Office Manager at the Chair of Global Security — ETH Zürich

Vollständige Beschreibung

Büroleiter am Lehrstuhl für Globale Sicherheit

80%-100%, Zürich, befristet

Der neu eingerichtete Lehrstuhl für Globale Sicherheit, der von Prof. Annette Idler ist Teil des Department of Humanities, Social and Political Sciences (D-GESS) an der ETH Zürich. Der Lehrstuhl untersucht die globale Sicherheit, insbesondere in Bezug auf bewaffnete Konflikte, die globale illegale Wirtschaft, Übergänge von Krieg zu Frieden und die Zusammenhänge zwischen lokalen Konfliktdynamiken und globalen Veränderungen in Ordnung und Macht. Sein Mixed-Methods-Forschungsprogramm integriert die Theorie auf Makroebene mit detaillierter, kontextualisierter Feldforschung in Weltregionen, kombiniert qualitative, quantitative und computergestützte Ansätze und verbindet die Sozialwissenschaften mit der Komplexitätswissenschaft und anderen Disziplinen. Die internationale Forschungsgruppe des Lehrstuhls arbeitet eng mit internationalen Organisationen, Regierungen und der Zivilgesellschaft zusammen. Ab 2029, Prof. Zusätzlich übernimmt Idler die Leitung des Center for Security Studies (CSS) an der ETH Zürich.

Um die Operationen des Lehrstuhls während dieser Aufbauphase einzurichten und durchzuführen, suchen wir einen Office Manager (Administrative Officer) von 80-100%. Die Position ist zunächst befristet für zwei Jahre, entsprechend der geplanten Entwicklung des Lehrstuhls in Richtung 2029: einmal kommt das CSS auch unter Prof. Idlers Führung, gibt es die Aussicht auf Erweiterung und der Rolle in eine dauerhafte Position zu entwickeln.

Die Bewerbungen werden rollierend überprüft; das Screening der Bewerbungen beginnt am 12. Oktober 2026, und die Position bleibt bis zur Besetzung offen.

Beginn: 1. November 2026 oder so bald wie möglich danach.

Stellenbeschreibung

• Finanzen, Beschaffung & Grant Management (ETHIS/SAP): Unabhängige Haushaltsüberwachung, Finanzprognose, Jahresabschluss und tägliche Transaktionen (Ausgaben, Rechnungen, Beschaffung) neben der Erstellung von Drittmittelanträgen (z.B. SNF, EU) und der Erstellung und Überwachung von Verträgen und Vereinbarungen mit internationalen Mitarbeitern und Partnerorganisationen (in Abstimmung mit den zuständigen ETH-Stellen)
• Projekt-, Logistik- und Feldarbeit: Operationelles Tracking von Forschungsergebnissen, logistische Unterstützung für Feldforschung (einschließlich fragiler Umgebungen) und Koordination von Reisen, Meetings und hybriden Veranstaltungen
• Strategie, Führung & Governance: Beratung des Lehrstuhls in operativen und organisatorischen Fragen, Entwicklung von Teamstrukturen und Workflows im Hinblick auf den CSS-Führungswechsel 2029 und administrative Betreuung von wissenschaftlichen Mitarbeitern (z. B. Arbeitszeittabellen)
• HR Operations & Data Management: Unterstützung der Rekrutierungsprozesse und des Onboardings der Gruppe in Abstimmung mit D-GESS HR und Organisation der Datenspeicherung und -verwaltung nach ETH-Richtlinien
• Kommunikation, Web & Social Media: Entwicklung und Pflege der Webpräsenz (ETH CMS) und Social Media Kanäle des Lehrstuhls, Abwicklung von Medien- und Journalistenanfragen in Abstimmung mit D-GESS/ETH Kommunikation und Unterstützung der externen Kommunikation des Lehrstuhls
• Executive Support & Stakeholder Relations: Primäre Anlaufstelle für globale Stakeholder, komplexes zeitzonenübergreifendes Kalendermanagement, Zusammenstellung von Agenden, Erstellung von Protokollen und Sicherstellung der Nachverfolgung sowie Erstellung von Berichten in Deutsch und Englisch sowie diskreter Umgang mit sensiblen, sicherheitsrelevanten Informationen

