Senior Administrative Assistant / Event Planner — Roche

Description complète

Chez Roche vous pouvez vous montrer comme vous-même, embrassé pour les qualités uniques que vous apportez. Notre culture encourage l'expression personnelle, le dialogue ouvert et les liens authentiques, où vous êtes apprécié, accepté et respecté pour qui vous êtes, vous permettant de prospérer à la fois personnellement et professionnellement. C'est ainsi que nous visons à prévenir, à arrêter et à guérir les maladies et à veiller à ce que chacun ait accès aux soins de santé aujourd'hui et pour les générations à venir. Rejoignez Roche, où chaque voix compte.

La position

Responsabilités essentielles

Pour accomplir avec succès ce travail, une personne doit être en mesure d'apprendre ou d'accomplir ces tâches et responsabilités essentielles :

• Organise les nominations, les réunions, les itinéraires de voyage et coordonne les arrangements connexes.
• Préparer et gérer les rapports de dépenses par règlement.
• Assister aux réunions, consigner et distribuer les comptes rendus des réunions.
• Préparer et analyser des tendances complexes, des rapports et des présentations en tirant des données de diverses sources.
• Aider à l'établissement des rapports sur le budget et les projets au besoin.
• Recherche, collecte, compilation et analyse une grande variété de données et de demandes d'information complexes.
• Concevoir des procédures pour tenir des dossiers, des dossiers et des procédures confidentiels.
• Conception de modèles opérationnels pour les sites.
• Préparer et lancer la correspondance et les mémorandums de routine et non courants.
• Responsable de la diffusion exacte d'une variété de communications et d'information qui touchent l'organisation.
• Peut avoir une responsabilité de supervision informelle.
• Nécessite une vaste expérience, des compétences et une connaissance des politiques et des pratiques organisationnelles
• Responsable du maintien et de l'amélioration continue de la qualité et des objectifs.
• Responsable de l'achat de l'ordre à l'exécution de PO dans le système SAP.
• Examine les factures reçues et les introduit dans le système SAP, confirmant que les frais sont pour les concepts et les montants corrects
• Coordonner et soutenir les achats et la gestion des installations dans les domaines suivants : nettoyage, repas (café, thé, etc.). et d'autres au besoin.
• Soutient tous les besoins en santé au travail, y compris la participation et/ou la contribution au comité d'urgence et à la SHE.
• Coordonner les événements d'engagement, tels que les inaugurations, les mairies, la réunion mondiale des LT.
• Responsable de la réception et autres sauvegardes Admin

QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation et expérience

• Diplôme universitaire
• Au moins 5 ans d'expérience administrative, ce qui comprend le soutien à un chef supérieur.
• Connaissance des systèmes et procédures de gestion des bureaux
• Expérience de travail en utilisant des outils collaboratifs tels que Google Suite
• Compétence du bureau des États membres

Connaissances, compétences et capacités

• Compétences solides en matière d'organisation et de planification
• Capacité à gérer plusieurs fonctions en même temps
• Communication orale et écrite efficace et efficace, y compris une forte exigence en anglais
• Compétences informatiques avancées
• Capacité démontrée d'exercer un jugement indépendant et d'utiliser des compétences avancées en raisonnement
• Compétences bien développées en analyse et en résolution de problèmes
• Nécessite la capacité de travailler avec des informations hautement confidentielles.

Certifications, licences et/ou enregistrements

• Non requis

DÉMANDES PHYSIQUES/ENVIRONNEMENT DU TRAVAIL

Dans l'exercice de ses fonctions, l'employé est régulièrement tenu de se tenir debout; d'utiliser les mains pour doigter, manipuler ou sentir; d'atteindre avec les mains et les bras; de s'asseoir et de parler, d'entendre ou d'odeur. L'employé est parfois tenu de marcher et de s'agenouiller ou de s'agenouiller. L'employé doit aussi parfois soulever et/ou déplacer jusqu'à 5 livres. Les capacités de vision spécifiques requises par ce travail comprennent la vision étroite, la perception de la profondeur et la capacité d'ajuster la concentration. Les caractéristiques de l'environnement de travail décrites ici sont représentatives de celles qu'un employé rencontre dans l'exercice de ses fonctions essentielles. Des mesures d'adaptation raisonnables peuvent être prises pour les personnes handicapées - l'évaluation de la condition physique sera effectuée par le ou les médecins de l'entreprise. Employé