag geschätzt wird und unser gemeinsames Gefühl von Inklusion und Zweck vorantreibt. Vielfalt ist seit ihrer Gründung ein zentraler Wert des CERN und bleibt für unsere Mission und unseren anhaltenden Erfolg von zentraler Bedeutung. Wenn Sie bereit sind, Teil einer dynamischen, integrativen Gemeinschaft zu sein, die die Grenzen des Wissens überschreitet, ist CERN der Ort, an dem Ihre Neugier und Ihre Fähigkeiten gedeihen können. Seien Sie Teil unserer Mission, das aufzudecken, was im Herzen des Universums liegt! TEIL! Mehr Informationen über uns, hier: careers.cern