CRES Administrator — Swiss Re

Description complète

Êtes-vous quelqu'un qui prospère en maintenant les choses en bon état, qui aime être au cœur d'une équipe occupée et qui est fier d'offrir un service exceptionnel? Si vous êtes hautement organisé, proactif et que vous aimez travailler sur diverses tâches — de l'administration des finances à la coordination des installations — cela pourrait être la prochaine étape parfaite de votre carrière.

À propos du rôle Nous sommes à la recherche d'un administrateur talentueux du CRES pour rejoindre l'équipe de Swiss Re's UK & Ireland Corporate Real Estate & Services à Londres. Dans ce rôle, vous jouerez un rôle essentiel pour assurer le bon fonctionnement de notre milieu de travail, tout en soutenant les processus financiers et la gestion des installations, les communications et la coordination des projets. Vous serez un point de contact central pour les collègues, les fournisseurs et les services sur place, et votre présence à plein temps dans notre bureau de Londres est essentielle à ce rôle. Votre capacité à coordonner efficacement, à résoudre les problèmes de manière proactive et à offrir un service de qualité élevée et constante fera une réelle différence à l'expérience quotidienne de tous les membres du bâtiment. Principales responsabilités Appui financier

• Élever et gérer les bons de commande avec exactitude et en temps opportun, en veillant au respect des contrôles internes, des procédures financières et des exigences contractuelles
• Traiter les factures via MySpend/Coupa, maintenir la documentation financière organisée et les pistes d'audit conformément aux politiques Swiss Re
• Surveiller les commandes et les factures ouvertes , assurer un suivi proactif auprès des demandeurs, des ordonnateurs et des fournisseurs afin de minimiser les retards et d'assurer le paiement en temps voulu
• Collaborer avec les Finances, les Approvisionnements, les fournisseurs et les intervenants internes pour appuyer des processus d'achat efficaces et résoudre les problèmes d'administration financière

Appui administratif

• Gérer les billets de neige en collaboration avec les agents de soutien à la gestion des installations (OSFM)
• Maintenir les données sur le milieu de travail dans le SGIQ/planon, en assurant l'exactitude et la mise à jour des dossiers
• Coordonner les tâches liées à la santé et à la sécurité, y compris les évaluations de l'équipement d'écran d'affichage, les premiers soins et la formation des pompiers
• Soutenir la conformité juridique , les sujets de gestion environnementale interne (IEM) et les certifications ISO (par exemple ISO14001, ISO50001)
• Contribuer activement aux réunions des équipes en préparant des mises à jour, en prenant des notes précises, en enregistrant les mesures convenues et en distribuant les éléments de suivi en temps voulu

Appui à la communication

• Créer et distribuer des messages de communication de service (SCOM) via ContactOne
• Coordonner la distribution d'affiches et les communications d'appui liées aux manifestations
• Maintenir et mettre à jour les informations du CRES sur ContactOne et le portail Enterprise

Appui aux projets

• Appuyer les projets du CRES, y compris la gestion des fournisseurs, la coordination des visites sur place, les comptes rendus des réunions et l'amélioration continue des outils (p. ex., la réservation des salles de réunion et les outils d'inscription des visiteurs)
• Tenir des dossiers de projets organisés sur les discussions, les décisions et les mesures de suivi afin de favoriser une prestation efficace et la visibilité de l'équipe

Gestion des relations

• Agir comme contact clé pour les fournisseurs et les fournisseurs multisites, y compris Fruitful Office, Lyreco et St John Ambulance
• Assister aux réunions des fournisseurs, des sous-locataires et des équipes internes, contribuer de façon constructive, saisir les principaux points de discussion et veiller à ce que les mesures convenues soient suivies.
• Travailler en collaboration avec des collègues, des fournisseurs et des intervenants pour offrir une expérience de travail cohérente, professionnelle et axée sur le service

À propos de l'équipe L'équipe UK & Ireland Corporate Real Estate & Services (CRES) est chargée de fournir et de maintenir un environnement de travail de haute qualité, sûr et efficace dans les sites de Swiss Re au Royaume-Uni et en Irlande. L'équipe gère un vaste portefeuille de services, depuis les activités des installations et les relations avec les fournisseurs jusqu'aux projets en milieu de travail et à la conformité, tout en mettant l'accent sur la création d'une expérience exceptionnelle pour ses collègues chaque jour. En tant qu'équipe de collaboration et de soutien, nous sommes fiers de notre attention au détail, de notre engagement à l'égard de l'excellence du service et de notre capacité à travailler ensemble pour relever les défis et favoriser l'amélioration continue.

