Administrative Assistant – Fixed-Term Contract — TotalEnergies

Vollständige Beschreibung

Kontext & Umwelt: TotalEnergies hat eine starke Expertise in den Bereichen Öl und Biokraftstoffe, Erdgas, Strom und kohlenstoffarme Energien entwickelt. Unsere Handelsaktivitäten werden von unseren Hauptknotenpunkten in Genf, Paris, Houston, Dubai und Singapur aus durchgeführt. Mit Sitz in Genf werden Sie dem Trading Administration Team beitreten und Management, Heads of Desk und Traders administrative und logistische Unterstützung bieten. Diese Position wird als befristeter Vertrag zur Deckung des Mutterschaftsurlaubs von November 2026 bis Juni 2027 angeboten. Die Rolle funktioniert in einer schnelllebigen, offenen Handelsumgebung, in der sich die Prioritäten schnell ändern können. Es erfordert Reaktionsfähigkeit, Diskretion, Flexibilität und eine starke Service-Mentalität. Aktivitäten: Als Verwaltungsassistent sind Ihre Hauptaufgaben:

• Tägliche administrative Unterstützung für den Trading Floor.
• Pflegen Sie Personalinformationen, Telefonbücher, Sitzpläne und Anwesenheitsunterlagen der Mitarbeiter.
• Organisieren Sie Geschäftsreisen, einschließlich Transport, Unterkunft, Visumanträge und Reisegenehmigungen.
• Bereiten Sie Spesenberichte und Erstattungsanträge vor und verfolgen Sie diese.
• Empfang und Verteilung von Post, Paketen und Kurierzustellungen.
• Koordinieren Sie Registrierungen für Konferenzen und Schulungen.
• Bereiten Sie Besprechungsräume vor und stellen Sie sicher, dass die notwendige Ausrüstung zur Verfügung steht.
• Unterstützung der Organisation von internen Veranstaltungen, Workshops, Konferenzen und After-Work-Aktivitäten.
• Begrüßen Sie Besucher und bieten Sie Ad-hoc-Unterstützung für die Handelsteams.
• Reagieren Sie effizient auf dringende und Last-Minute-Anfragen. Bewerberprofil:
• Sie haben bereits Erfahrung in einer Verwaltungsassistentin, einem Teamassistenten oder einer ähnlichen Unterstützungsrolle.
• Erfahrung in einem Handel, Bankwesen, Finanzdienstleistungen oder anderen schnelllebigen Unternehmensumfeld wäre ein Vorteil.
• Sie sprechen fließend Französisch und haben ein gutes professionelles Englischniveau.
• Sie beherrschen Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint. Kenntnisse von Microsoft Copilot wären ein Gewinn.
• Sie haben starke organisatorische Fähigkeiten und ausgezeichnete Liebe zum Detail.
• Sie sind in der Lage, mehrere Prioritäten zu verwalten, effektiv zu verfolgen und Fristen einzuhalten.
• Sie sind reaktionsschnell, anpassungsfähig und komfortabel, wenn Sie unter Druck arbeiten.
• Sie zeigen starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und einen serviceorientierten Ansatz.
• Sie sind zuverlässig, diskret und in der Lage, vertrauliche Informationen zu behandeln.
• Sie können unabhängig arbeiten, Initiative ergreifen und effektiv mit verschiedenen Stakeholdern zusammenarbeiten. Wir verpflichten uns, den Energiebedarf einer wachsenden Bevölkerung zu decken, und wir engagieren uns für die Energiewende. Die Volatilität der Energiehandelsmärkte erfordert hervorragendes Risikomanagement und eine Innovationskultur. Wir nehmen die digitale Revolution voll und ganz auf. Unsere Mitarbeiter gedeihen in einem Umfeld, das Fachwissen, Unternehmergeist, Agilität und eine zielgerichtete Kultur fördert und grenzenlose Möglichkeiten zum Lernen, Wachsen und gemeinsamen Erfolg schafft. Die Stärkung der Kompetenzen unserer Mitarbeiter ist eine wichtige Säule unserer Kultur: Wir schulen unsere Mitarbeiter, um ihre Entwicklung zu gewährleisten, und wir verpflichten uns, die Sicherheit in all unseren Handlungen zu fördern. Wir suchen Leidenschaft, Ehrgeiz und Offenheit. Während wir uns in einer anspruchsvollen Branche entwickeln, die immer am Rande sein möchte, pflegen wir einen freundlichen Arbeitsplatz, an dem sich unsere Mitarbeiter wohlfühlen, in dem Teamgeist und Respekt unseren Alltag leiten, in dem die Vielfalt unserer Mitarbeiter und ihre Fähigkeiten eine nährende Erfahrung für uns alle schaffen. Zusätzliche Informationen: TotalEnergies schätzt Vielfalt, fördert individuelles Wachstum und bietet Chancengleichheit.