Fachspezialist:in Studienadministration (w/m/d) — ETH Zürich

Vollständige Beschreibung

Fachspezialist:in Studienadministration (w/m/d)

90%-100%, Zürich, unbefristet

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An der ETH Zürich studieren über 20'000 Studierende auf Bachelor- und Masterstufe oder sind als Hörerinnen und Hörer eingeschrieben. Die Abteilung Akademische Dienste schafft die administrativen Grundvoraussetzungen für die Lehre und verantwortet zentrale Prozesse des Lehrbetriebs für die gesamte ETH Zürich.

Der Bereich Studienadministration ist Teil der Akademischen Dienste und begleitet Studierende vor und während des Studiums in administrativen Fragestellungen. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir per 1. November 2026 oder nach Vereinbarung eine engagierte und verantwortungsbewusste Persönlichkeit als Fachspezialist:in Studienadministration.

Stellenbeschreibung

• In dieser vielseitigen Funktion liegt der Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit auf der selbstständigen Bearbeitung von komplexen Sonderfällen im Studienbetrieb. Sie klären Sachverhalte sorgfältig ab, bereiten Entscheidungsgrundlagen vor, wirken aktiv an der Beurteilung mit und verfügen die getroffenen Einzelentscheide.
• Ein besonderer Fokus liegt auf der Bearbeitung von Gesuchen um Nachteilsausgleich sowie Fristverlängerungen. Dabei prüfen Sie die eingereichten Unterlagen, analysieren insbesondere medizinische Atteste und beurteilen die Gesuche unter Berücksichtigung der geltenden rechtlichen und internen Grundlagen.
• Sie übernehmen eine wichtige Schnittstellenfunktion zu internen und externen Stellen. Dazu gehören insbesondere die zuständigen Beratungsstellen, die Studienadministrationen der Studiengänge sowie weitere Ansprechpersonen innerhalb und ausserhalb der ETH Zürich. Die getroffenen Entscheide kommunizieren Sie klar, adressatengerecht und mit der notwendigen Sensibilität gegenüber den Gesuchstellenden sowie den beteiligten internen Stellen.
• Zusätzlich unterstützen Sie die Leitung der Studienadministration bei der Erstellung von Konzepten, Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen. Sie leisten einen aktiven Beitrag zur Weiterentwicklung der Prozesse innerhalb der Studienadministration und bringen sich konstruktiv in die Optimierung bestehender Abläufe ein.

Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene juristische oder verwaltungswissenschaftliche Ausbildung auf Stufe Universität, Fachhochschule oder Paralegal. Alternativ bringen Sie eine qualifizierte Ausbildung im Gesundheitswesen mit, beispielsweise im Bereich der medizinischen Administration.
• Sie bringen idealerweise Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung, im Hochschulumfeld oder in der Bearbeitung komplexer Einzelfälle mit. Erfahrung im Fallmanagement sowie ein Interesse an der Schweizer Hochschullandschaft sind ebenfalls von Vorteil.
• Fundierte Kenntnisse in der Analyse und Einordnung ärztlicher Atteste sind für diese Position von Vorteil.
• Sie arbeiten sehr sorgfältig, strukturiert und eigenständig. Komplexe Sachverhalte erfassen Sie rasch, analysieren diese differenziert und bereiten sie nachvollziehbar auf.
• Sie zeichnen sich durch ein hohes Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und einen professionellen Umgang mit sensiblen persönlichen und medizinischen Informationen aus.
• Sie kommunizieren stilsicher, klar und adressatengerecht – sowohl gegenüber Studierenden als auch gegenüber internen und externen Anspruchsgruppen.
• Sie schätzen den Austausch im Team sowie die Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachstellen innerhalb und ausserhalb der ETH Zürich.
• Neben ausgezeichneten Deutschkenntnissen verfügen Sie über sehr gute Englischkenntnisse. Kenntnisse weiterer Landessprachen sind von Vorteil.
• Eine hohe IT-Affinität sowie die Fähigkeit, sich rasch in neue Applikationen und digitale Prozesse einzuarbeiten, runden Ihr Profil ab.

Arbeitsort

Arbeits