Executive Assistant — Vontobel

Vollständige Beschreibung

Gefällt Ihnen die Idee, eine zentrale Rolle für den Erfolg einer Schlüsselfunktion eines globalen Investmenthauses zu spielen? In dieser Funktion suchen wir einen organisierten und zuverlässigen Executive Assistant, der den Head Investments unterstützt und direkt mit internationalen Geschäftssituationen und einer Vielzahl von Pendants in Berührung kommt. Bitte beachten Sie, dass dies eine 100% ige Rolle aufgrund der erforderlichen Arbeitsbelastung ist. Was wäre Ihre Rolle?

• Führen Sie selbstständig und professionell das Sekretariat des Head Investments und unterstützen Sie ihn in seinem Tagesgeschäft, indem Sie unabhängig und vorausschauend denken.
• Verwalten Sie die anspruchsvolle Agenda mit Überblick und Sorgfalt, nehmen Sie sich während der Besprechungen Minuten, planen und koordinieren Sie aber auch interne und externe Besprechungen, Rathäuser, Offsite-Workshops und andere besondere Veranstaltungen und gewährleisten Sie strukturierte und zeitnahe Folgemaßnahmen.
• Unterstützung ausgewählter Business Management-Aufgaben über die klassische Rolle des Executive Assistant hinaus (z.B. Erstellung strategischer Managementdokumente und Präsentationen, Konsolidierung von Finanzdaten verschiedener Stakeholder etc.)
• Verwalten Sie andere allgemeine Verwaltungsaufgaben (z. B. Überprüfung und Zuweisung von Rechnungen, Annahme von Kosten) effizient und kritisch und planen und koordinieren Sie Geschäftsreisen, einschließlich der Buchung von Hotels, Flügen, Restaurants und Meetings.
• Behandeln Sie interne und externe Korrespondenz in Deutsch und Englisch auf hohem fachlichem Niveau.
• Handeln Sie als vertrauenswürdiger Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder und gewährleisten Sie stets eine professionelle Vertretung des Head Investments. Worauf warten wir?
• Ähnliche Erfahrungen, vorzugsweise innerhalb eines internationalen Unternehmens in der Finanzbranche (Asset Management, Investment Banking, Private Banking, Insurance).
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Executive Assistant
• Hervorragende organisatorische und Priorisierung Fähigkeiten mit der Fähigkeit, eine anspruchsvolle Agenda zu verwalten
• Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und ein serviceorientiertes Mindset
• Fähigkeit zur Unterstützung von Business Management-Aufgaben
• kaufmännische Ausbildung oder ähnliches, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung zum Executive Assistant und/oder Assistant; ein Bachelorabschluss ist ein Plus.
• Ausgezeichnete MS Office Fähigkeiten (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) und Vertrautheit mit modernen Kommunikations-Tools.
• Hervorragende schriftliche und gesprochene Deutsch- und Englischkenntnisse und die Fähigkeit, mit Stakeholdern auf allen Führungsebenen zu kommunizieren, sind ein Muss.
• Erfahrung in einer schnelllebigen Umgebung. Was bieten wir an?
• Top Zürich Lage mit Collaboration Spaces (einschließlich Dachterrassen) und kostenlosem Mittagessen.
• Freundliches, vielfältiges Team in einem Open-Office-Bereich.
• Die neueste Technologie, die Ihnen hilft, sich zu profilieren und weiterzuentwickeln.
• Agile Umgebung, wie wir denken, wie wir arbeiten und unser Vertrauen füreinander.
• Flache Hierarchie mit Zusammenarbeit auf allen Ebenen.
• Campus-Gefühl und ein kooperativer Geist. Wir suchen talentierte Leute, nicht nur einen Lebenslauf, der alle Kästchen ankreuzt. Auch wenn Sie nicht absolut alles haben, wonach wir gefragt haben, wenn diese Rolle nach einer guten Passform für Sie klingt, empfehlen wir Ihnen, sich zu bewerben. Warum Vontobel? Bei Vontobel bauen Sie eine bessere Zukunft für unsere Kunden und die Gesellschaft sowie für sich selbst. Als familiengeführtes und börsennotiertes Unternehmen mit über 2.000 Fachleuten an 28 Standorten weltweit mit Hauptsitz in Zürich setzen wir auf langfristiges Denken und Nachhaltigkeit. Unser vielfältiges Team schätzt einzigartige Perspektiven und wir stellen Einzelpersonen ein, die entschlossen sind, in einer dynamischen und sich verändernden Welt zu liefern. Auch wenn Sie nicht alle Kriterien erfüllen, empfehlen wir Ihnen, sich zu bewerben, wenn Sie von der Rolle begeistert sind. Wollen Sie Vontobel sein? Vielen Dank, dass Sie sich bei Vontobel bewerben. Wir werden Ihre Bewerbung sorgfältig prüfen und Ihnen rechtzeitig antworten. Bei Vontobel sind wir ein Chancengleichheitsarbeitsplatz. Wir setzen uns für gleiche Beschäftigungsmöglichkeiten ein, unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Abstammung, Religion, Geschlecht, nationaler Herkunft, sexueller Orientierung, Alter, Staatsangehörigkeit,