À propos de toi Vous êtes un professionnel fiable, orienté vers les gens qui apporte énergie et structure à tout ce que vous faites. Vous êtes à l'aise de jongler avec plusieurs priorités, de communiquer avec un large éventail d'intervenants et de s'assurer que rien ne tombe dans les fissures. Vous prenez en main votre travail, suivez vos engagements et contribuez positivement aux équipes et aux environnements dont vous faites partie.

Nous cherchons des candidats qui répondent à ces exigences

• Expérience éprouvée dans les installations, la gestion de bureau ou les services ministériels, avec une bonne compréhension du soutien opérationnel quotidien
• Fortes compétences en administration financière , y compris l'expérience de l'augmentation des commandes, le traitement des factures et le travail avec les systèmes d'approvisionnement ou de finances (p. ex., Coupa/MySpend ou similaire)
• Compétence avec MS Office Suite et les systèmes de gestion des lieux de travail et des services d'assistance, avec la capacité de tenir des données et des dossiers exacts
• Capacité démontrée de coordonner et d'appuyer les réunions, y compris la prise de notes, le suivi des mesures et le suivi en temps opportun avec les participants
• Expérience en matière de conformité et d'administration de la santé et de la sécurité , notamment connaissance des normes ISO ou des processus de gestion de l'environnement

Ceux-ci sont supplémentaires agréables à avoir

• Expérience de travail avec les plateformes IWMS telles que Planon
• Familiarité avec les systèmes de billetterie Snow ou les outils similaires de helpdesk
• Expérience de la gestion des relations entre fournisseurs ou fournisseurs dans un environnement corporatif
• Exposition aux outils de communication interne et aux portails d'entreprise
• Une expérience dans l'appui à des projets en milieu de travail ou des initiatives de changement
• Fortes aptitudes interpersonnelles avec la capacité d'établir des relations de confiance à tous les niveaux d'une organisation
• Un état d'esprit proactif et axé sur les solutions avec une véritable passion pour offrir un excellent service

Pour le Royaume-Uni, l'échelle salariale de base pour ce poste se situe entre 28 000 et 42 000 GBP pour un poste à temps plein.

Le salaire spécifique offert tient compte

• Exigences, portée, complexité et responsabilités du rôle
• Profil propre du candidat, y compris éducation/qualifications, expertise, spécialisation, compétences et expérience

C'est un rôle entièrement sur place. On s'attend à ce que vous soyez présent au bureau de Londres cinq jours par semaine. À propos de Swiss Re Suisse Re est l'un des principaux fournisseurs mondiaux de réassurance, d'assurance et d'autres formes de transfert de risque fondé sur l'assurance, travaillant à rendre le monde plus résilient. Nous anticipons et gérons une grande variété de risques, allant des catastrophes naturelles et du changement climatique à la cybercriminalité. Combinant l'expérience avec la pensée créative et l'expertise de pointe, nous créons de nouvelles opportunités et solutions pour nos clients. Cela est possible grâce à la collaboration de plus de 15 000 employés à travers le monde.

Notre succès dépend de notre capacité à bâtir une culture inclusive favorisant de nouvelles perspectives et une pensée novatrice. Nous embrassons un lieu de travail où chacun a les mêmes chances de prospérer et de se développer professionnellement, indépendamment de son âge, de son sexe, de sa race, de son appartenance ethnique, de son identité et/ou de son expression, de son orientation sexuelle, de ses aptitudes physiques ou mentales, de ses compétences, de sa pensée ou de toute autre caractéristique. Dans notre environnement inclusif et flexible, chacun peut apporter son authentique soi au travail et sa passion pour la durabilité.

Si vous êtes un professionnel expérimenté qui revient au marché du travail après une interruption de carrière, nous vous encourageons à postuler à des postes ouverts qui correspondent à vos compétences et à votre expérience. Nous pouvons utiliser des outils alimentés par l'IA pour appuyer l'examen et l'évaluation des demandes pour ce poste. Ces outils fournissent des renseignements supplémentaires à nos équipes de recrutement, mais toutes les décisions d'embauche sont soigneusement examinées et prises par les gens. Pour en savoir plus sur la façon dont nous utilisons l'IA dans le recrutement et comment nous traitons vos données personnelles, veuillez consulter notre Déclaration de confidentialité des données avant de postuler.

Mots clés

Code de référence: 138910