Senior Administrative Assistent / Event Planner — Roche

Vollständige Beschreibung

Bei Roche können Sie sich als Sie selbst zeigen, umarmt für die einzigartigen Qualitäten, die Sie mitbringen. Unsere Kultur fördert persönlichen Ausdruck, offenen Dialog und echte Verbindungen, in denen Sie geschätzt, akzeptiert und respektiert werden, wer Sie sind, so dass Sie sowohl persönlich als auch beruflich gedeihen können. Auf diese Weise wollen wir Krankheiten verhindern, stoppen und heilen und sicherstellen, dass jeder heute und für kommende Generationen Zugang zu Gesundheitsversorgung hat. Treten Sie Roche bei, wo jede Stimme wichtig ist.

Die Position

Wesentliche Zuständigkeiten

Um diese Arbeit erfolgreich auszuführen, muss eine Person in der Lage sein, diese wesentlichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu erlernen oder auszuführen:

• Planen Sie Termine, Sitzungen, Reiserouten und koordinieren Sie die damit verbundenen Vereinbarungen.
• Bereitet und verwaltet Spesenberichte durch Abrechnung.
• nimmt an Besprechungen teil, zeichnet auf und verteilt Besprechungsprotokolle.
• Bereitet und analysiert komplexe Trends, Berichte und Präsentationen, die Daten aus einer Vielzahl von Quellen ziehen.
• Hilft bei der Erstellung von Budget- und Projektberichten nach Bedarf.
• Recherchiert, sammelt, kompiliert und analysiert eine Vielzahl komplexer Daten- und Informationsanforderungen.
• Entwickelt Verfahren zur Aufbewahrung vertraulicher Aufzeichnungen, Dateien und Verfahren.
• Gestaltung von operativen Vorlagen für die Richtlinien, Verfahren und Mitteilungen der Standorte.
• Bereitet und initiiert routinemäßige und nicht routinemäßige Korrespondenz und Memoranden.
• Verantwortlich für die genaue Veröffentlichung einer Vielzahl von Kommunikationen und Informationen, die die Organisation betreffen.
• Kann informelle Aufsichtsverantwortung haben.
• Erfordert breite und umfassende Erfahrung, Fähigkeiten und Kenntnisse der Organisationsrichtlinien und -praktiken
• Verantwortlich für die Aufrechterhaltung und kontinuierliche Verbesserung von Qualität und Zielen.
• Verantwortlich für den Einkauf von der Bestellung bis zur Ausführung des PO im SAP-System.
• Rezensionen erhaltene Rechnungen und geben sie in das SAP-System ein, um zu bestätigen, dass die Gebühren für Konzepte und korrekte Beträge gelten
• Koordiniert und unterstützt Einkäufe und Management für die folgenden Bereiche: Reinigung, Gastronomie (Kaffee, Tee usw.). und andere wie nötig.
• Unterstützt alle betrieblichen Gesundheitsbedürfnisse, einschließlich der Teilnahme und / oder des Beitrags zum Notfallausschuss und SHE.
• Koordiniert Engagement-Events, wie uns Einweihungen, Rathäuser, LT Global Meeting.
• Verantwortlich für den Empfang und andere Admin Back Ups

ERFORDERLICHE QUALIFIKATIONEN

Bildung und Erfahrung

• College-Abschluss
• Mindestens 5 Jahre Verwaltungserfahrung, die die Unterstützung einer leitenden Führungskraft umfasst.
• Kenntnis der Büroverwaltungssysteme und -verfahren
• Arbeitserfahrung mit kollaborativen Tools wie Google Suite
• Kenntnisse in MS Office

Wissen, Fähigkeiten und Fähigkeiten

• Starke Organisation und Planung Fähigkeiten
• Fähigkeit, mehrere Funktionen gleichzeitig zu bewältigen
• Effiziente und effektive mündliche und schriftliche Kommunikation; einschließlich starker englischer Sprachanforderungen
• Fortgeschrittene Computerkenntnisse
• Demonstrierte Fähigkeit, unabhängiges Urteilsvermögen auszuüben und fortgeschrittene Argumentationsfähigkeiten einzusetzen
• Gut entwickelte analytische und Problemlösungsfähigkeiten
• Erfordert die Fähigkeit, mit sehr vertraulichen Informationen zu arbeiten.

Zertifizierungen, Lizenzen und/oder Registrierungen

• Nicht erforderlich

Physische Anforderungen/Arbeitsumgebung

Während er die Aufgaben dieses Jobs ausführt, wird der Angestellte regelmäßig aufgefordert, zu stehen

• Hände zum Fingern, Handhaben oder Fühlen verwenden; mit Händen und Armen erreichen; sitzen und sprechen, hören oder riechen. Der Angestellte wird gelegentlich angefordert, zu gehen und zu bücken, oder knien, kauern. Der Mitarbeiter muss auch gelegentlich heben und / oder bewegen sich bis zu 5 Pfund. Spezifische Sehfähigkeiten, die für diesen Job erforderlich sind, umfassen Nahsicht, Tiefenwahrnehmung und die Fähigkeit, den Fokus anzupassen.

Die hier beschriebenen Eigenschaften der Arbeitsumgebung sind repräsentativ für diejenigen, denen ein Mitarbeiter bei der Ausführung der wesentlichen Funktionen dieses Jobs begegnet. Angemessene unterkünfte können für menschen mit behinderungen vorgenommen werden - die bewertung zur bestimmung der fitness wird von firmenärzten vorgenommen. Arbeitnehmer