Profil

• Absolvierte kaufmännische oder administrative Berufsausbildung (z.B. KV) mit Weiterbildung in Verwaltung oder Finanzen, Bachelorabschluss oder gleichwertiger Erfahrung
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Projekt-, Büro- oder Finanzverwaltung, idealerweise im universitären oder Forschungsumfeld
• Vertrauen in den Umgang mit unterschiedlichen administrativen und finanzierungsbezogenen Aufgaben, Budgets und Finanzdaten
• Erfahrung bei der Organisation von Reisen, Veranstaltungen und Meetings, auch international
• Erfahrung mit ERP/Finanzsystemen (z.B. SAP) und Lernbereitschaft für ETH-Systeme (ETHIS)
• Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Informationen ist von Vorteil
• Im Einklang mit den Sozial- und Führungskompetenzen der ETH Zürich: verantwortungsvoll handeln (Zuverlässigkeit, Diskretion im Umgang mit sensiblen, sicherheitsrelevanten Informationen), Brücken bauen (serviceorientierte Zusammenarbeit mit Forschenden, D-GESS-Diensten und internationalen Partnern), Inklusivität leben und Wohlbefinden in einem internationalen Team fördern, Menschen ermöglichen und Innovationen vorantreiben (Prozesse proaktiv verbessern)
• Eine flexible, can-do Haltung und Widerstandsfähigkeit. Methodische Fähigkeiten: ausgezeichnete Organisation, Planung und Zeitmanagement; hohe Genauigkeit und Liebe zum Detail; starke Rechenleistung; effektive, taktvolle Kommunikation
• Problemlösung
• Initiative mit fundiertem Urteilsvermögen
• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch sind unerlässlich, und gute Deutschkenntnisse sind von Vorteil

Wir bieten

• Ihre Karriere mit Impact: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zum positiven Wandel in der Gesellschaft beiträgt
• Diese Position bietet eine spannende Mischung aus administrativen und organisatorischen Aufgaben in einem dynamischen Umfeld, mit der seltenen Gelegenheit, von Anfang an einen neuen Lehrstuhl aufzubauen und mit ihnen in Richtung CSS zu wachsen.
• Sie interagieren mit einer hellen Reihe junger Köpfe aus einer Vielzahl von Kulturen und Hintergründen und werden in der Lage sein, ihr Wachstum zu unterstützen
• Interne Einführungskurse für Verwaltungsassistentenfunktionen und die Möglichkeit, sich mit einer Vielzahl von Kollegen und Stakeholdern zu vernetzen und eine Vielzahl von Schulungsmöglichkeiten zu bieten
• Wir engagieren uns aktiv für eine nachhaltige und klimaneutrale Hochschule
• Sie können zahlreiche Vorteile erwarten, wie Saisontickets für den öffentlichen Nahverkehr und Carsharing, ein breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung und attraktive Pensionsleistungen.

Wir legen Wert auf Vielfalt und Nachhaltigkeit

Im Einklang mit unseren Werten fördert die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und fördern ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller unserer Mitarbeiter und Studenten respektiert werden. Besuchen Sie unsere Website für Chancengleichheit und Vielfalt, um herauszufinden, wie wir ein faires und offenes Umfeld gewährleisten, in dem jeder wachsen und gedeihen kann. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent auf eine klimaneutrale Zukunft hin.

Neugierig? Wir sind es auch.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit folgenden Unterlagen:

• Begleitschreiben
• CV
• Diplome
• Kontaktdaten von zwei Schiedsrichtern

Weitere Informationen zur ETH Zürich und zum Fachbereich Geistes-, Sozial- und Politikwissenschaften (D-GESS) finden Sie auf unserer Website. Fragen zur Position richten Sie bitte an [email protected] (keine Bewerbungen).

Bitte beachten Sie, dass wir ausschließlich Bewerbungen annehmen, die über unser Online-Bewerbungsportal eingereicht werden. Bewerbungen per E-Mail oder Post werden nicht berücksichtigt.

Wir weisen darauf hin, dass die Vorauswahl durch die verantwortlichen Recruiter und nicht durch künstliche Intelligenz erfolgt.

Für Rekrutierungsleistungen gelten die AGB der ETH Zürich.

Über die ETH Zürich

Die ETH Zürich ist eine der weltweit führenden Universitäten, die sich auf Wissenschaft und Technologie. Wir sind bekannt für unsere hervorragende Ausbildung, Spitzenforschung und direkter Wissenstransfer in die Gesellschaft. Über 30.000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden unsere Universität ein Ort zu sein, der unabhängiges Denken und eine Umwelt, die Exzellenz inspiriert. Im Herzen Europas gelegen, Dennoch knüpfen wir Verbindungen auf der ganzen Welt, um Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen zu entwickeln.