Manager, Governance — Gavi, the Vaccine Alliance

Vollständige Beschreibung

Positionstitel: Manager, Governance-Vertragsart / Dauer: 5 Jahre Standort: Genfer Abteilung: Governance-Team: Governance-Berichte an: Direktor, Governance / Leiter, Governance Karriereschritt: 3 1. Über die Rolle Der Manager, Governance stellt die effektive Funktionsweise des Gavi Alliance Board, seiner Ausschüsse und des IFFIm Board sicher, indem sie qualitativ hochwertige Governance-Prozesse, Dokumentation und Koordination liefert. Die Rolle steht im Mittelpunkt der Interaktionen mit Vorstands- und Ausschussmitgliedern, Wahlkreisvertretern, der Leitung des Sekretariats und Allianzpartnern wie WHO, UNICEF, Weltbank, Zivilgesellschaft und Geberregierungen. Die Position bietet operative und analytische Unterstützung bei allen Governance-Aktivitäten, verwaltet End-to-End-Meeting-Zyklen, stellt die Einhaltung von Governance-Standards sicher und ermöglicht eine genaue, transparente und zeitnahe Entscheidungsfindung. Der Manager, Governance leitet auch delegierte Governance-Verbesserungsprojekte und fungiert als Bezugspunkt für Sekretariatsmitarbeiter, die Vorstands- und Ausschussmaterialien vorbereiten. 2. Wichtigste Aufgaben

• Dokumentation des Vorstands und des Ausschusses: Leitung der Vorbereitung, Qualitätssicherung und Fertigstellung von Papieren, Protokollen, Präsentationen und offizieller Korrespondenz, um Genauigkeit, Klarheit und Einhaltung der Governance-Standards zu gewährleisten.
• Governance Meeting Koordination: Koordinieren Sie die End-to-End-Sitzungszyklen von Vorstand und Ausschuss, verwalten Sie Zeitpläne, Genehmigungsschritte, Überprüfungssequenzen und Verteilung von Materialien für eine reibungslose und konforme Lieferung.
• Governance Records and Documentation Management: Erstellen und Verwalten von Minuten hoher Qualität, Verwalten von Entscheidungsaufzeichnungen und Archiven sowie Sicherstellen einer revisionsbereiten Dokumentenkontrolle und Versionierung in allen Governance-Informationen.
• Wahlkreis- und Stakeholder-Verbindung: Dienen Sie als primärer Ansprechpartner für Wahlkreise und leitende Stakeholder, bearbeiten Sie Anfragen, pflegen Sie den Informationsfluss und unterstützen Sie ein effektives Engagement zwischen Partnern und Sekretariatsteams.
• Betriebs- und Verwaltungs-Governance-Prozesse: Verwalten von Beschaffungs-, Vertrags- und Lieferanten-Workflows für Governance-Aktivitäten, um die Einhaltung interner Systeme und eine genaue Datenerfassung in Plattformen wie SAP, Salesforce und gleichwertigen Systemen sicherzustellen
• Governance-Verbesserung und beratende Unterstützung: Bereitstellung von Governance-Verbesserungsinitiativen, Digitalisierungs- und Prozessoptimierungsprojekten und Unterstützung der Mitarbeiter des Sekretariats für die einheitliche Anwendung von Governance-Standards. 3. Ihre Erfahrung und Fähigkeiten
• In der Regel 5 - 7 Jahre Verwaltung der vollen Board / Committee-Zyklen, einschließlich der Governance-Präparate, qualitativ hochwertige Minuten und Überprüfung / Genehmigung Koordination.
• Erfahrung in der Koordination von Governance-Prozessen im internationalen Umfeld, der Verwaltung von Anfragen, der Konsolidierung von Inputs und dem Umgang mit sensibler Kommunikation.
• Erfahrung mit institutionellen Verfahren und Systemen, einschließlich Dokumentenkontrolle, Versionierung, Beschaffung / Auftragsvergabe und Plattformen wie SAP, Salesforce (oder ähnlich), bevorzugt.
• Erfahrung in der Unterstützung von Governance-Meetings, der Koordinierung teamübergreifender Eingaben unter Fristen und der Anwendung des Projektmanagements zur Verfolgung von Zeitplänen und zur Vorhersage von Abhängigkeiten; die Exposition gegenüber Governance-Verbesserungsinitiativen ist von Vorteil. Ausbildung und Qualifikationen: Wesentliches:
• Universitätsabschluss in Sozialwissenschaften, Wirtschaft, Wirtschaft oder ähnlichem Bevorzugt:
• Corporate-Governance-Training und / oder Zertifizierung stark bevorzugt: Technische und funktionale Fähigkeiten:
• Governance Process & Workflow Management (Advanced): Fähigkeit, Governance-Workflows zu verwalten, Genehmigungszyklen zu koordinieren, Zeitpläne zu verfolgen und die Abstimmung mit Board- und Committee-Standards sicherzustellen.
• Dokumentationsmanagement (Advanced): Geschickte in der Erfassung und Synthese komplexer, sensibler Diskussionen in genaue Protokolle und Governance-ready Dokumente.
• Stakeholder Coordination & Communication (Advanced): Fähigkeit, verschiedene Stakeholder zu verwalten, genaue Informationsflüsse zu pflegen und klare, prägnante schriftliche und mündliche Kommunikation (einschließlich Korrespondenz auf Vorstandsebene) zu erstellen.
• Data & Information Management (Stark): Kompetenz in Dokumentenkontrolle, Versionierung, Archivierung und Datenintegrität, mit Systemen wie SAP, Zycus, Salesforce oder ähnlichem.
• Operational Compliance & Administrative Execution (Advanced): Fähigkeit, Beschaffungs-, Vertrags- und Verwaltungsprozesse im Einklang mit internen Richtlinien und Governance-Anforderungen zu verwalten. Sprachen benötigt
• Geschrieben und gesprochen fließend in Englisch erforderlich.
• Französisch bevorzugt. 4. Wie Sie arbeiten (Verhalten und Mindsets)
• Politisch bewusst und diskret: Navigiert durch komplexe, multikulturelle Umgebungen mit starkem Stakeholder-Bewusstsein, fundiertem Urteilsvermögen und einem hohen Maß an Vertraulichkeit und Diskretion.
• Klarer und effektiver Kommunikator: Kommuniziert komplexe Informationen mit Klarheit, passt das Messaging an verschiedene Zielgruppen an und sorgt für eine zeitnahe, transparente Kommunikation.
• Collaborative & Low-Ego-Mentalität: Baut starke Beziehungen auf, arbeitet nahtlos über Teams hinweg und verfolgt einen praktischen Ansatz mit Fokus auf kollektive Ergebnisse über Hierarchien.
• Zuverlässige Ausführung und Rechenschaftspflicht: Übernimmt Verantwortung, um sicherzustellen, dass die Governance-Prozesse vorankommen, verwaltet mehrere Prioritäten mit viel Liebe zum Detail und folgt konsequent.
• Agile & resilient unter Druck: Passt sich veränderten Prioritäten und organisatorischen Kontexten an, arbeitet effektiv in Hochdruckumgebungen und bleibt in Zeiten des Wandels lösungsorientiert.