Collaborateur-trice administratif-ve / Front Office — Etat de Fribourg

Vollständige Beschreibung

Wer sind wir?

Der Gebäudeservice (SBat) ist eine zentrale Dienststelle des Landes Freiburg, deren Aufgabe es ist, den Gebäudebestand des Landes Freiburg oder etwa 700 Objekte zu bauen, zu erwerben, zu vermieten und zu erhalten.

In Verbindung mit dem Bereich Finanzen & Verwaltung hat die Verwaltungsassistentin / Front Office eine wesentliche Querschnittsfunktion innerhalb des SBat. Es stellt den täglichen Betrieb des Dienstes sicher, unterstützt die Teams in ihren administrativen Prozessen und gewährleistet die strenge Überwachung von Dateien, Bestellungen, Korrespondenz und Verfahren. Als bevorzugter Ansprechpartner für interne und externe Partner trägt er direkt zur Qualität der erbrachten Dienstleistung und zur Fluidität der Aktivitäten des SBat bei.

Warum mitmachen?

Der staatliche Arbeitgeber fördert die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben und bietet seinen Mitarbeitern ein attraktives Arbeitsumfeld und Arbeitsbedingungen. Um mehr zu erfahren, folgen Sie diesem Link.

Um unser Verwaltungsteam zu stärken, suchen wir einen erfahrenen Verwaltungsassistenten, der sich in einem dynamischen Umfeld entwickeln kann, in dem sich Prioritäten schnell entwickeln können und in dem die Qualität des Dienstes eine Priorität ist.

Ihre Missionen

Innerhalb des Sekretariats des Gebäudedienstes haben Sie eine zentrale Rolle bei der ordnungsgemäßen Verwaltung des Dienstes. Ihre Hauptaktivitäten sind:

• Telefonempfang und -empfang für Besucher
• Verwalten Sie eingehende Post und bereiten Sie ausgehende Korrespondenz vor
• Verwalten Sie den Verwaltungskalender und organisieren Sie Sitzungen für den Service
• Geben und verfolgen Sie Befehle und seien Sie die Referenzperson für diese Prozesse und die Nutzung des ERP
• Unterstützung und Unterstützung des Personals bei der Nutzung administrativer Instrumente und Verfahren
• Vorbereitung und administratives Follow-up der Vergabeverfahren, einschließlich der Vorbereitung von Dokumenten im Zusammenhang mit Vergabeverfahren und Verwaltungsentscheidungen
• Tracking Records in Dokumentenmanagement-Tools
• Gewährleistung der Homogenität der administrativen Prozesse im Team
• Beteiligen Sie sich an der kontinuierlichen Verbesserung von Verwaltungsprozessen und tragen Sie zu veränderten Arbeitsmethoden bei
• Unterstützung der Personalverwaltung auf Ad-hoc-Basis

Profil gewünscht

• SWC oder Ausbildung als gleichwertig angesehen
• 5 Jahre Erfahrung in einer anspruchsvollen Verwaltungsfunktion, die einen lösungsorientierten Ansatz erfordert, bestätigt durch Initiative und kontinuierliche Verbesserung
• Hervorragende Beherrschung von Microsoft 365 und Benutzerfreundlichkeit mit Computertools wie SAP S/4hana und/oder Axioma
• Mit einem ausgezeichneten Sinn für öffentlichen Dienst haben Sie ein Interesse an Verwaltungsverfahren, die Organisation, Strenge und Präzision erfordern.
• Fähigkeit, neue Prozesse schnell zu verstehen
• Fähigkeit, mehrere Anfragen gleichzeitig zu verwalten, schätzen Sie Teamarbeit und Kontakte mit verschiedenen Gesprächspartnern
• Hervorragende mündliche und schriftliche Kenntnisse in Französisch und gute Kenntnisse der deutschen Sprache

Kontaktdaten

Richelle Hartmann, Leiterin der Verwaltung, [email protected], T +41 26 305 38 60