Assistant évènementiel et administratif (H/F) — Patek Philippe

Description complète

Mission

Au sein de la division Commercial et Marketing, l'Assistant Evènementiel et Administratif aura pour mission principale de seconder la Responsable Évènementiel dans l'organisation et l'animation des évènements de niveau supérieur pour la clientèle des Salons (partenaires, clients VIP…). Ses missions couvriront la gestion logistique, la coordination des prestataires externes, les aspects budgétaires, et la communication en interne dans le respect du cahier des charges et des délais.

Responsabilités

• Collecter les noms des clients auprès de l'équipe de vente
• Contacter les clients pour les inviter à l'événement.
• Assister à la préparation de la présentation.
• Envoyer les 'save the date' puis organiser et superviser l'envoi des invitations papier.
• Maintenir la liste à jour et veiller au stock des invitations.
• Mettre à jour la participation respective dans le CRM.
• Fournir les informations concernant l'événement à la sécurité.
• Réserver les limousines pour les transferts clients; réserver des places de parking.
• Réserver les hôtels et les restaurants.
• Coordonner le travail du traiteur (budget, menu, service, horaires).
• Coordonner les décorations florales (y.c. le sapin de Noël) avec le fleuriste.
• Suivre les livraisons des fournisseurs (table d'été et de Noël).
• Réserver la salle à manger ou le restaurant.
• Réserver le matériel pour le traiteur (tables et chaises, nappes, vaisselle...).
• Réserver le service d'un photographe.
• Préparer les cadeaux clients.

Profil recherché

• Bachelor en Hospitality Management, Relations Publiques, diplôme d’une école spécialisée en communication (ou équivalent).
• 2 à 5 ans d'expérience dans le domaine de l'évènementiel
• Forte sensibilité métier et à l’univers du Luxe
• Excellentes connaissances techniques et historiques de la marque et des produits.
• Compétences linguistiques indispensables: Français/ Anglais, autre(s) langue(s) un atout.
• Excellent relationnel avec l’ensemble des parties (clients, équipes et intervenants)
• Bonnes compétences rédactionnelles
• Capacités d’organisation et de coordination
• Capacité à travailler sur plusieurs tâches en même temps
• Réactivité et capacité à résoudre des problèmes rapidement
• Parfaite maîtrise des outils de gestion et de marketing (logiciels CRM, plateforme d’inscription, e-mailing)
• Parfaite maîtrise des logiciels de bureautique (Suite Office : Word, Excel et tableaux de suivi budgétaires et de présentations)
• Excellente présentation.

Référence du poste

3661