Global Commercial Administrative Assistant (m/f/d) — Givaudan

Vollständige Beschreibung

Begleiten Sie uns und feiern Sie die Schönheit der menschlichen Erfahrung. Schaffen Sie ein glücklicheres, gesünderes Leben mit Liebe zur Natur. Gemeinsam mit Leidenschaft und Kreativität liefern wir Lebensmittelinnovationen, gestalten inspirierte Düfte und entwickeln Schönheits- und Wohlbefindenslösungen. Es gibt viel zu lernen und viele zu lernen, mit mehr als 17.000 Mitarbeitern auf der ganzen Welt, mit denen Sie Ideen und Ambitionen erkunden können. Jeden Tag werden Ihr Talent, Ihr Innovationsgeist und Ihre Entschlossenheit unsere Zukunft prägen und Milliarden von Menschen einen positiven Unterschied machen. Jede Essenz von dir bereichert unsere Welt. Wir sind Givaudan. Menschlich von Natur aus.

Als Global Commercial Administrative Assistant (m/w/d) berichten Sie direkt an unseren Worldwide Account Manager in Vernier (Schweiz). Sie sind der primäre Ansprechpartner für alle administrativen Aufgaben für den Global Account Manager eines großen kommerziellen Kontos. Sie übernehmen die Verantwortung für Prozesse und Initiativen zur Verbesserung der organisatorischen Effizienz. Darüber hinaus unterstützen Sie globale Abteilungsprojekte bei der Bereitstellung von Aktivitäten wie dem Erstellen von Präsentationen, Berichten und der Überwachung von Indikatoren, um die Ziele der Abteilung zu erreichen.

In dieser spannenden Rolle werden Sie

• Administrative Unterstützung für Global Account Manager
• Beaufsichtigen Sie den täglichen Verwaltungsbetrieb, einschließlich der Verwaltung komplexer Kalender, der Planung von Besprechungen mit hohem Einsatz und der Organisation umfassender Ablagesysteme.
• Verwalten Sie alle globalen Reisearrangements und übermitteln Sie umgehend Spesenberichte.
• Verwalten Sie die Büroorganisation.
• Abteilungsunterstützung
• Koordination und administrative Unterstützung für alle Aktivitäten und Initiativen der Abteilungen.
• Koordinieren Sie die Logistik für Kunden- oder Abteilungsbesprechungen vor Ort und externe Veranstaltungen, einschließlich der Auswahl des Veranstaltungsorts, des Caterings, der Technologieeinrichtung und des Follow-ups nach der Veranstaltung.
• Berichterstattung
• Kompilieren, analysieren und präsentieren Sie Abteilungsdaten für Berichte, Präsentationen und strategische Planung und identifizieren Sie Trends und Erkenntnisse zur Entscheidungsfindung.
• Führen Sie einfache datenbezogene Aufgaben durch, die mit Kunden- und internen Datensystemen verbunden sind.
• Führen Sie Systemwartung und Datenmanagement durch, um zuverlässige Verkaufsdaten (SAP PCDM, SST) bereitzustellen.
• Kommunikation
• Seien Sie der erste Ansprechpartner für Anfragen im Zusammenhang mit der Abteilung und zeigen Sie starke Problemlösungsfähigkeiten, um Probleme und direkte Anfragen anzugehen.
• Bereiten Sie detaillierte Besprechungsagenden vor, nehmen Sie umfassende Protokolle in Anspruch und verfolgen Sie die Aktionspunkte, um Rechenschaftspflicht und Fortschrittsverfolgung zu gewährleisten.
• Arbeiten Sie mit Teammitgliedern zusammen, um Inhalte und Einblicke für Präsentationen zu sammeln und Informationen in konsistenten und wirkungsvollen Folien zusammenzufassen.

Ihr Erfolgsprofil umfasst

• High School Diplom oder gleichwertige Erfahrung; zusätzliche Ausbildung oder Zertifizierung in der Verwaltung oder einem verwandten Bereich ist von Vorteil.
• 10 Jahre Erfahrung in einer administrativen Unterstützung Rolle ist notwendig, mit einer Präferenz für Kandidaten, die in globalen / Corporate Funktionen gearbeitet haben.
• Kenntnisse in Englisch und Französisch Sprachen.
• Kenntnisse in Microsoft 365, Advanced Excel, Projektmanagement-Software und Datenbanken.
• Außergewöhnliche organisatorische und Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren.
• Starke zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten in einem globalen Team.
• Hohe Liebe zum Detail, kritisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten, mit einem proaktiven Ansatz zur Identifizierung und Bewältigung von Herausforderungen
• Fähigkeit, die Vertraulichkeit persönlicher und geschäftlicher Informationen zu verwalten.

Unsere Vorteile

Unterstützung im GesundheitswesenPaid Freizeit und FamilienurlaubRetirement PlanSport und FreizeitclubsUnternehmensshopStaff RestaurantMobilitätszulage

Sie interessieren sich für diese spannende Herausforderung? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! Bitte stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Lebenslauf, Anschreiben, Diplome und Arbeitszertifikate beifügen.

#LI-Hybrid

Bei Givaudan tragen Sie zu herrlichen Geschmacks- und Dufterlebnissen bei, die das Leben der Menschen berühren.

Wir schätzen die verschiedenen Perspektiven, die aus verschiedenen Kulturen, Hintergründen und Erfahrungen kommen.

Jeder - unabhängig von Rasse, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Alter, Behinderung, Kultur, Religion oder persönlichen Umständen - wird in Givaudan herzlich willkommen geheißen, einem Ort, an dem wir alle gerne sind und wachsen.

Jede Essenz von dir bereichert unsere Welt. Machen Sie gemeinsam mit uns einen Unterschied.