Executive Assistant & Office Coordinateur — UBS

L'adjoint exécutif et coordonnateur du bureau est essentiel pour assurer une coordination efficace des priorités de l'exécutif et des activités quotidiennes du bureau. Le poste exige de solides compétences organisationnelles, une grande discrétion et la capacité de gérer plusieurs priorités dans un environnement où les cadres supérieurs sont rapides. Il s'agit d'un rôle en poste à l'administration centrale de Salt Lake City et exige une présence régulière sur place pour répondre aux besoins en affaires et en leadership. Principales responsabilités : Opérations et coordination des bureaux • Servir de contact opérationnel clé pour le bureau du siège de la UBS Bank USA Salt Lake City. • Coordonner les opérations du bureau, y compris la gestion des visiteurs, l'aménagement des sièges, la logistique des réunions et le soutien administratif général. • S'associer aux installations, à la sécurité et à l'équipe de gestion de Salt Lake City pour assurer des opérations de bureau fluides et efficaces. • Appuyer les activités plus vastes de gestion des bureaux, y compris la supervision des fournitures, du matériel et de l'organisation des espaces de travail. Soutien à la direction et à la gouvernance • Fournir un soutien administratif au chef de la gouvernance, y compris la gestion du calendrier, la préparation des réunions et la coordination des priorités. • Coordonner les réunions du comité de gestion et de la gouvernance, y compris le calendrier, le suivi des participants, la préparation du matériel et la logistique, au besoin. Réunions, événements et engagement des cadres supérieurs • Aider à planifier et à coordonner les réunions de leadership sur place, les mairies et les visites de cadres. • Fournir un soutien sur place aux cadres supérieurs en visite (CEO, président), en assurant une expérience transparente pendant les visites à Salt Lake City. Soutien administratif et opérationnel • Gérer les demandes d'achat, y compris l'approbation et la coordination des achats de fou