Administrative Assistant – Fixed-Term Contract — TotalEnergies

Description complète

Contexte & Environnement: TotalEnergies a développé une solide expertise dans le pétrole et les biocarburants, le gaz naturel, l'électricité et les énergies à faible intensité de carbone. Nos activités de trading se déroulent depuis nos principaux centres de Genève, Paris, Houston, Dubaï et Singapour. Basé à Genève, vous rejoindrez l'équipe de l'administration des transactions et fournirez un soutien administratif et logistique à la direction, aux chefs de bureau et aux commerçants. Ce poste est offert sous forme de contrat à durée déterminée pour couvrir le congé de maternité, de novembre 2026 à juin 2027. Ce rôle fonctionne dans un environnement commercial ouvert et rapide où les priorités peuvent changer rapidement. Elle exige de la réactivité, de la discrétion, de la souplesse et un bon état d'esprit de service. Activités : En tant qu'adjoint administratif, vos principales responsabilités seront les suivantes :

• Fournir un soutien administratif quotidien au Trading Floor.
• Tenir à jour l'information sur le personnel, les annuaires téléphoniques, les plans de sièges et les dossiers de présence des employés.
• Organiser les voyages d'affaires, y compris le transport, l'hébergement, les demandes de visa et les autorisations de voyage.
• Préparer et suivre les rapports de dépenses et les demandes de remboursement.
• Recevoir et distribuer le courrier, les colis et les livraisons par messagerie.
• Coordonner les inscriptions pour les conférences et les sessions de formation.
• Préparer les salles de réunion et veiller à ce que le matériel nécessaire soit disponible.
• Appuyer l'organisation d'événements internes, d'ateliers, de conférences et d'activités après le travail.
• Accueillir les visiteurs et fournir un soutien ad hoc aux équipes de trading.
• Répondre efficacement aux demandes urgentes et de dernière minute. Profil du candidat :
• Vous avez déjà une expérience dans un poste d'assistant administratif, d'assistant d'équipe ou de soutien similaire.
• L'expérience d'un environnement commercial, bancaire, financier ou autre à un rythme rapide serait un avantage.
• Vous maîtrisez couramment le français et avez un bon niveau professionnel d'anglais.
• Vous êtes compétent en Microsoft Office, en particulier Outlook, Word, Excel et PowerPoint. La connaissance de Microsoft Copilot serait un atout.
• Vous avez de solides compétences organisationnelles et une excellente attention aux détails.
• Vous pouvez gérer plusieurs priorités, assurer un suivi efficace et respecter les délais.
• Vous êtes réceptif, adaptable et confortable à travailler sous pression.
• Vous démontrez de solides compétences interpersonnelles et une approche axée sur le service.
• Vous êtes fiable, discret et capable de traiter des informations confidentielles.
• Vous pouvez travailler de façon indépendante, prendre des initiatives et collaborer efficacement avec différents intervenants. Nous sommes déterminés à répondre aux besoins énergétiques d'une population croissante et nous sommes engagés dans la transition énergétique. La volatilité des marchés du commerce de l'énergie exige l'excellence dans la gestion des risques et une culture de l'innovation. Nous acceptons pleinement la révolution numérique. Nos gens s'épanouissent dans un environnement qui favorise l'expertise, l'esprit d'entreprise, l'agilité et une culture axée sur l'objectif, créant des occasions illimitées d'apprendre, de grandir et de réussir en collaboration. Renforcer les compétences de notre peuple est un pilier clé de notre culture : nous formons notre peuple à assurer son développement et nous nous engageons à encourager la sécurité dans toutes nos actions. Nous recherchons passion, ambition et ouverture d'esprit. Alors que nous évoluons dans une industrie exigeante qui demande à être toujours à la pointe, nous cultivons un milieu de travail amical où nos gens se sentent bien, où l'esprit d'équipe et le respect guident notre routine quotidienne, où la diversité de nos gens et leurs compétences créent une expérience nourrissante pour nous tous. Informations complémentaires: TotalEnergies valorise la diversité, favorise la croissance individuelle et offre des carrières sur un pied d'égalité.