Administrative Assistant — SICPA SA

Description complète

Pour notre service commercial, nous recherchons un service hautement organisé, proactif et axé sur le service :

Assistant administratif (temps plein, permanent)

RÔLE

• Gérer les voyages internationaux complexes, coordonner les itinéraires et optimiser les horaires conformément aux programmes des collègues.
• Coordonner les demandes de visa et les autres exigences administratives liées aux voyages, en veillant à ce que tous les documents nécessaires soient préparés et soumis en temps voulu
• Coordonner les visites sur place pour les clients et les perspectives, assurer une logistique transparente, y compris les ordres du jour, les salles de réunion, l'hébergement, les transports et les réservations de restaurants
• Assurer une expérience de visiteur fluide et professionnelle de l'arrivée au départ
• Gérer les calendriers de façon autonome, coordonner les calendriers, hiérarchiser les demandes et anticiper les conflits potentiels
• Organiser des réunions internes et externes, des conférences téléphoniques et des ateliers
• Préparer les ordres du jour des réunions, coordonner les documents requis et appuyer les mesures de suivi
• Préparer et concilier avec exactitude et en temps opportun les rapports sur les voyages et les dépenses
• Fournir un soutien administratif quotidien à plusieurs équipes
• Gérer les demandes d'achat et les factures
• Préparer des documents, des présentations et des rapports à l'aide d'outils Microsoft Office
• Tenir des dossiers exacts et veiller à l'efficacité de l'organisation des documents

PROFIL

• Expérience éprouvée en tant qu'assistant administratif à l'appui de plusieurs équipes ou parties prenantes, idéalement dans un environnement international
• Excellentes compétences organisationnelles et gestion du temps, avec une grande attention aux détails et la capacité de gérer plusieurs priorités
• Proactive et axée sur le service, avec la capacité d'anticiper les besoins, de prendre en charge et de travailler de façon autonome
• Une communication et des relations interpersonnelles solides, avec un comportement professionnel
• Flexible et adaptable, avec la capacité de rester calme et efficace dans un environnement rapide
• Niveau élevé de confidentialité, discrétion et fiabilité
• Un état d'esprit pratique orienté vers la solution avec une initiative forte
• Forte compétence en Microsoft Office Suite (Outlook, Excel, Word et PowerPoint)
• L'expérience avec SAP est un avantage
• Connaissance des pratiques exemplaires en matière d'étiquette et d'accueil
• Fluent en français et en anglais; toute langue supplémentaire est un atout
• Une attitude positive et un esprit d'équipe fort

Rejoignez-nous !

• Notre succès vient de nos employés hautement qualifiés et talentueux
• Un esprit d'entreprise respectueux et une vision à long terme sont essentiels à notre succès
• Notre peuple contribue à un monde plus sûr
• La diversité à tous les niveaux de notre organisation est une force