Assistant évènementiel et administratif (H/F) — Patek Philippe

Vollständige Beschreibung

Mission

Innerhalb der Vertriebs- und Marketingabteilung hat der Veranstaltungs- und Verwaltungsassistent die Hauptaufgabe, den Veranstaltungsmanager bei der Organisation und Durchführung hochrangiger Veranstaltungen für Messekunden (Partner, VIP-Kunden usw.) zu unterstützen. Zu seinen Aufgaben gehören das Logistikmanagement, die Koordination externer Dienstleister, Budgetaspekte und die interne Kommunikation unter Einhaltung von Vorgaben und Fristen.

Verantwortlichkeiten

• Sammeln Sie Kundennamen vom Verkaufsteam
• Kontaktieren Sie Kunden, um sie zur Veranstaltung einzuladen.
• Mithilfe bei der Vorbereitung der Präsentation.
• Versenden Sie „Save the Dates“ und organisieren und überwachen Sie dann den Versand von Papiereinladungen.
• Halten Sie die Liste aktuell und stellen Sie den Vorrat an Einladungen sicher.
• Aktualisieren Sie die jeweilige Teilnahme im CRM.
• Geben Sie dem Sicherheitsdienst Informationen über die Veranstaltung.
• Reservierung von Limousinen für Kundentransfers
• Parkplätze reservieren.
• Buchen Sie Hotels und Restaurants.
• Koordinieren Sie die Arbeit des Caterers (Budget, Menü, Service, Zeitpläne).
• Blumenschmuck (einschließlich Weihnachtsbaum) mit dem Floristen abstimmen.
• Überwachen Sie Lieferungen von Lieferanten (Sommer- und Weihnachtstische).
• Reservieren Sie den Speisesaal oder das Restaurant.
• Reservieren Sie die Ausstattung für den Caterer (Tische und Stühle, Tischdecken, Geschirr usw.).
• Buchen Sie den Service eines Fotografen.
• Bereiten Sie Kundengeschenke vor.

Profil gesucht

• Bachelor in Hotelmanagement, Öffentlichkeitsarbeit, Diplom einer auf Kommunikation spezialisierten Schule (oder gleichwertig).
• 2 bis 5 Jahre Erfahrung im Veranstaltungsbereich
• Starkes Gespür für das Geschäft und die Welt des Luxus
• Ausgezeichnete technische und historische Kenntnisse der Marke und der Produkte.
• Grundlegende Sprachkenntnisse: Französisch/Englisch, weitere Sprachen von Vorteil.
• Hervorragende Beziehung zu allen Parteien (Kunden, Teams und Stakeholder)
• Gute Schreibfähigkeiten
• Organisations- und Koordinationsfähigkeiten
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten
• Reaktionsfähigkeit und Fähigkeit, Probleme schnell zu lösen
• Perfekte Beherrschung der Management- und Marketinginstrumente (CRM-Software, Registrierungsplattform, E-Mail-Versand)
• Perfekte Beherrschung der Office-Software (Office Suite: Word, Excel sowie Budgetverfolgung und Präsentationstabellen)
• Hervorragende Präsentation.

Arbeitszeugnis

3661