Assistante ou Assistant de la responsable des soins de la Division privée - 80% — HUG

Description complète

Rattaché ou rattachée directement à la Responsable des soins (RS), vous assurez l’organisation et la gestion complète du secrétariat des soins de la Division privée (DP) avec un haut niveau d’autonomie, d’efficacité et de fiabilité. Votre connaissance de l’institution, de ses processus et de ses enjeux vous permet d’intervenir de manière pertinente et cohérente dans le suivi des dossiers et la coordination des activités. À ce titre, vous assurez la coordination des activités de la Responsable des soins et contribuez à la fluidité du fonctionnement de la Division privée. Vous organisez et pilotez la gestion des agendas, coordonnez les séances et en assurez le suivi complet : préparation des ordres du jour, collecte et consolidation des informations, suivi des dossiers, rédaction des procès-verbaux et mise en œuvre du suivi des décisions. Véritable partenaire organisationnel de la Responsable des soins, vous participez au suivi des priorités stratégiques, à la coordination de projets et à la gestion des échéances. Vous assurez la mise à jour des tableaux de bord, le suivi d’indicateurs liés notamment aux effectifs, aux ressources et aux budgets, et veillez à la circulation efficace de l’information entre les différents acteurs concernés. En collaboration étroite avec les cadres soignants de la Division privée, vous coordonnez le suivi des horaires et des absences des responsables d’équipe et contribuez à l’intégration ainsi qu’à l’accompagnement administratif du nouveau personnel selon les délégations définies par votre hiérarchie. Grâce à votre aisance relationnelle et à votre vision transversale des activités, vous jouez un rôle clé d’interface entre les équipes soignantes, les services supports, les partenaires internes et externes. Vous veillez à la cohérence des actions menées, favorisez la collaboration et contribuez activement à l’avancement des projets et des dossiers institutionnels. Vous assurez un soutien organisationnel, communicationnel et de coordination indispensable à la conduite des activités et des projets de la division. Par votre capacité à anticiper, à prioriser et à analyser les situations, vous êtes un acteur central dans le suivi des dossiers complexes et la mise en œuvre des décisions. Votre professionnalisme, votre autonomie, votre sens de l’initiative et votre capacité à coordonner de multiples interlocuteurs et interlocutrices vous permettent d’évoluer dans un environnement exigeant, tout en garantissant la confidentialité des informations traitées et le respect des règles institutionnelles.