Secrétaire / assistante ou assistant de la responsable de l’unité d’investigations anesthésiologies et du responsable de l’unité pédiatrique du Service d’anesthésie – 80 % — HUG

Vollständige Beschreibung

Beschreibung des Unternehmens

Mit mehr als 13.000 Mitarbeitern, die 160 Berufe repräsentieren, sind die Universitätskliniken in Genf eine Referenzinstitution auf nationaler und internationaler Ebene. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um unsere Retrospektive 2025 zu sehen, indem Sie hier klicken. Mit fast 1.200 Mitarbeitern umfasst die Abteilung für akute Medizin (DMA) Dienstleistungen wie Anästhesiologie, klinische Pharmakologie und Toxikologie, Intensivmedizin und Notfälle. Es reagiert auf eine vierfache Mission durch seine Dienste, die ihre Expertise in der häufigen Interaktion mit allen Universitätskliniken in Genf, dank eines Querschnittsplateaus, mit dem Ziel, die bestmögliche Versorgung der Patienten zu gewährleisten. Der Anästhesiologie-Service ist ein transversaler Service der HUGs im Herzen des technischen Plateaus. Mit seinen 7 medizinischen Einheiten und einer Forschungs- und Innovationseinheit ist es seine Aufgabe, den Komfort und die Sicherheit der Patienten während der therapeutischen oder diagnostischen, medizinischen oder chirurgischen sowie in der Nachbehandlung zu gewährleisten und gleichzeitig die richtige Behandlung von Schmerzen zu gewährleisten. Als größtes Zentrum der Schweiz in Bezug auf die Anzahl der aktiven Handlungen pro Jahr steht der Anästhesiologiedienst an vorderster Front des Fortschritts in diesem Bereich. Der Service bietet auch Pre- und Post-Graduate- und Weiterbildung für Krankenschwestern und Ärzte in spezialisierter Ausbildung. Die Dienstleistungen werden auch im Bereich der interventionellen Analgie und in Notsituationen im Krankenhaus oder im Krankenhaus neben dem Notdienst angeboten.

Beschreibung der Post

Die Stelle ist an die Abteilung für anästhesiologische Untersuchungen an der Universität Krankenhaus angeschlossen, die für die Unterstützung der Einrichtung, Durchführung und Entwicklung von klinischen und translationalen Forschungsprojekten im Zusammenhang mit klinischen Dienstleistungen, der medizinischen Fakultät und institutionellen Partnern sowie der Abteilung für pädiatrische Anästhesie verantwortlich ist. Sie hat keine Patientenempfangsaktivität.

Innerhalb der 2 Einheiten

Beigeordnet zu den Direktionen der beiden Einheiten, gewährleisten Sie unabhängig das Sekretariat, in allen Bereichen seiner Krankenhaus-, akademischen und institutionellen Aktivitäten, mit der Entscheidungsfindung nach Delegation der Autorität, nach Prüfung der Akten. Sie verwalten und organisieren den Kalender der beiden für die Einheit verantwortlichen Ärzte, filtern die Anforderungen heraus und stellen die Schnittstelle zu den Gesprächspartnern und internen und externen Gesprächspartnern (Abteilung, Fakultät und Partner) sicher. Sie stellen Schulungsanfragen, Kongresse usw., organisieren Reisen und stellen Anträge auf Erstattung der damit verbundenen Kosten, Zugangsanfragen für alle leitenden Ärzte in beiden Einheiten. Sie tragen zur Erfassung und Überwachung der Elemente im VRH-Tool beider Teams, zur administrativen Aufnahme neuer Mitarbeiter (Forschungskrankenschwestern, Doktoranden, Auszubildende) und zur Erstellung von Rekrutierungsakten bei. Sie unterstützen die Verwaltung von Krankenhaus- (HUG) und Fakultätskonten (UNIGE): Belege, Kostennachweise, Verpflichtungen, Überwachung von Fristen und Schließungen, im Zusammenhang mit der Buchhaltung der beiden Institutionen. Sie leisten administrative Unterstützung für Referatsleiter im Rekrutierungsprozess der neuen Mitarbeiter und verwalten Mitarbeiterzeitpläne und Abwesenheiten (hospitalo-university) bei institutionellen Zeitmanagement-Anwendungen.

