Verwaltungs- und Finanzassistent (30-50%) — EPFL

Mission Die EPFL, die Eidgenössische Technische Hochschule in Lausanne, ist einer der dynamischsten Universitätscampusse Europas und zählt zu den 20 besten Universitäten weltweit. Die EPFL beschäftigt mehr als 6.500 Mitarbeiter, die die drei Hauptaufgaben der Institution unterstützen: Bildung, Forschung und Innovation. Diese Stelle ist am Campus Biotech in Genf angesiedelt, dem angeschlossenen Campus der EPFL. Am Ufer des Genfersees bringt Campus Biotech die EPFL, die Universität Genf, das Wyss Center, die Universitätskliniken Genf (HUG) und Startups in einem einzigartigen interdisziplinären Ökosystem zusammen. Die A. Mathis-Gruppe für Computational Neuroscience und AI unter der Leitung von Professor Alexander Mathis sucht einen Verwaltungsassistenten, der den reibungslosen und effizienten täglichen Betrieb des Labors gewährleistet. Sie arbeiten eng mit den Professoren, Forschern, Studenten und den zentralen Diensten der EPFL zusammen, um die Durchführung von Projekten und täglichen Aktivitäten zu unterstützen und spielen eine zentrale Rolle bei der Ermöglichung der Forschungs- und Betriebsmissionen des Labors. Sie berichten direkt an den Laborleiter. Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten • Unterstützung bei der Verwaltung von Mitteln und Zuschüssen, einschließlich der Überwachung von Ausgaben, der Finanzberichterstattung (Gehälter, Rechnungen, Kreditkartenausgaben), Finanzprognosen, Einkäufen und Berichten; • Personalverwaltung: Unterstützung des Einstellungsprozesses, Vorbereitung von Arbeitsverträgen (akademische und nichtakademische), Akkreditierung, Onboarding und Offboarding, Verwaltung von Abwesenheiten und Tagesordnungen sowie Nachverfolgung des Mitarbeiterlebenszyklus (einschließlich Praktikanten, Sommerpraktikanten und Gastforscher). • Kalender- und Tagesordnungsverwaltung: Verwaltung des Kalenders des Professors, Planung und Koordinierung von Besprechungen und Terminen sowie allgemeine administrative Unterstützung der Aktivitäten des Professors. • Verans