Verwaltungssachbearbeiter/in / Front Office — Etat de Fribourg

Description complète

Pouvoir de nomination / ministère / institution

Le Baubaumt (HBA) est un service central du canton de Fribourg, dont la mission est de développer, construire, acquérir, louer et entretenir le portefeuille immobilier du canton de Fribourg – composé d'environ 700 objets.

L'agent administratif est affecté à la section des finances et de l'administration et assume une importante fonction interdivisions au sein de l'ACS. Elle assure le bon fonctionnement quotidien du service, soutient les équipes dans leurs tâches administratives et assure le traitement minutieux des dossiers, des commandes, de la correspondance et des procédures. En tant que point de contact privilégié pour les partenaires internes et externes, il contribue directement à la qualité des services fournis et au bon déroulement des activités de la HBA.

Faites partie de notre équipe !

En tant qu'employeur, l'État favorise la compatibilité de la vie professionnelle et privée et offre à ses employés un environnement de travail moderne et des conditions de travail attrayantes. Vous trouverez plus d'informations sur cette page.

Pour renforcer notre équipe administrative, nous cherchons un agent administratif expérimenté capable de naviguer dans un environnement dynamique où les priorités peuvent changer rapidement et où la qualité du service est une priorité absolue.

Leurs tâches

Dans le secrétariat du bureau de la construction, vous jouez un rôle central pour la bonne administration du service. Ses principales tâches sont les suivantes :

• Assurer la réception téléphonique et la réception des visiteurs
• Traitement du courrier entrant et préparation de la correspondance sortante
• gérer le calendrier des bureaux et organiser des réunions pour le service
• Saisir et suivre les commandes et agir comme personne-ressource pour ces processus et l'utilisation de l'application ERP
• Soutenir et accompagner les employés dans l'utilisation des outils et des procédures administratives
• la préparation et l'accompagnement administratif des procédures de passation des marchés publics, notamment l'établissement des documents relatifs aux offres et aux décisions administratives;
• Assurer la traçabilité des dossiers dans les systèmes de gestion
• Assurer la cohérence des processus de gestion au sein de l'équipe
• participer à l'amélioration continue des processus opérationnels et contribuer au développement des méthodes de travail
• Soutenir la gestion du personnel sur des points spécifiques

Profil désiré

• Achèvement en tant que femme d'affaires EFZ ou formation équivalente
• 5 ans d'expérience professionnelle prouvée dans une fonction administrative exigeante nécessitant indépendance, initiative, orientation de la solution et amélioration continue
• Excellente connaissance de Microsoft 365 et utilisation sécurisée des outils informatiques, en particulier SAP S/4HANA et/ou Axioma
• Ils ont un fort sens de la fonction publique et s'intéressent aux processus administratifs qui exigent organisation, soin et précision.
• la capacité de comprendre rapidement les nouveaux processus opérationnels
• Ils sont capables de gérer plusieurs tâches en même temps et apprécient le travail de l'équipe ainsi que le contact avec différents contacts.
• Excellente connaissance du français en mots et en écriture et bonne connaissance de l'allemand

Coordonnées

Richelle Hartmann, Administration responsable, [email protected], T +41 26 305 38 60