Global Commercial Administrative Assistant (m/f/d) — Givaudan

Description complète

Rejoignez-nous et célébrez la beauté de l'expérience humaine. Créer pour des vies plus heureuses et plus saines, avec amour pour la nature. Ensemble, avec passion et créativité, nous livrons des innovations alimentaires, des parfums inspirés de l'artisanat et développons des solutions de beauté et de bien-être. Il y a beaucoup à apprendre et beaucoup à apprendre, avec plus de 17 000 employés dans le monde entier pour explorer des idées et des ambitions avec. Chaque jour, votre talent, votre esprit novateur et votre détermination façonneront notre avenir, faisant une différence positive sur des milliards de personnes. Chaque essence de vous enrichit notre monde. Nous sommes Givaudan. De nature humaine.

En tant qu'assistant administratif commercial mondial (m/f/d), vous serez directement rattaché à notre responsable de compte mondial à Vernier (Suisse). Vous serez le premier contact pour toutes les tâches administratives du Global Account Manager d'un grand compte commercial. Vous prendrez en charge les processus et les initiatives pour améliorer l'efficacité organisationnelle. De plus, vous soutiendrez les projets ministériels mondiaux dans la réalisation d'activités telles que l'élaboration de présentations, l'établissement de rapports et la surveillance des indicateurs pour aider à atteindre les objectifs ministériels.

Dans ce rôle passionnant, vous allez

• Appui administratif au gestionnaire de compte mondial
• Surveiller les opérations administratives quotidiennes, notamment la gestion de calendriers complexes, l'organisation de réunions à fort débit et l'organisation de systèmes de classement complets.
• Gérer tous les arrangements de voyage mondiaux et soumettre rapidement des rapports de dépenses.
• Gérer l'organisation des bureaux.
• Appui ministériel
• Assurer la coordination et le soutien administratif des activités et des initiatives ministérielles.
• Coordonner la logistique pour les réunions et événements sur place ou hors site du client ou du ministère, y compris la sélection des lieux, la restauration, l'installation technologique et le suivi post-événement.
• Rapports
• Compiler, analyser et présenter les données ministérielles pour les rapports, les présentations et la planification stratégique, en déterminant les tendances et les points de vue pour éclairer la prise de décisions.
• Effectuer des tâches simples liées aux données liées aux systèmes de données clients et internes.
• Effectuer la maintenance des systèmes et la gestion des données pour fournir des données de ventes fiables (SAP PCDM, SST).
• Communication
• Soyez le premier contact pour les demandes de renseignements concernant le ministère, démontrant de solides compétences en résolution de problèmes pour régler les problèmes et les demandes de renseignements directes.
• Préparer l'ordre du jour détaillé des réunions, prendre des procès-verbaux détaillés et assurer le suivi des mesures à prendre, en assurant la responsabilisation et le suivi des progrès.
• Collaborer avec les membres de l'équipe pour recueillir du contenu et des idées pour les présentations, en résumant l'information dans des diapositives cohérentes et pertinentes.

Votre profil de réussite comprend

• Diplôme d'études secondaires ou expérience équivalente; une formation ou une certification supplémentaire en administration ou dans un domaine connexe est bénéfique.
• 10 ans d'expérience dans un rôle de soutien administratif est nécessaire, avec une préférence pour les candidats qui ont travaillé dans des fonctions globales/corporelles.
• Compétence en anglais et en français.
• Compétence en Microsoft 365, Excel avancé, logiciel de gestion de projet et bases de données.
• Compétences exceptionnelles en gestion de l'organisation et du temps, avec la capacité de prioriser les tâches.
• Fortes aptitudes interpersonnelles et de communication dans une équipe mondiale.
• Une grande attention accordée au détail, à la pensée critique et à la résolution des problèmes, avec une approche proactive pour identifier et relever les défis
• Capacité de gérer la confidentialité des renseignements personnels et commerciaux.

Nos avantages

Aide aux soins de santéDélai d'aide et congé familialPlan de retraiteClubs de sport et de loisirsBoutique d'entrepriseRestaurant du personnel Indemnité de mobilité

Êtes-vous intéressé par ce défi passionnant? Nous sommes impatients de recevoir votre candidature! Veuillez joindre votre CV, lettre d'accompagnement, diplôme et certificat de travail.

#LI-Hybrid

Chez Givaudan, vous contribuez à de délicieuses expériences de goût et de parfum qui touchent les vies des gens.

Nous apprécions les différentes perspectives qui proviennent de diverses cultures, milieux et expériences.

Chacun, indépendamment de sa race, de son identité de genre, de son orientation sexuelle, de son âge, de son handicap, de sa culture, de sa religion ou de toute autre situation personnelle, est chaleureusement accueilli à Givaudan, un lieu où nous aimons tous être et grandir.

Chaque essence de vous enrichit notre monde. Rejoignez-nous pour faire la différence ensemble.