Assistante administrative 60%-80% — EPFL

Vollständige Beschreibung

Mission Die École Polytechnique Fédérale de Lausanne (EPFL) sucht einen dynamischen und zuverlässigen Verwaltungsassistenten, der einen Professor und sein Labor unterstützt. Der Kandidat sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Verwaltungsprozesse und fungiert als zentrale Schnittstelle zu den Abteilungen der EPFL (Personal, Finanzen, Einkauf). Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten – HR-Prozessmanagement: Einstellung, Vertragsmanagement, Visaentscheidungen, Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Zusammenarbeit mit der Personalabteilung.

• Finanzverwaltung des Labors: Budgetüberwachung, Rechnungsprüfung, Verwaltung des Kostenzentrums und Finanzberichterstattung.
• Bearbeitung von Spesenabrechnungen, Kreditkartenabrechnungen und Reisekosten gemäß den EPFL-Richtlinien.
• Organisation und Bearbeitung von Bestellungen (Materialien, Ausrüstung, Dienstleistungen), einschließlich Logistik.
• Verwaltung und Archivierung von Dokumenten (elektronisch und physisch).
• Organisation von Treffen, Seminaren, Besuchen und Reisen (Logistik, Unterkunft, Visa).
• Korrespondenz- und Tagesordnungsverwaltung auf Französisch, Englisch und Deutsch
• Verfassung von Protokollen. Profil – Absolvierte eine gewerbliche Ausbildung (CFC als gewerblicher Mitarbeiter oder gleichwertig); Das bundesweite Zertifikat als Executive Assistant ist ein Vorteil. - Mehrere Jahre Berufserfahrung als Verwaltungsassistent, idealerweise in der Wissenschaft oder Forschung
• Erfahrung an der EPFL ist wünschenswert.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, Eigeninitiative, Liebe zum Detail und Diskretion.
• Sehr gute Kenntnisse in Französisch, Deutsch und Englisch (schriftlich und mündlich).
• Perfekte Beherrschung von MS Office (einschließlich Word, Excel), ERP-Systemen und EPFL-Tools.
• Fähigkeit, innerhalb multikultureller Teams auf allen Ebenen zu interagieren. Was wir anbieten – attraktive Arbeitsbedingungen in einem internationalen und innovativen Umfeld an einer weltweit renommierten Universität.
• Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und Programme zur Work-Life-Balance.
• Ein großes Maß an Autonomie und Verantwortung innerhalb eines dynamischen Teams. Kontaktbewerbungen (Lebenslauf, Anschreiben, Diplome) müssen ausschließlich über das EPFL-Karriereportal eingereicht werden. Es werden nur vollständige Bewerbungen berücksichtigt. Informationen – Startdatum: 01.08.2026 oder noch zu vereinbart – Mindestbelegung: 60,00 – Maximale Auslastung: 80,00 – Vertragsart: Befristeter Vertrag – Laufzeit: Bis 31. August 2028 – Referenz: 2282