Spécialiste de la documentation auprès des clients
Vue d’ensemble du poste
Mission Dans le cadre de l'équipe de documentation de la clientèle, le spécialiste de la documentation de la clientèle est un élément clé pour s'assurer : qu'un processus de documentation fluide circule entre les différents services de la banque, en particulier en ce qui concerne les changements de circonstances Qualité, cohérence et exactitude des données du client dans les systèmes de la banque La pertinence des instructions des clients en exécutant la signature de contrôle Un soutien efficace aux autres ministères de la banque et des succursales Principales responsabilités Jour après jour Examiner les documents reçus des clients pour certains changements dans les circonstances sur un compte existant ou une fermeture de compte et vérifier qu'ils sont conformes aux règlements locaux et internationaux (p.
CDB20, Normes communes de déclaration (CRS) et règles FATCA/QI) ainsi qu'aux directives et procédures de la Banque (i) d'un point de vue officiel (p.
ex., la version correcte du document est signée, tous les champs requis ont été remplis) et (ii) que l'information est cohérente entre les documents fournis par les clients (ID, documents corporatifs, formulaires bancaires, etc.) Vérifier que les informations saisies dans les systèmes de la Banque par la Gestion de patrimoine sont complètes conformément à la documentation signée Effectuer des contrôles à quatre yeux et des contrôles internes réguliers pour assurer le respect des procédures Assurer une bonne qualité de service en fournissant une rétroaction exacte à la Gestion de patrimoine sur toute erreur, document manquant et en répondant en temps opportun à toute question liée à sa mission et à ses fonctions Coordination et point de contact central Construire un pont et créer une synergie au sein de l'équipe de documentation client et d'autres acteurs clés (juridique, conformité, TI...), créer/maintenir un flux de communication efficace qui assure que tous restent conscients de l'importance de l'information et qu'il est cohérent en tant que partenaire d'affaires en apportant son expertise ainsi que le soutien et les commentaires pertinents aux autres départements de la Banque (gestion de la masse, conformité, juridique...) lorsque cela est nécessaire (sur une situation complexe, sur la mise en oeuvre de nouveaux règlements ou décisions de la banque, de nouveaux projets) Coordonner les efforts visant à faciliter la fluidité des processus et à toujours chercher des améliorations Faciliter la résolution des problèmes et la collaboration Créer un environnement axé sur la confiance, la communication ouverte et la cohésion de l'effort d'équipe Projets et gestion du changement Soyez à jour sur tout changement apporté aux règlements, effectuez l'évaluation des changements internes, communiquez avec les ministères concernés et avec l'équipe, mettez-les en oeuvre ou lancez des projets, demandes à l'informatique au besoin Participer à tout projet ayant une incidence sur l'équipe, que ce soit en vertu d'un nouveau règlement ou en vertu de la Banque, participer ainsi aux ateliers, réunions, à la délégation de gestion (pour définir les besoins opérationnels, effectuer les essais et toute autre tâche requise) Faire participer les autres membres de l'équipe au besoin Participer à la gestion du changement au sein de l'équipe en communiquant de façon proactive sur les différents projets et en accompagnant l'équipe dans le changement Assurez-vous que les procédures et les processus sont mis à jour en conséquence et communiqués à tous les intervenants, y compris les équipes de documentation client des différentes directions générales.
Description
Mission Dans le cadre de l'équipe de documentation de la clientèle, le spécialiste de la documentation de la clientèle est un élément clé pour s'assurer : qu'un processus de documentation fluide circule entre les différents services de la banque, en particulier en ce qui concerne les changements de circonstances Qualité, cohérence et exactitude des données du client dans les systèmes de la banque La pertinence des instructions des clients en exécutant la signature de contrôle Un soutien efficace aux autres ministères de la banque et des succursales Principales responsabilités Jour après jour Examiner les documents reçus des clients pour certains changements dans les circonstances sur un compte existant ou une fermeture de compte et vérifier qu'ils sont conformes aux règlements locaux et internationaux (p.
CDB20, Normes communes de déclaration (CRS) et règles FATCA/QI) ainsi qu'aux directives et procédures de la Banque (i) d'un point de vue officiel (p.
ex., la version correcte du document est signée, tous les champs requis ont été remplis) et (ii) que l'information est cohérente entre les documents fournis par les clients (ID, documents corporatifs, formulaires bancaires, etc.) Vérifier que les informations saisies dans les systèmes de la Banque par la Gestion de patrimoine sont complètes conformément à la documentation signée Effectuer des contrôles à quatre yeux et des contrôles internes réguliers pour assurer le respect des procédures Assurer une bonne qualité de service en fournissant une rétroaction exacte à la Gestion de patrimoine sur toute erreur, document manquant et en répondant en temps opportun à toute question liée à sa mission et à ses fonctions Coordination et point de contact central Construire un pont et créer une synergie au sein de l'équipe de documentation client et d'autres acteurs clés (juridique, conformité, TI...), créer/maintenir un flux de communication efficace qui assure que tous restent conscients de l'importance de l'information et qu'il est cohérent en tant que partenaire d'affaires en apportant son expertise ainsi que le soutien et les commentaires pertinents aux autres départements de la Banque (gestion de la masse, conformité, juridique...) lorsque cela est nécessaire (sur une situation complexe, sur la mise en oeuvre de nouveaux règlements ou décisions de la banque, de nouveaux projets) Coordonner les efforts visant à faciliter la fluidité des processus et à toujours chercher des améliorations Faciliter la résolution des problèmes et la collaboration Créer un environnement axé sur la confiance, la communication ouverte et la cohésion de l'effort d'équipe Projets et gestion du changement Soyez à jour sur tout changement apporté aux règlements, effectuez l'évaluation des changements internes, communiquez avec les ministères concernés et avec l'équipe, mettez-les en oeuvre ou lancez des projets, demandes à l'informatique au besoin Participer à tout projet ayant une incidence sur l'équipe, que ce soit en vertu d'un nouveau règlement ou en vertu de la Banque, participer ainsi aux ateliers, réunions, à la délégation de gestion (pour définir les besoins opérationnels, effectuer les essais et toute autre tâche requise) Faire participer les autres membres de l'équipe au besoin Participer à la gestion du changement au sein de l'équipe en communiquant de façon proactive sur les différents projets et en accompagnant l'équipe dans le changement Assurez-vous que les procédures et les processus sont mis à jour en conséquence et communiqués à tous les intervenants, y compris les équipes de documentation client des différentes directions générales.