Administrative Assistant — SICPA SA

Vollständige Beschreibung

Für unsere kaufmännische Abteilung suchen wir eine hoch organisierte, proaktive und serviceorientierte:

Verwaltungsassistent (Vollzeit, unbefristet)

ROLLE

• Verwalten Sie komplexe internationale Reisearrangements, koordinieren Sie Reiserouten und optimieren Sie Zeitpläne im Einklang mit den Tagesordnungen der Kollegen
• Koordinieren Sie Visumanträge und andere reisebezogene administrative Anforderungen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Unterlagen rechtzeitig erstellt und eingereicht werden
• Koordinieren Sie Besuche vor Ort für Kunden und Interessenten und gewährleisten Sie eine nahtlose Logistik, einschließlich Tagesordnungen, Besprechungsräume, Unterkunft, Transport und Restaurantbuchungen
• Sicherstellen eines reibungslosen und professionellen Besuchererlebnisses von der Ankunft bis zur Abreise
• Verwalten Sie Kalender autonom, koordinieren Sie Zeitpläne, priorisieren Sie Anfragen und antizipieren Sie potenzielle Konflikte
• Organisieren Sie interne und externe Meetings, Telefonkonferenzen und Workshops
• Vorbereitung von Besprechungsagenden, Koordinierung der erforderlichen Materialien und Unterstützung von Folgemaßnahmen
• Aufbereiten und Abgleichen von Reise- und Spesenabrechnungen korrekt und zeitnah
• Bereitstellung von täglicher administrativer Unterstützung für mehrere Teams
• Verwalten von Kaufanfragen und Rechnungen
• Bereiten Sie Dokumente, Präsentationen und Berichte mit Microsoft Office-Tools vor
• Pflegen Sie genaue Aufzeichnungen und gewährleisten Sie eine effektive Dokumentenorganisation

PROFIL

• Nachgewiesene Erfahrung als Verwaltungsassistent, der mehrere Teams oder Stakeholder unterstützt, idealerweise in einem internationalen Umfeld
• Ausgezeichnete organisatorische und Zeitmanagement-Fähigkeiten, mit starker Liebe zum Detail und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu verwalten
• Proaktiv und serviceorientiert, mit der Fähigkeit, Bedürfnisse vorherzusehen, Eigenverantwortung zu übernehmen und autonom zu arbeiten
• Starke Kommunikation und zwischenmenschliche Fähigkeiten, mit einem professionellen Verhalten
• Flexibel und anpassungsfähig, mit der Fähigkeit, in einer schnelllebigen Umgebung ruhig und effektiv zu bleiben
• Hohe Vertraulichkeit, Diskretion und Zuverlässigkeit
• Hands-on, lösungsorientiertes Mindset mit starker Initiative
• Starke Kenntnisse in Microsoft Office Suite (Outlook, Excel, Word und PowerPoint)
• Erfahrung mit SAP ist von Vorteil
• Wissen über Business-Etikette und Gastfreundschaft Best Practices ist ein Plus
• Fließend in Französisch und Englisch; jede zusätzliche Sprache ist ein Vorteil
• Positive Einstellung und starker Teamgeist

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• Unser Erfolg kommt von unseren hochqualifizierten und talentierten Mitarbeitern
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