Executive Assistant CPCO — Barry Callebaut

Vollständige Beschreibung

Über die Rolle Der Executive Assistant des Chief People & Culture Officer (CPCO) und VP Global Total Reward bietet hochrangige administrative und organisatorische Unterstützung, um eine effektive Führung und einen reibungslosen täglichen Betrieb zu ermöglichen. Als vertrauenswürdiger Partner sorgt diese Rolle für eine effiziente Koordination, eine klare Kommunikation und ein starkes Engagement der Stakeholder. Neben der Unterstützung des CPCO leitet der Executive Assistant das Zurich Assistant Network, treibt Best Practices voran, betreut Peers und fungiert als zentrale Koordinationsstelle für interne Stakeholder. Zu den wichtigsten Aufgaben gehören Executive Support

• Verwalten und optimieren Sie die CPCO-Agenda, um sicherzustellen, dass die Zeit den höchsten Wertprioritäten zugewiesen wird
• Koordinieren Sie die komplexe Besprechungsplanung, bereiten Sie Briefing-Materialien vor und sorgen Sie für rechtzeitige Folgemaßnahmen
• Behandeln Sie alle Reisearrangements, einschließlich Flüge, Unterkunft, Transport und Visabestimmungen
• Verwalten Sie Rechnungen, Anbieter-Setup und Kostenberichterstattung für den CPCO
• Bereiten Sie Materialien, Präsentationen und Dokumentationen für interne und externe Engagements vor Stakeholder & Kommunikationsmanagement
• Als professioneller und vertrauenswürdiger Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder
• Aufbau starker Arbeitsbeziehungen auf allen Ebenen der Organisation
• Gewährleistung einer klaren, zeitnahen und effektiven Kommunikation zwischen dem CPCO, den Führungsteams und den wichtigsten Partnern
• Bewahren Sie ein Höchstmaß an Vertraulichkeit bei der Behandlung sensibler HR- und Organisationsangelegenheiten auf Operational & Team Support
• Organisation der jährlichen Chairman’s Awards
• Unterstützung bei der Organisation von Team-Events, Leadership-Meetings und Offsites
• Koordination des Onboardings für Newcomer, einschließlich Agenden und Integrationsunterstützung
• Verfolgen Sie die wichtigsten Ergebnisse, verfolgen Sie die Aktionspunkte und tragen Sie dazu bei, die operative Exzellenz innerhalb des HRLT zu steigern Führung innerhalb der Assistant Community
• Führen Sie das Zurich Assistant Network, fördern Sie die Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung
• Mentor Peers, teilen Best Practices und tragen zum Aufbau einer starken, zusammenhängenden Assistenten-Community bei
• Handeln als zentrale Koordinationsstelle für Assistenten, die Führungskräfte unterstützen Über dich
• kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung als Executive Assistant (Direktionsassistentin) oder gleichwertig
• Mindestens 7-10 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften in schnelllebigen, multinationalen Umgebungen
• Nachgewiesene Erfahrung in der Unterstützung von C‐Suite-Führungskräften, idealerweise in HR- oder personenzentrierten Funktionen
• Fließend Deutsch und/oder Schweizer Deutsch und Englisch; zusätzliche Sprachen sind von Vorteil
• Starke IT-Kompetenzen, insbesondere im Microsoft 365-Umfeld
• Erfahrung in komplexen, matrixförmigen Organisationen mit mehreren Stakeholdern
• Erfahrung mit Concur, SAP, SuccessFactors und ServiceNow
• Vertrautheit mit HR-Prozessen, Terminologie und Organisationsdynamik
• Erfahrung im Führen oder Beitragen zu einem Assistentennetzwerk oder einer Praxisgemeinschaft