Executive Assistent & Office Koordinator — UBS

Der Executive Assistant & Office Coordinator ist entscheidend für die Gewährleistung der effektiven Koordinierung der Prioritäten der Exekutive und des täglichen Bürobetriebs. Die Position erfordert starke organisatorische Fähigkeiten, Diskretion und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einer schnelllebigen, exekutiven Umgebung zu verwalten. Dies ist eine In-Office-Rolle mit Sitz in der Salt Lake City-Zentrale und erfordert eine regelmäßige Präsenz vor Ort, um die Geschäfts- und Führungsbedürfnisse zu unterstützen. Wichtigste Aufgaben: Bürobetrieb & Koordination • Als wichtiger operativer Ansprechpartner für die UBS Bank USA Salt Lake City Zentrale. • Koordinieren Sie den Bürobetrieb, einschließlich Besuchermanagement, Sitzgelegenheiten, Führungssitzungslogistik und allgemeine administrative Unterstützung. • Zusammenarbeit mit Einrichtungen, Sicherheit und dem Managementteam von Salt Lake City, um einen reibungslosen und effizienten Bürobetrieb zu gewährleisten. • Unterstützen Sie umfassendere Aktivitäten im Büromanagement, einschließlich der Überwachung von Lieferungen, Ausrüstung und der Organisation von Arbeitsbereichen. Executive & Governance Unterstützung • Bereitstellung administrativer Unterstützung für den Leiter der Governance, einschließlich Kalenderverwaltung, Vorbereitung von Sitzungen und Koordinierung der Prioritäten. • Koordinieren Sie das Managementkomitee und Governance-bezogene Sitzungen, einschließlich Planung, Teilnehmerverfolgung, Materialvorbereitung und Logistik, je nach Bedarf. Meetings, Events & Executive Engagement • Unterstützung bei der Planung und Koordination von Führungstreffen vor Ort, Rathäusern und Führungskräftebesuchen. • Bieten Sie vor Ort Unterstützung für die leitenden Angestellten (CEO, Präsident) und sorgen Sie für ein nahtloses Erlebnis bei Besuchen in Salt Lake City. Administrative und operative Unterstützung • Verwaltung von Beschaffungsaufträgen, einschließlich der Genehmigung und Koordinierung von Bürobedarf und -ausrüs