Executive Assistant CEO (m/w/d) 80–100% — FFS Officine (Ferrovie Federali)

Vollständige Beschreibung

SBB | SBB Cargo International: Executive Assistant CEO (m/w/d) 80–100% - - - SBB Cargo International ist im europäischen Schienengüterverkehr Marktführer auf der Nord-Süd-Achse. Dank unseren über 1'000 Mitarbeitenden in der Schweiz, Deutschland, den Niederlanden, Italien und Frankreich fahren wir wöchentlich rund 550 Züge von den Nordseehäfen nach Italien und zurück. Dabei verlagern wir tausende Nettotonnen von der Strasse auf die Schiene und leisten einen aktiven Beitrag zu mehr Klimaschutz. Als internationales Eisenbahnverkehrsunternehmen verbinden wir Menschen, Märkte und Länder. Um unsere Geschäftsleitung optimal zu unterstützen, suchen wir eine organisationsstarke, diskrete und vorausschauende Persönlichkeit als Executive Assistant CEO. Executive Assistant CEO (m/w/d) 80–100% Olten, Eintritt per sofort oder nach Vereinbarung

Ihre Aufgaben

Als Executive Assistant bist du die zentrale organisatorische und administrative Drehscheibe im direkten Umfeld des CEO. Du koordinierst Termine, Geschäftsreisen und Sitzungen, behältst den Überblick über Prioritäten und sorgst für einen reibungslosen Informationsfluss zwischen internen und externen Anspruchsgruppen. Du planst und organisierst selbstständig Geschäftsleitungs- und Verwaltungsratssitzungen, Workshops sowie ausgewählte Unternehmensanlässe. Dabei stellst du eine professionelle Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung inklusive Protokollführung sicher und verfolgst Beschlüsse, Aufgaben und Pendenzen konsequent nach. Zudem erstellst und bearbeitest du Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen, Protokolle und Kommunikationsunterlagen in mehreren Sprachen. Du unterstützt den CEO bei internen Kommunikationsformaten und trägst dazu bei, wichtige Unternehmensinformationen adressatengerecht aufzubereiten. Als Schnittstelle zu Führungskräften, Mitarbeitenden, externen Partnern und Dienstleistern koordinierst du unterschiedlichste Anliegen mit hoher Professionalität und Diskretion. Darüber hinaus übernimmst du Verantwortung für das Office-Management am Standort Olten, unterstützt bei der Organisation von Unternehmensanlässen und Messen und wirkst bei bereichsübergreifenden Projekten im direkten Auftrag des CEO mit.

Ihr Profil

Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung oder einen Hochschulabschluss sowie mehrere Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Geschäftsleitungsassistenz oder in einer vergleichbaren Funktion auf Management- oder Verwaltungsratsebene. Du arbeitest äusserst strukturiert, selbstständig und vorausschauend. Es gelingt dir, komplexe Aufgaben, Termine und Informationsflüsse zu koordinieren und auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten. Du erkennst Prioritäten und Handlungsbedarf frühzeitig und handelst proaktiv und lösungsorientiert. Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und ein professionelles Auftreten sind für dich selbstverständlich. Du kommunizierst stilsicher und adressatengerecht auf allen Hierarchiestufen und verfügst über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten sowie einen hohen Qualitätsanspruch. Du schätzt ein dynamisches Umfeld, reagierst flexibel auf kurzfristige Änderungen und behältst auch unter Zeitdruck eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise bei. Sehr gute mündliche und schriftliche Deutsch-, Italienisch- und Englischkenntnisse setzen wir voraus. Französischkenntnisse sind von Vorteil. Du verfügst über sehr gute Kenntnisse der Microsoft-365-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint und Excel. Erfahrung mit SharePoint, SAP sowie modernen digitalen Arbeits- und Kommunikationstools ist von Vorteil.

Kontakt

Interessiert? Weitere Auskünfte erteilt Dir gerne Michelle Navarra, HR Business Partnerin ([email protected], Tel. 079 513 48 76). Wir freuen uns auf deine Bewerbung über den Link auf unserer Website . Bewerbungen per Post oder E-Mail können wir leider nicht berücksichtigen. Für diese Stelle nehmen wir keine Dossiers von Personalvermittlern entgegen.