Collaborateur Services Généraux (H/F) — Edmond de Rothschild

Description complète

Rattaché-e au département des Services Généraux, vous serez en charge de la gestion de l'ensemble des archives de la Banque.

Responsabilités Archives

• Assure la gestion globale des archives de la Banque, tant internes qu’externalisées.
• Réalise et met à jour l’inventaire des boîtes d’archives dans l’outil informatique dédié.
• Centralise les inventaires transmis par les différents départements.
• Veille à la mise à jour régulière des inventaires d’archives des départements de la Banque.
• Assure le contrôle et le suivi des archives au moyen du programme interne.
• Répond aux demandes de recherche et de localisation de boîtes formulées par les autres départements.
• Remplace le Responsable des archives dans l’exercice de ses fonctions en cas d’absence.
• Participe, selon les besoins, aux projets liés à l’activité des archives.
• Scanne et numérise selon les besoins

Manutention

• Assure la livraison des boîtes d’archives demandées aux services concernés.
• Collecte les boîtes d’archives auprès des départements, puis en assure le classement, le rangement et l’organisation dans les espaces dédiés.
• Organise, lorsque nécessaire, le stockage des archives sur palettes.
• Coordonne le transport des boîtes d’archives vers les services demandeurs.
• Procède, sur demande et conformément aux procédures en vigueur, à la destruction des archives arrivées à échéance.
• Veille au maintien d’un classement des archives à jour, structuré et optimisé.

Administratif

• Passe les commandes auprès des fournisseurs dans le cadre de son activité.
• Contribue à l’élaboration et au suivi des statistiques liées à l’activité des archives.
• Participe à la rédaction, à la mise à jour et à l’amélioration des directives et processus de travail propres à son secteur.
• Connaît, applique et veille au respect des directives et procédures internes relevant de son domaine d’activité.

Compétences

• Expérience de 1 à 3 ans dans un poste similaire
• Très bonnes connaissances de la législation en matière d’archives
• Aisance avec les outils informatiques / bonne pratique de la suite Microsoft Office
• Profil rigoureux, organisé et méthodique
• Bonne résistance physique
• Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit
• Permis de conduire exigé
• Résidence en Suisse obligatoire

Sans nouvelles de notre part sous un mois, vous pourrez considérer que votre candidature n'aura pas été retenue.