Executive Assistant - Building Products (100%) — Siemens

Vollständige Beschreibung

Gemeinsam mit unseren Kunden verbinden wir die reale und digitale Welt Mit Technologie, Software und Services für intelligente Gebäude verwandeln wir den Alltag für alle. Wir befähigen unsere Kunden, ihre Dekarbonisierungsziele zu erreichen, ihre Betriebskosten zu senken und erstklassige Insassenerlebnisse für ihre Mitarbeiter zu schaffen. Die digitale Transformation von Gebäuden ist ein sich schnell verändernder, dynamischer Sektor, und er braucht mehr als nur großartige Technologie - er braucht auch großartige Menschen. Wir wissen, dass ein Unternehmen nur dann gedeiht, wenn seine Mitarbeiter florieren, also haben wir bei Siemens unsere Mitarbeiter an die erste Stelle gesetzt. Als Executive Assistant unterstützen Sie den Head of Building Products und den Head of Finance, Building Products. Building Products ist eine globale Einheit innerhalb von Siemens Smart Infrastructure Buildings, die sich auf die Entwicklung innovativer Gebäudetechnologien, Software und digitaler Lösungen konzentriert, die Kunden dabei helfen, nachhaltigere, effizientere und intelligentere Gebäude zu schaffen. In dieser sehr sichtbaren Rolle werden Sie als vertrauenswürdiger Partner für beide Führungskräfte dienen und eine wichtige Rolle bei der Sicherstellung des reibungslosen täglichen Betriebs der Organisation spielen. Sie arbeiten eng mit Kollegen und Geschäftspartnern über Funktionen und Regionen hinweg zusammen und helfen, Prioritäten zu koordinieren, die Kommunikation zu erleichtern und wichtige Geschäftsaktivitäten in einem dynamischen internationalen Umfeld zu unterstützen. Unser Team wird Sie während Ihrer Karriere unterstützen und Sie herausfordern, auf neue und aufregende Weise zu wachsen, während wir die Infrastruktur der Welt verändern. Unsere gemeinsame Reise könnte dich überall hinbringen ... wohin würdest du gerne gehen? Ihre neuen Aufgaben

• Proaktive administrative und organisatorische Unterstützung auf hoher Ebene für den Head of Building Products und den Head of Finance, Building Products, in einem dynamischen internationalen Umfeld
• Als vertrauenswürdiger Ansprechpartner fungieren und einen effektiven Kommunikations- und Informationsfluss zwischen dem Leiter Bauprodukte, dem Leiter Finanzen, dem Stabschef, dem Führungsteam, dem Assistentennetzwerk und anderen wichtigen Stakeholdern ermöglichen
• Helfen Sie, den Führungsfokus und die Effektivität zu schützen, indem Sie Kalenderkonflikte proaktiv antizipieren, vorrangige Konflikte hervorheben und eine angemessene Vorbereitungszeit für kritische Diskussionen und Entscheidungsforen sicherstellen
• Umgang mit vertraulicher Korrespondenz und Kommunikation in Englisch und Deutsch mit höchster Professionalität und Diskretion
• Verwalten Sie komplexe Agenden, Führungstreffen und Prioritäten in mehreren Zeitzonen. Stellen Sie sicher, dass Agenden, Vorlesungen, Materialien und Teilnehmerlisten in enger Zusammenarbeit mit dem Stabschef und den Themenbesitzern rechtzeitig gesammelt, koordiniert und verteilt werden
• Pflegen Sie Aktions-Tracker, Entscheidungsprotokolle und Follow-up-Übersichten für wichtige Meetings, um die Sichtbarkeit von Eigentümern, Verpflichtungen und Fristen zu gewährleisten
• Organisieren Sie Rathäuser, Workshops, Kundenbesuche und Offsites, einschließlich der Planung und Vorbereitung von Besprechungsmaterialien
• Koordinieren Sie nationale und internationale Geschäftsreisen, einschließlich Arrangements und Logistik
• Unterstützung von Onboarding- und Rekrutierungsaktivitäten, einschließlich Interviewplanung und Kandidatenkoordination in Zusammenarbeit mit Einstellungsmanagern und internen Geschäftspartnern
• Förderung der kontinuierlichen Verbesserung der Verwaltungsprozesse, des Dokumentenmanagements und der allgemeinen Arbeitsweise zur Steigerung der Effizienz und Effektivität Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen
• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle zur Unterstützung von Führungskräften, vorzugsweise in einem internationalen Umfeld
• Erfahrung in der Verwaltung komplexer Zeitpläne, Führungstreffen, Reisevereinbarungen und Verwaltungsprozesse auf Führungsebene
• Starke Organisations-, Planungs- und Koordinationsfähigkeiten mit außergewöhnlicher Liebe zum Detail
• Hohe Professionalität, Diskretion, Zuverlässigkeit und Serviceorientierung
• Fähigkeit, unabhängig, proaktiv und strukturiert zu arbeiten und gleichzeitig mehrere Prioritäten und Fristen zu verwalten
• Starke Zusammenarbeit und zwischenmenschliche Fähigkeiten mit der Fähigkeit, effektive Arbeitsbeziehungen über Funktionen und organisatorische Ebenen hinweg aufzubauen
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten und fließend Englisch und Deutsch, sowohl geschrieben als auch gesprochen
• Vertrauensvoller Einsatz von digitalen Tools und Workflows, insbesondere innerhalb der MS365-Umgebung
• Startdatum nach Vereinbarung Standort: Diese Rolle wird in Zug/Schweiz angesiedelt sein. Bitte beachten Sie, dass qualifizierte Bewerber gesetzlich für eine Arbeitserlaubnis in der Schweiz berechtigt sein müssen.
• Mobiles Arbeiten ist im Einvernehmen mit dem Management möglich
• Mobilitätszulage
• Zugang zu Mitarbeiter-Sharing-Programmen News und Stories Sehen Sie selbst, wie innovative Technologie die Gegenwart verändern kann. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, welche Projekte mit Siemens-Technologie umgesetzt werden können, finden Sie hier einige aktuelle Beispiele. Häufig gestellte Fragen und Kontaktinformationen Hier finden Sie eine Sammlung von häufig gestellten Fragen und eine Möglichkeit, uns direkt zu kontaktieren. Ich freue mich auf Ihre Bewerbung Carmen Talent Acquisition Partner Ihr Weg zu Siemens - Wie wir Informationen für Personalvermittler einstellen: Siemens nimmt keine Bewerbungen von Personalvermittlern für diese Position an. Vielen Dank für Ihr Verständnis