Collaborateur Finances & Administration 60% (h/f/d) — Caritas Schweiz

Vollständige Beschreibung

• Handeln Sie einfach. In der Schweiz und in fast 20 Ländern auf vier Kontinenten. Engagieren Sie sich mit uns, um die Vision einer solidarischen Gesellschaft zu verwirklichen, wie

Finanz- und Verwaltungsmitarbeiter 60% (h/w/d)

Unsere französischsprachige Schweizer Migration & Integrationsabteilung – ein Büro der Caritas Schweiz in Freiburg mit rund 100 Mitarbeitern – ist für die Unterstützung und Integration von gesetzlichen Flüchtlingen im Kanton Freiburg zuständig. Im Rahmen eines kantonalen Mandats heißen wir Neuankömmlinge in unserem Haus in Matran willkommen, helfen ihnen, eine eigene Wohnung zu finden, bieten persönliche und materielle Hilfe nach den Standards der Sozialhilfe und unterstützen sie bei ihren Bemühungen um berufliche und soziale Integration. Darüber hinaus betreiben wir einen aktiven Gemeinschaftsdolmetschdienst in mehreren französischen Kantonen sowie einen Zuhör- und Beratungsdienst gegen Rassismus für die Einwohner des Kantons Freiburg. Der Finance & Administration Service besteht aus rund 20 Personen, die in verschiedenen Fachgebieten arbeiten. Unser Service ist verantwortlich für:

• das Department of Finance and Accounting, sowie Auszubildende in der Wirtschaft beschäftigt. Budget-, Kontroll- und Überwachungsmanagement ist ebenfalls Teil der Arbeit der Abteilung.
• im Zusammenhang mit Sozialhilfeempfängern in den Bereichen Finanzen und Rechnungswesen, Verwaltungsarbeiten im Zusammenhang mit Finanzen, spezifische Aufgaben, aber auch in den Bereichen Rechtsstreitigkeiten, Statistik und Finanzkontrolle.
• im Zusammenhang mit dem Empfang.
• Sicherstellen des Öffnens, Erstellens und Aktualisierens von Dateien (Empfänger, Partner, Objekte usw.).
• Festlegung von Basisbudgets bei Statusänderungen oder Änderungen von Standards sowie Berechnung zusätzlicher Hilfen und rückwirkender Neuberechnungen.
• Kontrolle, Digitalisierung, Erfassung und Sicherstellung der Zahlung von Rechnungen.
• Verwaltung von EL-Konten (Zahlungen, Freigabe von Geldern, Buchhaltung, Überweisungen, Korrektureinträge und administrative Nachverfolgung).
• Aktualisieren Sie Verwaltungsdaten und Rechnungskonten, um die Genauigkeit zu gewährleisten.
• Gewährleistung der Zuverlässigkeit und Konsistenz der Daten durch regelmäßige Überprüfungen und die Verwendung spezieller Verifizierungstools (Symic, FriPers).
• Erstellung und Kontrolle von Gebührentypen, Berichten, Dashboards und Statistiken, die für Service Lotsendienste und -management erforderlich sind.
• Bearbeitung und Nachverfolgung von Anfragen, die über die verschiedenen Postfächer des Dienstes eingegangen sind.
• Verwalten Sie die Steuererklärungen der Begünstigten, die von der Abteilung begleitet werden.
• Verwalten Sie Bewerbungen für Stipendien und verlinken Sie auf den Training Grants Service.
• Erstellen Sie Geburtenkontrolllisten und führen Sie periodische Übertragungen an SASoc durch.
• Beteiligen Sie sich, je nach Anforderung des Dienstes, an der Ersetzung des Empfangs durch Empfangsdienste für Begünstigte, Postverwaltung, Sortierung, Digitalisierung, Einreichung und Back-Office-Aktivitäten.
• Beteiligen Sie sich aktiv an der Integration und Schulung neuer Mitarbeiter.
• Lehrlingsausbildung im Erlernen betrieblicher Tätigkeiten.
• Entwurf, Aktualisierung und Optimierung von Arbeitsabläufen, um zur kontinuierlichen Prozessverbesserung beizutragen.
• Arbeiten Sie eng mit den verschiedenen internen Dienstleistungen zusammen und tragen Sie zur Qualität, Effizienz und kontinuierlichen Verbesserung der Servicebereitstellung bei.
• Inhaber einer CFC- oder einer gleichwertigen Verwaltungsausbildung eines gewerblichen Arbeitnehmers.
• Sie profitieren von einer nachgewiesenen Erfahrung im Finanzmanagement oder im Rechnungswesen.
• Sie beherrschen die üblichen Office-Tools perfekt, insbesondere Excel auf fortgeschrittenem Niveau.
• Sie haben ein ausgezeichnetes Gespür für Organisation, Autonomie, Strenge und ein starkes Verantwortungsbewusstsein.
• Sie schätzen Teamarbeit, pflegen qualitativ hochwertige Beziehungen zu Ihren Gesprächspartnern und arbeiten effektiv in einem Umfeld zusammen, in dem Aktivitäten voneinander abhängig sind.
• Kenntnisse des schweizerischen Steuersystems oder Erfahrungen in Steuerangelegenheiten sind ein Vermögenswert.
• Sie beherrschen Französisch sowohl mündlich als auch schriftlich hervorragend und verfügen über starke redaktionelle Fähigkeiten. Kenntnisse in Deutsch und/oder Englisch sind ein Gewinn.