Executive Assistant CPCO — Barry Callebaut

Description complète

À propos du rôle L'adjoint exécutif du dirigeant principal des ressources humaines et de la culture (CPCO) et le vice-président Global Total Reward fournissent un soutien administratif et organisationnel de haut niveau pour permettre un leadership efficace et des opérations quotidiennes harmonieuses. En tant que partenaire de confiance, ce rôle assure une coordination efficace, une communication claire et une forte participation des intervenants. En plus de soutenir le CPCO, l'adjoint exécutif dirige le réseau d'assistants de Zurich, conduit les meilleures pratiques, parraine les pairs et sert de point de coordination central pour les intervenants internes. Responsabilités clés Appui exécutif

• Gérer et optimiser le programme des CPCO, en veillant à ce que le temps soit alloué aux priorités les plus importantes
• Coordonner le calendrier complexe des réunions, préparer des documents d'information et assurer le suivi en temps opportun
• Gérer tous les arrangements de voyage, y compris les vols, l'hébergement, le transport et les exigences de visa
• Gérer les factures, la configuration des fournisseurs et les rapports de dépenses pour l'OCCP
• Préparer du matériel, des présentations et de la documentation pour les engagements internes et externes Gestion des intervenants et des communications
• Servir de point de contact professionnel et de confiance pour les intervenants internes et externes
• Établir des relations de travail solides à tous les niveaux de l'organisation
• Assurer une communication claire, opportune et efficace entre l'OCCP, les équipes de leadership et les principaux partenaires
• Maintenir le plus haut niveau de confidentialité dans le traitement des questions délicates liées aux RH et à l'organisation Soutien opérationnel et équipe
• Organisation des Prix du Président annuel
• Appuyer l'organisation d'événements d'équipe, de réunions de leadership et d'activités hors site
• Coordonner l'embarquement des nouveaux arrivants, y compris les programmes et l'appui à l'intégration
• Suivre les principaux résultats attendus, suivre les mesures à prendre et contribuer à l'excellence opérationnelle au sein du HRLT Leadership au sein de la collectivité adjointe
• Diriger le réseau d'assistants de Zurich, favoriser la collaboration et l'amélioration continue
• Mentor pairs, partager les meilleures pratiques et contribuer à l'édification d'une communauté d'assistants forte et cohésive
• Agir comme point central de coordination pour les assistants qui soutiennent les dirigeants À propos de toi
• Apprentissage commercial avec formation continue comme assistant exécutif (Direktionsassistantin) ou équivalent
• Minimum 7-10 ans d'expérience pour soutenir les cadres supérieurs dans des environnements multinationaux rapides
• Expérience démontrée en appui aux chefs de C‐suite, idéalement au sein des RH ou des fonctions centrées sur les personnes
• Fluent en allemand et/ou en allemand suisse et en anglais; langues supplémentaires sont un atout
• Forte compétence informatique, en particulier dans l'environnement Microsoft 365
• Expérience de travail dans des organisations complexes et matricielles avec de multiples intervenants
• Expérience avec Concur, SAP, SuccessFactors et ServiceNow
• Connaissance des processus, de la terminologie et de la dynamique organisationnelle des RH
• Expérience menant ou contribuant à un réseau adjoint ou à une communauté de pratique