Administrative assistant 50% — EPFL

Descrizione completa

Missione Il laboratorio DIAS, sotto la supervisione del Professor Ailamaki, cerca un Assistente Amministrativo per supportare la gestione finanziaria, le operazioni amministrative e le attività collaborative. Principali compiti e responsabilità Gestione amministrativa

• Amministrazione del personale, preparazione dei fascicoli di assunzione/uscita, contratti di lavoro (accademici e non accademici), impiego di personale accademico e non accademico temporaneo, dottorananti ospiti, assistenti didattici, tirocini (summer@epfl, estate in laboratorio) ecc...
• Organizzazione di viaggi, riunioni, conferenze, seminari, simposi
• Ordini e inventari di materiali di laboratorio, attrezzature
• Creazione e monitoraggio di rapporti spese e Ordini di pagamento
• Posta e corrispondenza in francese e inglese
• Accoglienza di nuovi membri del team, accoglienza (personale e visitatori)
• Gestione completa dei viaggi per i visitatori (professori ospiti, ospiti, tirocinanti, studenti in visita, ecc...) e fascicolo degli inviti, assistenza nella domanda di visto, alloggio, rimborso delle spese
• Gestione delle assenze
• Gestione dell'agenda (Professore e laboratorio)
• Documenti e compiti amministrativi relativi all'insegnamento Gestione finanziaria
• Preparazione del bilancio annuale
• Monitoraggio dei conti di bilancio
• Monitoraggio della gestione amministrativa di progetti di ricerca o mandati
• Elaborazione delle fatture di fornitori e debitori
• Gestione della carta di credito del laboratorio
• Supporto al coordinamento di collaborazioni e progetti multi-partner
• Assistenza nella preparazione del budget delle sovvenzioni e nel follow-up amministrativo
• Monitoraggio delle consegne e dei requisiti di reportistica Supporto agli eventi
• Fornire supporto amministrativo per eventi, workshop, viaggi e attività didattiche (inclusi inviti relatori e scuole estive)
• Profilo dell'organizzazione di team building
• Esperienza nell'organizzazione del budget e contabilità
• Esperienza come assistente amministrativo e nel coordinamento di progetti
• Solide capacità organizzative e capacità di gestire molteplici priorità
• Proattivo, affidabile e orientato al servizio, con una mentalità "possalto"
• Richiesto padronanza di francese e inglese
• Capacità di prosperare in un ambiente multiculturale e contribuire a un team dinamico
• Cosa offriamo
• Condizioni di lavoro eccellenti
• Un ambiente multiculturale e stimolante
• Possibilità di ulteriori studi Contatto Data di inizio contratto: il prima possibile Tasso di attività: 50% Tipo di contratto: CDI Riferimento: 2203