Im Rahmen der Unterstützung des Professors Hospital-University verantwortlich für die Anästhesiologische Untersuchungseinheit: Sie organisieren Einheitsteamsitzungen, strategische Ausschüsse, Projektsitzungen, Entwurf von Protokollen und Folgeentscheidungen. Sie tragen zum Verwaltungsleben von Forschungsprojekten bei (Konventionen, Verbreitung von Unterschriften, Klassifizierung von Verwaltungsakten, Verteidigungen und Sitzungen). Sie halten das Intranet und die Webseiten der Einheit, die Liste der unterstützten Projekte, sowohl klinische als auch Fakultät, sowie die Mailinglisten und das Flussdiagramm auf dem Laufenden. Sie schreiben und senden Briefe, Notizen, Aktivitäten und Finanzberichte und Präsentationen. Sie gewährleisten die Kontinuität des Sekretariats in Abwesenheit der Führung im Rahmen der Ihnen übertragenen Delegation.

Im Rahmen der Unterstützung des Universitätskrankenhausprofessors, der für die Abteilung für Kinderanästhesie zuständig ist: Sie bieten Unterstützung bei der Verwaltung der Streikposten der Ärzte und Wachpläne der Region. Sie sind die Schnittstelle zu allen Partnern des pädiatrischen Anästhesiologiedienstes, insbesondere für Transplantationen und Leberuntersuchungen. Sie verwalten das Fachwissen für Versicherung und Dateiverfolgung für Rechtsstreitigkeiten. Dank Ihrer Beziehungsfreundlichkeit arbeiten Sie mit multidisziplinären Teams, Mitarbeitern, Partnersektoren, Privatpersonen und anderen Diensten zusammen. Sie interagieren mit Ihren Abteilungskollegen. Und ganz allgemein macht Sie Ihr Dienstgefühl zu einer agilen Person, die bereit ist, ihre Vielseitigkeit in den Dienst der Institution zu stellen, um in verschiedenen Diensten nach Bedarf zu üben.

Qualifikationen

Sie besitzen einen EBR eines Mitarbeiters oder Geschäftsangestellten oder einen gleichwertigen Titel, ergänzt durch ein Bundeszertifikat oder einen Exekutivassistenten oder eine gleichwertige Ausbildung oder Erfahrung. Sie rechtfertigen eine Erfahrung von mindestens 2 Jahren in einer ähnlichen Position, idealerweise mit einem medizinischen, akademischen oder öffentlichen Gesundheitskader. Sie haben perfekte Beherrschung der Computer-Tools (ECDL fortgeschritten für Word, Excel und PowerPoint, Standard für das Web) und Leichtigkeit mit institutionellen Tools. Sie haben eine ausgezeichnete Beherrschung von Französisch sowohl mündlich als auch schriftlich und eine nachgewiesene Fähigkeit zu schreiben. Englischkenntnisse sind ein Gewinn. Sie sind streng, methodisch, sehr organisatorisch, prioritäres Management und Führung. Sie arbeiten proaktiv, autonom und diplomatisch. Sie haben ein hohes Gefühl von Diskretion und Vertraulichkeit.

Weitere Informationen

• Start: so bald wie möglich
• Anzahl Stellen: 1
• Teilnahmequote: 80%
• Funktionsklasse: 12
• Vertrag: CDI
• Bewerbungsfrist: 02.11.2026
• Auskunftsersuchen: Frau C. Roth, Sekretärin, Tel. 079 553 02 46

Ihre Bewerbung muss ein Schreiben enthalten, in dem Ihre Motivation, der Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zertifikate und die letzten beiden Arbeitszertifikate dargelegt werden. Diese Ankündigung richtet sich an Frauen und Männer gleichermaßen. Mit dem Wunsch, sich im Kampf gegen die Arbeitslosigkeit zu engagieren, fördern die HUGs Bewerbungen des kantonalen Arbeitsamtes. Nur über die Rekrutierungsplattform eingereichte Bewerbungen werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Anwendungen werden nicht bearbeitet.