Assistente alla gestione del VP, delle comunicazioni aziendali e degli affari pubblici [part-time] — Barry Callebaut

Panoramica

Stiamo cercando un assistente di gestione part-time (60%) per fornire un prezioso supporto al VP of Corporate Communications & Public Affairs, situato presso il nostro Head Office di Zurigo. Inoltre, questo ruolo fa parte della più ampia rete di Assistenti di Zurigo, il cui scopo è quello di scambiare le migliori pratiche, approfondire la conoscenza degli argomenti aziendali, sviluppare competenze e fornire supporto reciproco per consentire ai nostri leader senior di raggiungere i loro obiettivi di business.

• Gestione attiva dell’agenda del VP per garantire la struttura e l’uso ottimale delle riunioni di tempo, coordinate e programmate nei fusi orari globali, preparare gli ordini del giorno, garantire il follow-up se necessario.

• Complessi accordi internazionali di viaggio (prenotazione di volo, hotel, trasporto, visti di richiesta, ecc.)

• Priorizzare le esigenze contrastanti, affrontare proattivamente le questioni, gestire le priorità concorrenti e garantire un follow-through affidabile alla risoluzione

• Supporto con la creazione, la formattazione e la manutenzione dei documenti PowerPoint, Word e Excel come necessario

• Gestione del fornitore (configurazione del cliente, creazione e approvazione del PO, codice e approvazione delle fatture)

• Gestione delle spese (sottomettere rapporto spese, approvare le spese) e le approvazioni di vacanza per il team

• Sostegno a bordo di nuovi membri del team (coordinare l'agenda di bordo, aiutare con materiali, programmi di formazione, ecc.)

• Costruire rapporti di lavoro efficienti e professionali con gli stakeholder interni ed esterni, agire come primo punto di contatto

• Sostegno all'organizzazione degli eventi (escursioni, attività e cene) e presenta (Venerdì, Natale, anniversari, ecc.)