Administrative Assistant — Idorsia Pharmaceuticals

Vollständige Beschreibung

Über Idorsia Pharmaceuticals Ltd

Mit Hauptsitz in der Nähe von Basel, Schweiz - einem europäischen Biotech-Hub - verfügt Idorsia über ein sehr erfahrenes Team von engagierten Fachleuten, die alle Disziplinen von der Bank bis zum Bett abdecken; QUVIVIQTM (Daridorant), eine andere Art von Schlaflosigkeitsbehandlung mit dem Potenzial, dieses wachsende Problem der öffentlichen Gesundheit zu revolutionieren; starke Partner, um den Wert unseres Portfolios zu maximieren; eine vielversprechende interne Entwicklungspipeline; und eine spezialisierte Wirkstoffforschungsmaschine, die sich auf kleine Moleküle konzentriert Medikamente, die das Behandlungsparadigma für viele Patienten verändern können.

Wir suchen einen sehr proaktiven und einfallsreichen Verwaltungsassistenten, der als zuverlässiger Partner für den Head of Technical Operations, das TechOps Leadership Team und die breitere TechOps-Organisation fungiert. Der erfolgreiche Kandidat übernimmt eine breite Palette von administrativen und operativen Aktivitäten, antizipiert Bedürfnisse, löst Probleme unabhängig und trägt zum reibungslosen Tagesablauf der Abteilung bei.

Aufgabenbereich

Executive & Department Support

• Handeln Sie als vertrauenswürdiger Partner des Head of TechOps und des TechOps Leadership Teams und bieten Sie proaktive administrative und organisatorische Unterstützung und antizipieren Sie den Bedarf.
• Verwalten und priorisieren Sie unabhängig eine breite Palette von administrativen Aktivitäten der Abteilungen, um eine effektive Nachverfolgung und einen reibungslosen Tagesablauf zu gewährleisten.
• Überwachung offener Maßnahmen und Gewährleistung rechtzeitiger Folgemaßnahmen mit internen und externen Interessengruppen.
• Identifizieren Sie Lücken und Ineffizienzen in Verwaltungsprozessen und schlagen Sie praktische Verbesserungen vor.
• Bereiten Sie Tagesordnungen vor, koordinieren Sie Besprechungsmaterialien und nehmen Sie sich Minuten für Besprechungen des TechOps-Führungsteams.
• Pflegen Sie das TechOps-Organisationsdiagramm, die Mailinglisten und SharePoint-Zugriffsrechte.
• Organisieren Sie nach Bedarf Reisearrangements für den Leiter von TechOps und andere Mitglieder der Division.
• Verfolgen Sie das Budget der Abteilung und geben Sie regelmäßige Übersichten über die Kosten, einschließlich Reise-, Schulungs- und Verpflegungskosten.
• Er fungiert als Facility Management Coordinator und arbeitet mit dem Site Management zusammen, um den Büroflächenbedarf zu antizipieren und die Bürozuweisung mit dem Head of TechOps zu koordinieren. Verwalten Sie eingehende und ausgehende Post und stellen Sie die Verfügbarkeit von Büromaterial sicher.
• Gewährleistung der zeitnahen Übermittlung relevanter Informationen in der gesamten Abteilung.

Meeting, Event & Besucherkoordination

• Organisieren Sie interne und externe Meetings, einschließlich Zimmerbuchungen, Logistik und Besucherempfang. Koordinieren Sie Abteilungs- und Teamveranstaltungen.

Rekrutierung, Onboarding & Offboarding Support

• Koordination und Planung von Interviews in Verbindung mit HR und externen Partnern.
• Unterstützung von Line Managern beim Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern, einschließlich der Koordination von IT-Ausrüstung und damit verbundenen administrativen Aktivitäten.

Vertrag, Unterschrift & SOP Management

• Koordinieren Sie Vertragsworkflows und die Sammlung elektronischer Signaturen, einschließlich der Verwaltung von Adobe Acrobat Sign.
• Verwalten Sie die Einreichung von rechtlichen Dokumenten und arbeiten Sie mit der Rechtsabteilung bezüglich Archivierung und Nachverfolgung zusammen.
• Bereitstellung administrativer Unterstützung für TechOps-Teams bei der Vorbereitung und Formatierung von Standard Operating Procedures (SOPs).

Kandidatenanforderungen

• Relevante Qualifikation in Managementunterstützung, Betriebswirtschaft oder einem vergleichbaren Bereich, kombiniert mit mehrjähriger Erfahrung in der Unterstützung einer Abteilung, Abteilung oder leitenden Angestellten in einem internationalen Umfeld.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften oder Abteilungsleitern in einer schnelllebigen Umgebung.
• Höchst autonom, einfallsreich und selbstmotiviert, mit der Fähigkeit, Bedürfnisse zu antizipieren, ein gesundes Urteilsvermögen auszuüben und Aktivitäten ohne enge Aufsicht zum Abschluss zu bringen.
• Starke organisatorische und problemlösende Fähigkeiten mit der Fähigkeit, Mehrdeutigkeiten zu steuern, Prioritäten zu setzen und mehrere konkurrierende Anforderungen zu bewältigen.
• Starkes Gefühl von Eigenverantwortung und Verantwortlichkeit, kombiniert mit einer proaktiven und serviceorientierten Denkweise.
• Ausgezeichnete Liebe zum Detail und ein zuverlässiger, strukturierter Arbeitsstil. Starke zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten mit der Fähigkeit, effektiv über Funktionen und Dienstalter hinweg zusammenzuarbeiten.
• Ausgezeichnete Beherrschung von gesprochenem und geschriebenem Englisch. Deutsch und/oder Französisch wären ein starkes Kapital.
• Gute Beherrschung von Microsoft Office-Anwendungen, einschließlich Word, Outlook, PowerPoint und Visio.
• Mindestens fünf Jahre einschlägige Erfahrung in den Bereichen Finanzverwaltung, Einkauf und/oder Lagerverwaltung.
• Erfahrungen mit Coupa und SAP S/4HANA wären von Vorteil.
• Fähigkeit, sowohl unabhängig als auch als Teil eines Teams effektiv zu arbeiten, auch unter Druck.
• Ein fundiertes Urteil im Umgang mit sensiblen Informationen und eine nachgewiesene Fähigkeit, strenge Vertraulichkeit zu wahren.
• Erfahrung in der Pharmaindustrie wäre von Vorteil.
• Grundlegendes Verständnis einer GxP-Umgebung und relevanter pharmazeutischer Vorschriften, einschließlich EudraLex Volume 4, wäre von Vorteil

Arbeitsstandort: Basel Area

Land: Schweiz

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