Collaborateur Services Généraux (H/F) — Edmond de Rothschild

Vollständige Beschreibung

An das Department of General Services angeschlossen, sind Sie für die Verwaltung aller Archive der Bank verantwortlich.

Zuständigkeiten Archive

• Bietet die Gesamtverwaltung der internen und externen Archive der Bank.
• Erstellt und aktualisiert das Inventar der Archivboxen im dedizierten IT-Tool.
• Zentralisiert die von den verschiedenen Abteilungen übermittelten Inventare.
• Gewährleistung einer regelmäßigen Aktualisierung der Archivbestände der Bankabteilung.
• Überwacht und verfolgt Archive durch das interne Programm.
• Reagiert auf Anfragen von anderen Abteilungen zum Suchen und Suchen von Boxen.
• Er ersetzt den Archivleiter bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben im Falle seiner Abwesenheit.
• Beteiligt sich bei Bedarf an Projekten im Zusammenhang mit der Tätigkeit von Archiven.
• Scan nach Bedarf

Handhabung

• Gewährleistet die Lieferung der angeforderten Archivboxen an die betreffenden Dienste.
• Sammeln Sie die Archivboxen aus den Abteilungen und arrangieren Sie dann die Klassifizierung, Lagerung und Organisation in den dafür vorgesehenen Räumen.
• Organisiert, wo nötig, die Lagerung von Archiven auf Paletten.
• Koordiniert den Transport von Archivboxen für anfordernde Dienste.
• Erlöse aus der Vernichtung der abgelaufenen Archive auf Verlangen und nach den geltenden Verfahren.
• Stellt sicher, dass ein aktuelles, strukturiertes und optimiertes Archiv gepflegt wird.

Verwaltung

• Bestellungen bei Lieferanten als Teil seines Geschäfts.
• Trägt zur Entwicklung und Überwachung von Statistiken im Zusammenhang mit der Tätigkeit von Archiven bei.
• Beteiligt sich an der Ausarbeitung, Aktualisierung und Verbesserung branchenspezifischer Richtlinien und Arbeitsprozesse.
• Kennt, wendet und überwacht die Einhaltung interner Richtlinien und Verfahren in seinem Tätigkeitsbereich.

Kompetenzen

• 1 bis 3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position
• Sehr gute Kenntnisse der Archivgesetzgebung
• Aisance mit den IT-Tools der Microsoft Office Suite / Good Practice
• Strenges, organisiertes und methodisches Profil
• Guter physikalischer Widerstand
• Hervorragende Beherrschung des Französischen, sowohl mündlich als auch schriftlich
• Führerschein erforderlich
• Wohnsitz in der Schweiz obligatorisch

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