Administrative Assistant — Idorsia Pharmaceuticals

Description complète

À propos d'Idorsia Pharmaceuticals Ltd

Basé près de Bâle, en Suisse – un pôle européen de biotechnologie – Idorsia dispose d'une équipe hautement expérimentée de professionnels dévoués, couvrant toutes les disciplines du banc au chevet; QUVIVIQTM (daridorexant), un type différent de traitement par insomnie avec le potentiel de révolutionner ce problème croissant de santé publique; des partenaires solides pour maximiser la valeur de notre portefeuille; un pipeline de développement en interne prometteur; et un moteur de découverte de médicaments spécialisé axé sur les médicaments à petites molécules qui peuvent changer le paradigme de traitement pour de nombreux patients.

Nous cherchons un assistant administratif hautement proactif et débrouillard pour servir de partenaire de confiance au chef des opérations techniques, à l'équipe de leadership TechOps et à l'ensemble de l'organisation TechOps. Le candidat retenu prendra en charge un large éventail d'activités administratives et opérationnelles, anticipera les besoins, réglera les problèmes de façon indépendante et contribuera au bon fonctionnement quotidien de la division.

Responsabilités professionnelles

Soutien exécutif et départemental

• Agir en tant que partenaire de confiance du chef de l'équipe TechOps et de l'équipe de leadership TechOps, en fournissant un soutien administratif et organisationnel proactif et en anticipant les besoins.
• Gérer et prioriser de façon indépendante un large éventail d'activités administratives ministérielles, en assurant un suivi efficace et des opérations quotidiennes sans heurts.
• Surveiller les actions ouvertes et assurer un suivi opportun auprès des intervenants internes et externes.
• Recenser les lacunes et les inefficacités des processus administratifs et proposer des améliorations pratiques.
• Préparer les ordres du jour, coordonner le matériel de réunion et prendre des minutes pour les réunions de l'équipe de leadership TechOps.
• Maintenir l'organigramme TechOps, les listes de diffusion et les droits d'accès SharePoint.
• Organiser les voyages du chef des Opérations techniques et d'autres membres de la division, au besoin.
• Suivre le budget du Ministère et donner un aperçu régulier des dépenses, y compris les frais de voyage, de formation et de restauration.
• Agir en tant que coordonnateur de la gestion des installations, assurer la liaison avec la gestion du site pour anticiper les besoins en locaux à bureaux et coordonner l'allocation des bureaux avec le chef de TechOps. Gérer le courrier entrant et sortant et assurer la disponibilité des fournitures de bureau.
• Veiller à ce que les renseignements pertinents soient communiqués en temps opportun dans toute la division.

Réunion, événement et coordination des visiteurs

• Organiser des réunions internes et externes, y compris les réservations de salles, la logistique et la réception des visiteurs. Coordonner les activités ministérielles et d'équipe.

Recrutement, embarquement et soutien hors-bord

• Coordonner et planifier les entrevues en liaison avec les RH et les partenaires externes.
• Gestionnaires de secteur de soutien avec employés à bord et hors-bord, y compris la coordination de l'équipement de TI et des activités administratives connexes.

Gestion des contrats, des signatures et des PON

• Coordonner les processus contractuels et la collecte des signatures électroniques, y compris l'administration d'Adobe Acrobat Sign.
• Gérer le dépôt des documents juridiques et assurer la liaison avec le Département juridique en ce qui concerne l'archivage et le suivi.
• Fournir un soutien administratif aux équipes de TechOps pour la préparation et le formatage des procédures d'exploitation normalisées (PON).

Exigences du candidat

• Qualification pertinente en aide à la gestion, en administration des affaires ou dans un domaine comparable, combinée à plusieurs années d'expérience à l'appui d'un ministère, d'une division ou d'un cadre supérieur dans un environnement international.
• Expérience démontrée appuyant les cadres supérieurs ou les chefs de département dans un environnement accéléré.
• Hautement autonome, débrouillard et automotivé, capable d'anticiper les besoins, d'exercer un bon jugement et de mener des activités à terme sans supervision étroite.
• De solides compétences organisationnelles et de résolution de problèmes, avec la capacité de naviguer l'ambiguïté, de fixer des priorités et de gérer de multiples demandes concurrentes.
• Un fort sentiment d'appropriation et de responsabilité, associé à une attitude proactive et axée sur le service.
• Excellente attention aux détails et à un style de travail fiable et structuré. De solides aptitudes interpersonnelles et de communication, avec la capacité de collaborer efficacement entre les fonctions et les niveaux d'ancienneté.
• Excellente maîtrise de l'anglais parlé et écrit. L'allemand et/ou le français seraient un atout important.
• Bonne commande des applications Microsoft Office, y compris Word, Outlook, PowerPoint et Visio.
• Au moins cinq ans d'expérience pertinente en administration financière, en achat et/ou en gestion des stocks.
• L'expérience avec Coupa et SAP S/4HANA serait un avantage.
• Capacité de travailler efficacement, de façon indépendante et dans le cadre d'une équipe, y compris sous pression.
• Un bon jugement dans le traitement des informations sensibles et une capacité prouvée de maintenir une confidentialité stricte.
• L'expérience de l'industrie pharmaceutique serait un avantage.
• La compréhension de base d'un environnement GxP et des réglementations pharmaceutiques pertinentes, y compris EudraLex Volume 4, serait un avantage

Lieu de travail: Bâle

Pays: Suisse

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