Administrative Assistant (EP-AGS-2026-227-GRAE) — CERN

Vollständige Beschreibung

Als Verwaltungsassistent im CERN-Benutzerbüro tragen Sie zur Bereitstellung kundenorientierter Verwaltungsdienstleistungen für die internationale Gastwissenschaftlergemeinschaft des CERN bei und unterstützen Prozesse im Zusammenhang mit der Registrierung, Personalformalitäten und der Dokumentation des Gaststaats. Sie sammeln praktische Erfahrungen in der Verwaltungskoordination, der Einbindung von Interessengruppen und der Bereitstellung von Dienstleistungen und tragen gleichzeitig zur Implementierung des neuen Human Capital Management (HCM)-Systems des CERN und zur Entwicklung von Onboarding-Initiativen bei, die die Integration von Neuankömmlingen in der gesamten Verwaltungsdirektion unterstützen. Ihre Verantwortung

• Bieten Sie den Gastwissenschaftlern des CERN administrative Unterstützung und Anleitung und erleichtern Sie die Registrierung, Personalformalitäten und ihre Integration in die CERN-Gemeinschaft.
• Verarbeiten, pflegen und verwalten Sie Verwaltungsaufzeichnungen und Dokumentationen und stellen Sie die Datenqualität und -genauigkeit in den Informationssystemen des CERN sicher.
• Tragen Sie zur kontinuierlichen Erbringung von Verwaltungsdiensten bei, indem Sie Teamaktivitäten unterstützen und bei Bedarf die Kontinuität der Dienste sicherstellen.
• Unterstützen Sie die Dokumentation, Überprüfung und Verbesserung von Verwaltungs- und Human Capital Management (HCM)-Prozessen, einschließlich der Sammlung und Analyse von Benutzerfeedback.
• Tragen Sie zur Entwicklung und Pflege von Onboarding-Ressourcen, Kommunikationsmaterialien und Wissensaustauschinitiativen bei, die die erfolgreiche Integration von Neulingen in alle AGS-Dienste unterstützen.

Ihr Profil

• Erste Erfahrungen in der administrativen Unterstützung, im Kundenservice, in der Büroverwaltung oder einem verwandten Bereich sind von Vorteil.
• Der Kontakt zu serviceorientierten Aktivitäten und die Interaktion mit einer Vielzahl von Interessengruppen wäre von Vorteil.
• Erfahrung in der Verwaltung von Aufzeichnungen, Dokumentationen oder Verwaltungsinformationen wäre von Vorteil.
• Vertrautheit mit Standard-Bürosoftware und Tools für die digitale Zusammenarbeit.
• Die Teilnahme an Onboarding-Aktivitäten, Benutzerunterstützung, Feedback-Sammlung oder der Erstellung von Leitmaterialien wäre von Vorteil.

Fähigkeiten

• Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, in einem internationalen und multikulturellen Umfeld effektiv zu arbeiten.
• Serviceorientierte Denkweise und Fähigkeit, professionell mit einer Vielzahl von Interessengruppen zu interagieren.
• Gute organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu verwalten, genaue Aufzeichnungen zu führen und Aktivitäten nachzuverfolgen.
• Starke Liebe zum Detail und Fähigkeit, mit Informationen, Dokumentationen und Daten präzise und vertraulich umzugehen.
• Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen und kollaborativen Dokumentenverwaltungstools.
• Englisch in Wort und Schrift, mit der Absicht, Französisch zu lernen.

Zulassungskriterien

• Sie sind Staatsangehöriger eines CERN-Mitgliedsstaates oder eines assoziierten Mitgliedsstaates.
• Sie verfügen zum Bewerbungsschluss über maximal zwei Jahre Berufserfahrung seit Ihrem Abschluss im Bereich Allgemeine Verwaltung, Kundendienst (oder einem verwandten Bereich) und Ihr höchster Bildungsabschluss ist ein allgemeinbildender Hauptschulabschluss.
• Sie hatten noch nie einen CERN-Fellow- oder Graduate-Vertrag.
• Bewerber mit einem Bachelor-, Master- oder Ph.D.-Abschluss sind nicht teilnahmeberechtigt.

Bewerbungsschluss: 12.10.2026 um 23:59 Uhr MESZ. Vertragsdauer: 18 Monate, mit möglicher Verlängerung bis maximal 36 Monate. Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche Jobflexibilität: Vollständig vor Ort Geplanter Starttermin: 01. Dezember 2026 Stellenreferenz: EP-AGS-2026-227-GRAE Arbeitsgebiet: Verwaltung Benchmark-Job: 5B0020 – Persönlicher/Teamassistent

Globale Vorteile

• Ein monatliches Stipendium von 4687 Schweizer Franken pro Monat (steuerfrei).
• 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr plus 2 Wochen Jahresurlaub.
• Absicherung durch das umfassende Krankenversicherungssystem des CERN (für Sie selbst, Ihren Ehepartner und Ihre Kinder) und Mitgliedschaft im CERN-Pensionsfonds.
• Monatliche Zulagen für Familien, Kinder und Kleinkinder, abhängig von Ihren individuellen Umständen.
• Ein Umzugspaket (Einrichtungszuschuss und Reisekosten), abhängig von Ihren individuellen Umständen.
• Möglichkeit zur Vertragsverlängerung auf bis zu 36 Monate.
• Berufsbegleitende und formelle Ausbildung einschließlich Sprachkursen.

Überblick über CERN – Entdecken Sie eine Welt, in der das Unmögliche möglich ist! Am CERN, der Europäischen Organisation für Kernforschung, verschieben wir die Grenzen von Wissenschaft und Technologie. Unsere bahnbrechende Arbeit bringt nicht nur Physiker zusammen, sondern auch ein breites Spektrum an Fachleuten aus den Bereichen Ingenieurwesen, Technik, Wissenschaft und Verwaltung. Gemeinsam schaffen wir ein Umfeld, in dem Innovation und Zusammenarbeit gedeihen. Jeden Tag stehen wir vor spannenden neuen Herausforderungen und Möglichkeiten, zur Spitzenforschung beizutragen, die unser Verständnis des Universums prägt. Wir begegnen diesen Herausforderungen durch die vielfältigen Perspektiven in unseren Teams, stellen sicher, dass jeder Beitrag wertgeschätzt wird und fördern unser gemeinsames Gefühl der Einbeziehung und des Ziels. Vielfalt ist seit seiner Gründung ein zentraler Wert des CERN und bleibt für unsere Mission und unseren anhaltenden Erfolg von zentraler Bedeutung. Wenn Sie bereit sind, Teil einer dynamischen, integrativen Gemeinschaft zu sein, die die Grenzen des Wissens erweitert, ist CERN der Ort, an dem Ihre Neugier und Ihre Fähigkeiten gedeihen können. Seien Sie Teil unserer Mission, herauszufinden, was im Herzen des Universums liegt! TEILNEHMEN! Weitere Informationen über uns finden Sie hier: jobs.cern