Manager, Governance — Gavi, the Vaccine Alliance

Description complète

Titre du poste : Gestionnaire, Gouvernance Type de contrat / durée : 5 ans Lieu : Genève Département : Gouvernance Équipe : Gouvernance Rapports À : Directeur, Gouvernance / Chef, Gouvernance Carrière Étape : 3 1. À propos du rôle Le gestionnaire, Gouvernance assure le fonctionnement efficace du conseil d'administration de Gavi Alliance, de ses comités et du conseil d'administration de l'IFFim en fournissant des processus de gouvernance, de la documentation et de la coordination de haute qualité. Ce rôle est au centre des interactions avec les membres du Conseil et du Comité, les représentants des circonscriptions, les dirigeants du Secrétariat et les partenaires de l'Alliance, notamment l'OMS, l'UNICEF, la Banque mondiale, la société civile et les gouvernements donateurs. Le poste fournit un soutien opérationnel et analytique à l'ensemble des activités de gouvernance, gère les cycles de réunions de bout en bout, veille au respect des normes de gouvernance et permet une prise de décisions précise, transparente et opportune. Le gestionnaire, Gouvernance, dirige également des projets d'amélioration de la gouvernance délégués et sert de point de référence pour le personnel du Secrétariat qui prépare les documents du Conseil et du Comité. 2. Principales responsabilités

• Documentation du conseil d'administration et du comité : Diriger la préparation, l'assurance de la qualité et la finalisation des documents, des procès-verbaux, des présentations et de la correspondance officielle, en assurant l'exactitude, la clarté et le respect des normes de gouvernance.
• Coordination de la réunion sur la gouvernance : Coordonner les cycles des réunions du Conseil et du Comité, gérer les échéanciers, les étapes d'approbation, les séquences d'examen et la distribution des documents pour une prestation sans heurt et conforme.
• Gestion des dossiers et de la documentation sur la gouvernance : Ébauche et tenue à jour des procès-verbaux de haute qualité, gestion des dossiers décisionnels et des archives, et contrôle des documents prêt à l'audit et mise en forme de l'information sur la gouvernance.
• Circonstances et liaison avec les intervenants : servir de premier contact pour les parties prenantes et les principaux intervenants, traiter les demandes de renseignements, maintenir les flux d'information et appuyer la participation efficace des partenaires et des équipes du Secrétariat.
• Processus de gouvernance opérationnelle et administrative : gérer les processus d'approvisionnement, de passation de marchés et de fourniture de services pour les activités de gouvernance, assurer la conformité avec les systèmes internes et la saisie précise des données dans les plateformes telles que SAP, Salesforce et l'équivalent
• Amélioration de la gouvernance et soutien consultatif: Fournir des initiatives d'amélioration de la gouvernance, des projets de numérisation et d'optimisation des processus, et fournir des conseils au personnel du Secrétariat pour assurer l'application cohérente des normes de gouvernance. 3. Votre expérience et vos compétences
• Typiquement de 5 à 7 ans, gérer les cycles complets du conseil d'administration et du comité, y compris les documents prêts pour la gouvernance, les procès-verbaux de haute qualité et la coordination de l'examen et de l'approbation.
• Expérience de la coordination des processus de gouvernance dans les contextes internationaux, de la gestion des demandes de renseignements, de la consolidation des intrants et du traitement des communications sensibles.
• Expérience des procédures et systèmes institutionnels, y compris le contrôle des documents, la version, l'approvisionnement/la passation de marchés et les plateformes telles que SAP, Salesforce (ou similaire), préférées.
• Expérience à l'appui des réunions sur la gouvernance, coordination des contributions des équipes selon les échéances et application de la gestion de projet pour suivre les échéances et prévoir les dépendances; exposition aux initiatives d'amélioration de la gouvernance est un avantage. Éducation et qualifications:
• Diplôme universitaire en sciences sociales, en affaires, en économie ou dans des domaines similaires Préféré :
• Formation en gouvernance d'entreprise et/ou certification fortement préférée:
• Processus de gouvernance et gestion des flux de travail (avancée) : Capacité de gérer les flux de travail de gouvernance, de coordonner les cycles d'approbation, de suivre les échéances et d'assurer l'harmonisation avec les normes du Conseil et du Comité.
• Gestion de la documentation (Avancé) : Compétence pour saisir et synthétiser des discussions complexes et délicates dans des minutes précises et des documents prêts à la gouvernance.
• Coordination et communication des intervenants (avancée) : Capacité de gérer divers intervenants, de maintenir des flux d'information précis et de produire des communications écrites et verbales claires et concises (y compris la correspondance au niveau du conseil d'administration).
• Gestion des données et de l'information (Strong): Compétence en contrôle des documents, en version, en archivage et en intégrité des données, en utilisant des systèmes tels que SAP, Zycus, Salesforce ou similaires.
• Conformité opérationnelle et exécution administrative (avancée) : Capacité de gérer les processus d'approvisionnement, de passation de marchés et d'administration conformément aux politiques internes et aux exigences de gouvernance. Langues nécessaires
• Connaissance écrite et orale en anglais requise.
• Le français préféré. 4. Comment vous travaillez (comportements et mentalités)
• Conscients et discrets sur le plan politique : Navigue dans des environnements complexes et multiculturels avec une forte sensibilisation des intervenants, un jugement sain et un haut niveau de confidentialité et de discrétion.
• Communication claire et efficace : Communique l'information complexe avec clarté, adapte la messagerie à divers publics et assure une communication transparente et opportune.
• Collaborative & low-ego mindset: Bâtit des relations solides, travaille sans heurt entre les équipes et adopte une approche pratique axée sur les résultats collectifs au-dessus de la hiérarchie.
• Exécution et responsabilisation fiables : prend en main les processus de gouvernance pour aller de l'avant, gère plusieurs priorités avec une grande attention aux détails et suit de près.
• Agile et résilient sous pression : s'adapte à l'évolution des priorités et des contextes organisationnels, fonctionne efficacement dans des environnements à haute pression et reste orienté vers les solutions pendant les périodes de changement.